Comment fixer le montant des charges forfaitaires ?

Au même titre que le loyer, les charges forfaitaires figurent parmi les montants dus par le locataire. Cette somme d'argent fixe apparaissant sur le bail de location couvre l'ensemble des charges locatives imputables au locataire. Elle comprend généralement les frais liés à l'entretien du logement ainsi que diverses dépenses courantes (consommation de gaz, eau et électricité…).

En d'autres termes, le forfait de charges est un montant que le locataire paie chaque mois, indépendamment des charges réelles. Le bailleur établit librement le montant du forfait. Contrairement à la provision des charges, les charges forfaitaires n'autorisent aucune régularisation annuelle. Autrement dit, le propriétaire ne peut pas réclamer un complément si les sommes versées sont insuffisantes. De même, il n'est pas tenu de rembourser le trop-perçu. 

Pour autant, le montant du forfait ne doit pas être disproportionné par rapport aux charges réellement supportées. 

Si le montant forfaitaire fixé par le propriétaire est jugé excessif par rapport aux charges réelles, le locataire peut le contester. Il peut saisir la justice en apportant des justificatifs démontrant que les charges réelles étaient inférieures au montant forfaitaire fixé par le propriétaire.

Le forfait de charges est réservé aux baux soumis à la lloi du 6 juillet 1989 qui portent sur des locations meublées. Sont donc concernés :

• Les locations meublées classiques à usage de résidence principale ;
• Les baux étudiants et les baux mobilité ;
• Les colocations meublées.

Pour le cas d'une colocation, chaque locataire verse sa quote-part de charges en même temps que le loyer du mois. Si la colocation est régie par un bail unique, le départ d'un colocataire entraine une réévaluation de la part des charges de chacun. Effectivement, le bail commun indique uniquement le montant du forfait. Les colocataires se répartissent les charges comme ils le souhaitent. Ils sont solidairement responsables des dettes locatives.

Quelles charges peuvent être facturées au locataire ?

Pour facturer les charges forfaitaires, il est nécessaire de passer par le calcul des charges locatives. Le décret du 26 août 1987 précise la liste des charges récupérables auprès du locataire. Elles sont classées en 8 catégories :

• Dépenses d'électricité, d'exploitation et d'entretien des ascenseurs et monte-charge ;
• Eau chaude, eau froide et chauffage collectif dans les parties communes ;
• Chauffage et production d'eau chaude dans les parties privatives ;
• Dépenses relatives à l'exploitation, à l'entretien courant, aux menues réparations ou à la propreté des parties communes intérieures ;
• Dépenses d'entretien des espaces extérieurs ;
• Dépenses relatives à l'entretien et la vidange des fosses d'aisance ou des appareils de conditionnement des ordures ;
• Équipements divers du bâtiment comme les dépenses relatives à la ventilation mécanique et aux interphones ;
• Impôts et redevances dont la taxe de ramassage des ordures ménagères, la taxe de balayage ou la taxe d'assainissement.
• Les factures d'eau froide et de production d'eau chaude. En ce qui concerne le gaz, seules les consommations sont répercutées sur le locataire. Les frais de mise à disposition de cette énergie restent à la charge du propriétaire.

Comment les propriétaires calculent-ils le forfait des charges ?

Pour déterminer un forfait au plus proche de la réalité, il faut prendre en compte l'ensemble des charges locatives récupérables pour ensuite les mensualiser. 

Pour le cas d'un logement en copropriété, le syndic transmet un appel de fonds tous les trois mois. Ce document mentionne la quote-part locative, c'est-à-dire la part des charges imputables au locataire. C’est généralement sur cette base que le bailleur fixe le montant du forfait de charges.

Pour le cas d'un logement en monopropriété, le propriétaire doit s'appuyer sur la décompte des charges récupérables de l'année précédente. Il doit réunir l'ensemble des justificatifs pour avoir une idée précise des charges réelles. Il ne reste plus qu'à mensualiser cette somme. 

Le propriétaire bailleur ne peut pas augmenter le montant du forfait des charges en cours de bail. Cela est uniquement possible si le bail de location présente une clause de révision du loyer et des charges. Dans ce cas, le montant des charges forfaitaires peut être révisé annuellement à la date d'anniversaire du bail. L'augmentation s'effectue alors en se basant sur l'évolution de l'indice de référence des loyers (IRL).

Les avantages des charges locatives forfaitaires

Les charges forfaitaires facilitent la restitution du dépôt de garantie lors du départ du locataire pour plusieurs raisons :

• Facilité pour le bailleur : Les bailleurs n'ont pas à s'occuper de calculer et de répartir les charges en fonction de la consommation réelle de chaque locataire, ce qui simplifie leur gestion locative ;
• Réduction des litiges : Les forfaits de charges limitent les désaccords potentiels entre locataires et bailleurs concernant les relevés de charges et les remboursements ;
• Pas de retenue en attente : Comme les charges forfaitaires sont fixes et prévisibles, il n'est généralement pas nécessaire pour le bailleur de retenir une partie du dépôt de garantie en attendant de calculer les charges réelles à la fin de la location.

Les inconvénients des charges locatives forfaitaires

Sans régularisation de charges possible, le bailleur ne peut demander un complément de charges si les dépenses réelles sont plus élevées que prévu. Aucune retenue sur le dépôt de garantie ne peut avoir lieu pour combler cet écart. Pour éviter une baisse de la rentabilité locative, le montant des charges locatives doit être bien défini.

Même si des différences sont constatées par rapport à l'arrêté des comptes, le bailleur ne peut demander aucun versement au locataire. Il pourra simplement réviser ses charges forfaitaires lors de la signature du prochain contrat de bail.

Pour le cas d'une location meublée, le propriétaire a le choix entre des charges forfaitaires et une provision sur charges. Pour prendre la bonne décision, il convient de comprendre le fonctionnement de ces deux options.

Charges locatives : une facturation selon les dépenses réelles

Avec la provision sur charges, le propriétaire doit encaisser les charges versées chaque mois. A la fin de l'année, le bailleur calcule les charges réelles imputables au locataire. Si les provisions encaissées ne couvrent pas ce montant, il réclame la somme manquante à l'occupant. Si les provisions sont supérieures aux charges réelles, le propriétaire rembourse le trop-perçu au locataire.

Charges forfaitaires : une gestion locative plus simple

Avec un forfait, le bailleur n'a plus à s'occuper de la régularisation des charges. Toutefois, ce choix engage un risque financier certain. En l'absence de régularisation annuelle, le propriétaire peut être mis à contribution pour couvrir les charges réelles.