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Comment fixer le montant des charges forfaitaires ?

Charges forfaitaires

SOMMAIRE

  • Définition
  • Les logements concernés
  • Fixation du forfait
  • Les avantages
  • Les inconvénients
  • Provisions sur charges ou charges forfaitaires ?

Ce qu'il faut retenir

Les charges forfaitaires sont un montant fixe dans le contrat de location pour couvrir les dépenses liées à la location.

Elles s'appliquent généralement aux baux meublés et aux colocations pour simplifier la gestion.

Aucune régularisation n'est possible, ce qui peut présenter des avantages et des inconvénients.

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Les charges forfaitaires comprennent l'ensemble des dépenses liées à la location. Le montant est déterminé lors de la signature du contrat de location. Ces charges locatives doivent être calculées au plus juste pour couvrir les dépenses réelles. Effectivement, contrairement aux provisions sur charges, elles ne peuvent faire l'objet d'une régularisation.

Qu'est-ce qu'un forfait de charges locatives ?

Un forfait de charges locatives est une somme d'argent fixe prévue dans le contrat de location d'un logement qui couvre les dépenses liées aux charges locatives. Les charges locatives comprennent généralement les frais liés à l'entretien et aux services liés au logement.

Le forfait de charges locatives est un montant fixe que le locataire paie chaque mois, indépendamment de sa consommation réelle. Le montant du forfait est généralement déterminé par le bailleur en fonction des coûts prévus pour ces charges.

Cependant, cette somme ne doit pas être disproportionnée par rapport aux charges effectivement versées par le précédent locataire. Si le montant forfaitaire fixé par le propriétaire est jugé excessif par rapport aux charges réelles, le locataire a le droit de contester. Il peut saisir la justice en apportant des justificatifs démontrant que les charges réelles étaient inférieures au montant forfaitaire fixé par le propriétaire. 

Le bailleur doit spécifier clairement dans le contrat de location le montant du forfait de charges locatives et la nature des charges qu'il couvre. À la fin de chaque année, le bailleur doit également fournir au locataire un relevé des charges réelles pour que le locataire puisse comparer avec le forfait versé et demander un remboursement ou un ajustement si nécessaire.

Quels logements sont concernés par les charges forfaitaires (maison, appartement, etc.) ?

La mise en place de charges forfaitaires concerne uniquement les baux meublés. Pour une location vide, le bailleur applique une provision sur charges. Le bail de colocation constitue une exception puisque la mise en place d'un forfait simplifie la gestion des charges locatives. Chaque locataire verse sa quote-part locative en même temps que le loyer du mois. Sans régularisation, le départ de chacun d'entre eux ne demande pas des démarches supplémentaires de la part du propriétaire. 

Comment fixer le forfait des charges locatives ?

Quelles charges peuvent être facturées au locataire ?

Pour facturer les charges forfaitaires, il est nécessaire de passer par le calcul des charges locatives. Le décret du 26 août 1987 précise la liste des charges récupérables auprès du locataire. Elles sont classées en 8 catégories : 

  • Dépenses d'électricité, d'exploitation et d'entretien des ascenseurs et monte-charge ; 
  • Eau chaude, eau froide et chauffage collectif dans les parties communes ; 
  • Chauffage et production d'eau chaude dans les parties privatives ; 
  • Dépenses relatives à l'exploitation, à l'entretien courant, aux menues réparations ou à la propreté des parties communes intérieures ; 
  • Dépenses d'entretien des espaces extérieurs ; 
  • Dépenses relatives à l'entretien et la vidange des fosses d'aisance ou des appareils de conditionnement des ordures ; 
  • Équipements divers du bâtiment comme les dépenses relatives à la ventilation mécanique et aux interphones ; 
  • Impôts et redevances dont la taxe de ramassage des ordures ménagères, la taxe de balayage ou la taxe d'assainissement. 
  • Les factures d'eau froide et de production d'eau chaude. En ce qui concerne le gaz, seules les consommations sont répercutées sur le locataire. Les frais de mise à disposition de cette énergie restent à la charge du propriétaire. 

Pour fixer un forfait au plus juste, vous devez considérer l'ensemble des charges locatives récupérables. Lorsque le logement loué se situe dans un immeuble de copropriété, le syndic transmet l'appel de fonds tous les 3 mois. Ce document précise la quote-part locative, à savoir le montant des charges qui peuvent être récupérées auprès du locataire. Le bailleur se base donc sur ce montant pour fixer les charges forfaitaires.

Le calcul de ce forfait s'avère plus complexe pour une monopropriété. Néanmoins, si vous avez un recul sur les charges récupérables grâce au décompte de charges de l'année précédente, vous pouvez diviser ce montant par 12 pour fixer le forfait à payer de façon mensuelle. 

Comment augmenter les charges forfaitaires en location meublée ?

Vous pouvez intégrer une clause selon laquelle le montant de ce forfait est indexé au loyer. Il pourra donc être réévalué chaque année, selon l'évolution de l'indice de référence des loyers (IRL). Cette clause évite de subir un fort décalage entre les dépenses réelles et les charges locatives que vous avez fixées. En son absence, aucune augmentation ne pourra avoir lieu pendant toute la durée du bail. 

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Les avantages des charges locatives forfaitaires 

Les charges forfaitaires facilitent la restitution du dépôt de garantie lors du départ du locataire pour plusieurs raisons : 

  • Facilité pour le bailleur : Les bailleurs n'ont pas à s'occuper de calculer et de répartir les charges en fonction de la consommation réelle de chaque locataire, ce qui simplifie leur gestion locative ;
  • Réduction des litiges : Les forfaits de charges limitent les désaccords potentiels entre locataires et bailleurs concernant les relevés de charges et les remboursements ;
  • Pas de retenue en attente : Comme les charges forfaitaires sont fixes et prévisibles, il n'est généralement pas nécessaire pour le bailleur de retenir une partie du dépôt de garantie en attendant de calculer les charges réelles à la fin de la location.

Les inconvénients des charges locatives forfaitaires

Sans régularisation de charges possible, le bailleur ne peut demander un complément de charges si les dépenses réelles sont plus élevées que prévu. Aucune retenue sur le dépôt de garantie ne peut avoir lieu pour combler cet écart. Pour éviter une baisse de la rentabilité locative, le montant des charges locatives doit être bien défini.

Aucune régularisation n'est possible sur les charges forfaitaires.

Même si des différences sont constatées par rapport à l'arrêté des comptes, le bailleur ne peut demander aucun versement au locataire. Il pourra simplement réviser ses charges forfaitaires lors de la signature du prochain contrat de bail. 

Provisions sur charges ou charges forfaitaires ?

Lors de la signature d'un contrat de location, vous pouvez choisir entre une provision sur charges et des charges forfaitaires. Pour prendre la bonne décision, vous devez comprendre comment fonctionnent ces deux options. 

Charges locatives : une facturation selon les dépenses réelles

Si vous souhaitez facturer les charges réelles, le mode de fonctionnement est similaire à celui d'une location vide. Calculez le montant des charges locatives sur l'année. Divisez ce résultat par 12 pour connaître la provision sur charges à demander au locataire. 

Lorsque vous recevez l'arrêté des comptes annuels, vous vérifiez les montants réels. S'ils ne correspondent pas aux sommes versées, vous remboursez le trop-perçu. Vous pouvez également demander un complément de paiement si les provisions sont insuffisantes.

Charges forfaitaires : une gestion locative plus simple

Pour éviter les démarches liées à la régularisation de charges, vous pouvez décider de fixer un forfait. Ce montant est à régler chaque mois en plus du loyer et reste inchangé jusqu'à la fin du contrat de bail. 

Cas spécifique d'un bail mobilité

Si vous signez un bail mobilité, vous êtes dans l'obligatoire de fixer un forfait pour les charges locatives. Si elles étaient au réel, vous devriez procéder à une régularisation annuelle après réception des relevés de charges. Pour un contrat de location de courte durée, ce mode de fonctionnement est complexe à mettre en place. L'arrêté des comptes peut avoir lieu plusieurs mois après le départ du locataire. Le remboursement d'une partie des sommes versées ou la demande d'un complément de paiement serait nettement plus difficile à exécuter. 

Que faire en cas d'absence de dépôt de garantie ?

En l'absence de dépôt de garantie pour ce type de bail meublé, vous ne pouvez conserver une quote-part en attendant la réception du décompte de charges par le syndic. Sans cette avance de trésorerie, la refacturation des charges locatives réelles devient impossible. 

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