Publié le 7 avril 2023Mis à jour le 9 octobre 2023
Publié le 7 avril 2023Mis à jour le 9 octobre 2023
La provision sur charges est une notion juridique essentielle en matière de gestion immobilière en copropriété. Elle constitue une avance sur les charges copropriétaires à venir. Elle s'applique au copropriétaire comme à son occupant si le bien est loué. Le propriétaire verse au syndic de copropriété des provisions sur charges afin de financer les coûts de fonctionnement de l'immeuble. Il réclame ensuite à son locataire des provisions sur charges mensuelles au titre des charges locatives récupérables qui sont répercutées sur le montant du loyer.
SOMMAIRE
La définition des charges locatives correspond à des dépenses incombant au copropriétaire d'un bien immobilier. Elles financent les coûts d'entretien et de fonctionnement de l'immeuble.
Leurs montants varient pour chaque copropriétaire en fonction du logement (superficie du bien, étage, etc.) et des tantièmes (c'est-à-dire la quote-part) des parties communes afférant à leur bien.
Les charges sont payées sous la forme de provisions lissées sur l'année.
La provision sur charges constitue une contribution financière payée par le copropriétaire d'une part (ainsi qu'il a été dit ci-dessus) et par le locataire d'autre part.
Elle est calculée d'après des charges annuelles prévisionnelles estimées par le syndic de copropriété et le conseil syndical.
Ce budget prévisionnel vise à assumer les dépenses courantes, d'éventuels travaux ou des dépenses exceptionnelles pour l'année à venir.
Il est voté lors de la tenue de l'assemblée générale des copropriétaires une fois par an.
Ce sont les charges locatives, aussi appelées . Elles constituent le remboursement par le locataire de certaines dépenses avancées par le propriétaire. Le locataire paie la provision sur charges en plus de son loyer.
L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 dispose que "le bailleur ne peut exiger le paiement d'une somme correspondant aux charges locatives autres que celles dont il assure la récupération effective".
En d'autres termes, le bailleur ne peut demander au locataire le remboursement de charges locatives que s'il est en mesure de justifier leur paiement.
Pour rappel, les charges des locations vides sont obligatoirement fixées au réel, c'est-à-dire d'après des dépenses effectives. En location meublée ou en cas de colocation, le bailleur peut opter pour des paiements au réel (versement de provisions sur charges) ou au forfait (somme fixe qui ne subit aucune régularisation).
La provision sur charges locatives englobe certains coûts d'entretien des parties communes de l'immeuble, frais de gestion, dépenses liées aux équipements collectifs.
Le définit la liste exhaustive des charges récupérables.
L' régit et organise ces dépenses.
La provision sur charges s'applique aux logements loués vides ou aux biens loués meublés dont le bail a été signé après le 27 mars 2014 (ou dont le bail antérieur à cette date mentionne expressément que les charges locatives sont payables sous forme de provisions).
Les frais pour l'entretien, la réparation et la gestion d'une copropriété sont appelés des charges.
On distingue deux types de charges :
Chaque copropriétaire de l'immeuble est redevable d'une partie de ces charges et une partie des , le cas échéant.
Les charges générales sont réparties selon la quote-part de parties communes afférente à son lot de copropriété.
Les charges spéciales sont calculées en fonction de l'utilité que le propriétaire du logement en retire (coefficient d'utilité).
Le syndic adresse à tous les copropriétaires un appel de fonds généralement trimestriel. Il s'agit d'une provision sur charges représentant un quart (25 %) du budget annuel voté en assemblée générale des copropriétaires.
En fin d'année, le syndic procède à une régularisation d'après les dépenses réellement engagées.
Si le logement est loué, le propriétaire calcule ensuite le montant des charges récupérables qu'il est en droit d'imputer à son locataire.
Le principe : comme nous l'avons évoqué précédemment, le propriétaire paie l'ensemble des dépenses, récupérables et non récupérables. Il s'agit notamment des dépenses suivantes :
Il se fait ensuite rembourser certaines charges par son locataire. Celles-ci sont strictement énoncées par la réglementation (décret du 26 août 1987). Ce sont des dépenses d'exploitation, de conservation et d'entretien :
Les salaires et charges sociales et fiscales sont récupérables sur le locataire à hauteur de 75 % si le gardien assure le nettoyage des parties communes et s'occupe de sortir les conteneurs à ordures, ou 40 % s'ils n'exécutent qu'une seule des deux tâches.
À noter : contrairement à un employé d'immeuble non logé, l'embauche d'un gardien ou concierge hébergé ne permet pas de récupérer les dépenses ci-dessus énoncées (salaire en nature, indemnités de départ à la retraite, etc.).
Les charges que le propriétaire ne peut réclamer à son locataire sont :
Sachez par ailleurs que la réalisation de travaux entraînent des modifications du montant du loyer, à savoir :
Le propriétaire bailleur peut réclamer le paiement des charges locatives à son locataire de deux manières :
Vous êtes propriétaire bailleur d'un logement en copropriété, et avez choisi d'appliquer les charges au réel ? Vous devez d'abord estimer la provision mensuelle à réclamer à votre locataire. Puis, dans un second temps, il convient de procéder à une régularisation annuelle.
Pour estimer valablement le montant des charges locatives, rapprochez-vous du syndic de la copropriété. Celui-ci doit vous fournir les arrêtés de comptes annuels et la répartition des dépenses des années précédentes.
Il vous appartient ensuite d'extraire du décompte les charges récupérables pouvant être réclamées au locataire au titre des charges locatives.
Toutefois, les consommations d'eau et d'énergie varient en fonction des locataires, des conditions climatiques... Aussi, calculez la moyenne des trois derniers exercices afin de combler d'éventuels écarts.
Consultez ensuite votre relevé de taxes foncières, et ajoutez aux sommes ci-dessus le montant des impôts liés aux services fournis au locataire (taxe d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage...).
Vous pouvez réclamer tous les mois à votre locataire 1/12ème du résultat obtenu. C'est donc la part de charges locatives récupérables mensuelle exigible.
L'estimation de la provision sur charges à exiger de votre locataire est plus complexe. Il existe deux solutions :
Que le bien soit loué vide ou meublé, vous devez procéder à une régularisation annuelle du montant des charges. En d'autres termes, vous comparez les montants des provisions versées par le locataire avec le montant des charges que vous avez effectivement payées. Vous devez être en mesure de présenter les justificatifs comme des factures par exemple.
Si les provisions versées sont inférieures au montant réel, vous réclamez un complément de charges au locataire. Dans le cas contraire, vous lui remboursez le trop-perçu.
La régularisation des provisions sur charges se fait généralement sur une année civile afin de faciliter les calculs.
Un mois avant la régularisation de charges, le propriétaire adresse au locataire, par voie postale ou par voie dématérialisée, un décompte par nature de charges.
Si le logement dépend d'un immeuble collectif, il joint à son envoi :
Pour les immeubles en copropriété, c'est le règlement de copropriété qui détermine le mode de répartition des charges.
Enfin, concernant les logements dépendants d'un immeuble en monopropriété (appartenant à un seul propriétaire), la répartition des charges est expressément précisée au locataire. Elle doit être équitable.
Nom & Prénom de l'expéditeur
Adresse de l'expéditeur
Nom & Prénom du destinataire
Adresse du destinataire
Objet : Régularisation annuelle des charges locatives
Monsieur ou Madame……….
Vous êtes titulaire d'un bail en date du [date de signature] pour le logement que vous occupez à [adresse du bien]. Vous payez un loyer de [montant du loyer hors charges] par mois et des charges locatives mensuelles d'un montant de [montant des charges seules].
- Conformément à l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, j'ai procédé à la régularisation annuelle de vos charges locatives. Ce calcul permet de comparer les sommes que vous avez versées avec les charges réelles afférentes à votre logement sur l'année écoulée, et d'ajuster les montants.
Aussi, pour la période du [date de début d'exercice] au [date de fin d'exercice], le bilan est le suivant :
Soit une différence de : ... euros en votre faveur (ou en ma faveur).
Cas n° 1 : le locataire a versé un excédent de provisions sur charges :
Par conséquent, j'affecte le trop versé sur votre compte en déduction des charges du mois prochain (ou selon l'option choisie : je procède immédiatement au remboursement de l'excédent versé, soit la somme de ... euros, par virement bancaire.).
Cas n° 2 : le locataire n'a pas versé une provision suffisante :
Par conséquent, je vous remercie de bien vouloir procéder sous 15 jours au virement du complément de charges restant dues, soit la somme de ... euros.
Par ailleurs, afin de limiter cet écart lors du prochain exercice, je vous prie de noter que je procède à un réajustement de vos provisions sur charges mensuelles. Elles s'élèveront désormais à la somme de ... euros à compter du ...
Fait à…………. [lieu], le………….[date]
Signature
Éditez une régularisation des charges locatives
Le bailleur est contraint de tenir à la disposition du locataire toutes les pièces justificatives (factures et pièces comptables) relatives aux charges récupérables, dans des conditions normales, pendant une durée de 6 mois à compter de l'envoi du décompte de charges.
Si le logement dépend d'un immeuble collectif, le propriétaire doit organiser la consultation des documents avec le syndic afin que le locataire puisse y avoir accès.
Les modalités de consultation (lieu, jours et heures) des documents justificatifs des charges sont inscrites sur les convocations aux assemblées générales adressées aux copropriétaires (article 9 du décret du 17 mars 1967).
En cas de régularisation de charges tardive, donc après la clôture annuelle des comptes, le locataire est en droit de réclamer un échelonnement sur 12 mois des sommes complémentaires exigibles.
Au-delà de 3 ans, le propriétaire ne peut plus réclamer de charges antérieures. Par ailleurs, ce délai limite s'applique aussi au locataire qui souhaite réclamer le remboursement d'un trop versé.
Notre conseil : N'attendez pas pour réaliser la régularisation de charges de votre locataire. La loi, même si elle permet de réparer une négligence ou un oubli durant 3 ans, impose une régularisation annuelle.
Lorsque le locataire quitte son logement, le propriétaire doit calculer la régularisation des provisions.
Si l'arrêté annuel des comptes n'est pas encore disponible, la loi lui permet de retenir jusqu'à 20 % du dépôt de garantie au-delà du délai légal imposé (celui-ci est de 1 mois en cas d'état des lieux de sortie conforme à l'état des lieux d'entrée, et de 2 mois en cas de désordres constatés).
La restitution du montant conservé doit intervenir dès que la régularisation annuelle de charges est possible.
Afin de rendre le logement qu'ils louent plus attractif, certains propriétaires sont tentés de minorer volontairement le montant des provisions sur charges mensuelles à payer en supplément d'un loyer surestimé.
Au moment de la régularisation, la balance entre les provisions versées et le montant des charges réelles entraîne alors un déficit important que le locataire doit combler par des compléments de charges.
Selon la jurisprudence en la matière, le bailleur engage sa responsabilité. Il peut être condamné à verser au locataire des dommages et intérêts pour le préjudice qu'il a subi.
Le loyer mensuel d'un appartement s'élève à 500 euros plus 50 euros de charges locatives, soit une dépense totale pour le locataire de 550 euros par mois.
Lors de la régularisation annuelle, le propriétaire réclame au locataire un complément de charges d'un montant de 150 euros mensuels.
Il y a un préjudice pour le locataire qui s'était engagé pour un loyer charges comprises de 550 euros, et qui, finalement, doit débourser chaque mois 700 euros.
En cas de désaccord sur le montant des provisions réclamées, le locataire peut entamer des démarches de contestation.
Il est toujours recommandé de tenter un arrangement à l'amiable. Pour cela, le locataire peut réclamer des explications auprès de son propriétaire.
Il est également conseillé de renforcer ses revendications en se basant sur des justificatifs (par exemple, une facture dont le montant est inférieur au montant estimé pour le poste concerné).
Le locataire adresse à son propriétaire bailleur un courrier recommandé avec accusé de réception. Il est nécessaire de préciser la nature de la contestation et/ou le motif de la revendication pour chaque charge contestée.
Monsieur ou Madame……….
J'accuse réception de votre demande de régularisation concernant le logement que j'occupe situé à [adresse].
J'aurais souhaité vérifier le montant de la régularisation de charges qui me semble excessif. Cependant, je n'ai pas reçu le décompte annuel par nature de charges et le mode de répartition entre locataires que l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 vous oblige à me communiquer 1 mois avant la demande de régularisation.
Par conséquent, je vous remercie de bien vouloir m'adresser dans un délai de 8 jours ledit décompte accompagné des modalités de consultation des pièces justificatives.
Je vous rappelle à toutes fins utiles qu'à défaut de réponse, la loi m'autorise à saisir la Commission départementale de conciliation.
Fait à…………. [lieu], le………….[date]
Signature
Monsieur ou Madame……….
J'ai bien reçu votre décompte de charges concernant le logement que j'occupe à [adresse], et vous en remercie.
Toutefois, le calcul me semble erroné. En effet, certaines charges ne sont pas des charges récupérables au sens de la loi (article 23 de la loi du 6 juillet 1989 et décret du 26 août 1987). Il s'agit notamment des charges suivantes :[nature et montant des charges contestées].
Par conséquent, je vous remercie de bien vouloir me faire parvenir un nouveau décompte rectifié, et le remboursement du trop-perçu de charges, par tous moyens à votre convenance.
À défaut de réponse de votre part, je me verrai dans l'obligation d'entamer des démarches judiciaires.
Fait à…………. [lieu], le………….[date]
Signature
Sans réponse du propriétaire, le locataire saisit gratuitement la Commission départementale de conciliation dont dépend le logement loué. Il suffit d'adresser un courrier recommandé à la , en expliquant les raisons de la contestation de la manière la plus détaillée.
Le courrier doit comporter les renseignements suivants :
La demande doit être accompagnée de tous les justificatifs nécessaires (copie du bail, échanges de courriers, factures...).
À défaut d'accord, le locataire saisit le greffe du tribunal judiciaire (anciennement tribunal d'instance) de son domicile.
Il lui adresse un dossier complet (RAR, décomptes, pièces justificatives). Cette démarche doit intervenir dans un délai de 3 ans à compter de la réception de la demande de régularisation de charges.
Il appartient au juge de confirmer la régularisation des charges ou au contraire de l'annuler. Le propriétaire peut être condamné à payer des dommages et intérêts au locataire.
Les provisions sur charges sont des frais mensuels incombant au locataire d'un logement. Elles s'ajoutent au montant du loyer. Elles servent à payer les dépenses à venir liées à l'entretien et la gestion de l'immeuble dont dépend le bien.
Les dépenses suivantes sont incluses dans le montant des charges locatives : eau chaude et froide nécessaire à l'entretien des parties communes et des espaces extérieurs, le chauffage collectif, l'éclairage des parties communes de l'immeuble, les frais d'entretien courant, les petites réparations, etc.
La régularisation de charges doit intervenir tous les ans. La loi admet toutefois une régularisation tardive pouvant aller jusqu'à 3 ans.
Pour calculer la provision sur charges, il convient d'estimer les dépenses pour l'année à venir d'après le décompte adressé par le syndic de copropriété. Le bailleur doit aussi intégrer à la provision le montant de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères et la redevance assainissement. Il divise enfin le résultat par 12 pour obtenir le montant des mensualités.
Les charges locatives dites récupérables incombent au locataire. Elles sont d'abord payées au syndic de copropriété par le propriétaire. Ce dernier se fait ensuite rembourser par son locataire sous la forme de provisions mensuelles.
Rédigé par Katia Kemmoun 
Après 25 années à exercer en tant que clerc de notaire, Katia est aujourd'hui rédactrice indépendante et certifiée. Elle partage ses savoirs sur des thématiques immobilières et juridiques pour le plus grand bonheur des lecteurs de BailFacile !
SOMMAIRE
La définition des charges locatives correspond à des dépenses incombant au copropriétaire d'un bien immobilier. Elles financent les coûts d'entretien et de fonctionnement de l'immeuble.
Leurs montants varient pour chaque copropriétaire en fonction du logement (superficie du bien, étage, etc.) et des tantièmes (c'est-à-dire la quote-part) des parties communes afférant à leur bien.
Les charges sont payées sous la forme de provisions lissées sur l'année.
La provision sur charges constitue une contribution financière payée par le copropriétaire d'une part (ainsi qu'il a été dit ci-dessus) et par le locataire d'autre part.
Elle est calculée d'après des charges annuelles prévisionnelles estimées par le syndic de copropriété et le conseil syndical.
Ce budget prévisionnel vise à assumer les dépenses courantes, d'éventuels travaux ou des dépenses exceptionnelles pour l'année à venir.
Il est voté lors de la tenue de l'assemblée générale des copropriétaires une fois par an.
Ce sont les charges locatives, aussi appelées . Elles constituent le remboursement par le locataire de certaines dépenses avancées par le propriétaire. Le locataire paie la provision sur charges en plus de son loyer.
L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 dispose que "le bailleur ne peut exiger le paiement d'une somme correspondant aux charges locatives autres que celles dont il assure la récupération effective".
En d'autres termes, le bailleur ne peut demander au locataire le remboursement de charges locatives que s'il est en mesure de justifier leur paiement.
Pour rappel, les charges des locations vides sont obligatoirement fixées au réel, c'est-à-dire d'après des dépenses effectives. En location meublée ou en cas de colocation, le bailleur peut opter pour des paiements au réel (versement de provisions sur charges) ou au forfait (somme fixe qui ne subit aucune régularisation).
La provision sur charges locatives englobe certains coûts d'entretien des parties communes de l'immeuble, frais de gestion, dépenses liées aux équipements collectifs.
Le définit la liste exhaustive des charges récupérables.
L' régit et organise ces dépenses.
La provision sur charges s'applique aux logements loués vides ou aux biens loués meublés dont le bail a été signé après le 27 mars 2014 (ou dont le bail antérieur à cette date mentionne expressément que les charges locatives sont payables sous forme de provisions).
Les frais pour l'entretien, la réparation et la gestion d'une copropriété sont appelés des charges.
On distingue deux types de charges :
Chaque copropriétaire de l'immeuble est redevable d'une partie de ces charges et une partie des , le cas échéant.
Les charges générales sont réparties selon la quote-part de parties communes afférente à son lot de copropriété.
Les charges spéciales sont calculées en fonction de l'utilité que le propriétaire du logement en retire (coefficient d'utilité).
Le syndic adresse à tous les copropriétaires un appel de fonds généralement trimestriel. Il s'agit d'une provision sur charges représentant un quart (25 %) du budget annuel voté en assemblée générale des copropriétaires.
En fin d'année, le syndic procède à une régularisation d'après les dépenses réellement engagées.
Si le logement est loué, le propriétaire calcule ensuite le montant des charges récupérables qu'il est en droit d'imputer à son locataire.
Le principe : comme nous l'avons évoqué précédemment, le propriétaire paie l'ensemble des dépenses, récupérables et non récupérables. Il s'agit notamment des dépenses suivantes :
Il se fait ensuite rembourser certaines charges par son locataire. Celles-ci sont strictement énoncées par la réglementation (décret du 26 août 1987). Ce sont des dépenses d'exploitation, de conservation et d'entretien :
Les salaires et charges sociales et fiscales sont récupérables sur le locataire à hauteur de 75 % si le gardien assure le nettoyage des parties communes et s'occupe de sortir les conteneurs à ordures, ou 40 % s'ils n'exécutent qu'une seule des deux tâches.
À noter : contrairement à un employé d'immeuble non logé, l'embauche d'un gardien ou concierge hébergé ne permet pas de récupérer les dépenses ci-dessus énoncées (salaire en nature, indemnités de départ à la retraite, etc.).
Les charges que le propriétaire ne peut réclamer à son locataire sont :
Sachez par ailleurs que la réalisation de travaux entraînent des modifications du montant du loyer, à savoir :
Le propriétaire bailleur peut réclamer le paiement des charges locatives à son locataire de deux manières :
Vous êtes propriétaire bailleur d'un logement en copropriété, et avez choisi d'appliquer les charges au réel ? Vous devez d'abord estimer la provision mensuelle à réclamer à votre locataire. Puis, dans un second temps, il convient de procéder à une régularisation annuelle.
Pour estimer valablement le montant des charges locatives, rapprochez-vous du syndic de la copropriété. Celui-ci doit vous fournir les arrêtés de comptes annuels et la répartition des dépenses des années précédentes.
Il vous appartient ensuite d'extraire du décompte les charges récupérables pouvant être réclamées au locataire au titre des charges locatives.
Toutefois, les consommations d'eau et d'énergie varient en fonction des locataires, des conditions climatiques... Aussi, calculez la moyenne des trois derniers exercices afin de combler d'éventuels écarts.
Consultez ensuite votre relevé de taxes foncières, et ajoutez aux sommes ci-dessus le montant des impôts liés aux services fournis au locataire (taxe d'enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage...).
Vous pouvez réclamer tous les mois à votre locataire 1/12ème du résultat obtenu. C'est donc la part de charges locatives récupérables mensuelle exigible.
L'estimation de la provision sur charges à exiger de votre locataire est plus complexe. Il existe deux solutions :
Que le bien soit loué vide ou meublé, vous devez procéder à une régularisation annuelle du montant des charges. En d'autres termes, vous comparez les montants des provisions versées par le locataire avec le montant des charges que vous avez effectivement payées. Vous devez être en mesure de présenter les justificatifs comme des factures par exemple.
Si les provisions versées sont inférieures au montant réel, vous réclamez un complément de charges au locataire. Dans le cas contraire, vous lui remboursez le trop-perçu.
La régularisation des provisions sur charges se fait généralement sur une année civile afin de faciliter les calculs.
Un mois avant la régularisation de charges, le propriétaire adresse au locataire, par voie postale ou par voie dématérialisée, un décompte par nature de charges.
Si le logement dépend d'un immeuble collectif, il joint à son envoi :
Pour les immeubles en copropriété, c'est le règlement de copropriété qui détermine le mode de répartition des charges.
Enfin, concernant les logements dépendants d'un immeuble en monopropriété (appartenant à un seul propriétaire), la répartition des charges est expressément précisée au locataire. Elle doit être équitable.
Nom & Prénom de l'expéditeur
Adresse de l'expéditeur
Nom & Prénom du destinataire
Adresse du destinataire
Objet : Régularisation annuelle des charges locatives
Monsieur ou Madame……….
Vous êtes titulaire d'un bail en date du [date de signature] pour le logement que vous occupez à [adresse du bien]. Vous payez un loyer de [montant du loyer hors charges] par mois et des charges locatives mensuelles d'un montant de [montant des charges seules].
- Conformément à l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, j'ai procédé à la régularisation annuelle de vos charges locatives. Ce calcul permet de comparer les sommes que vous avez versées avec les charges réelles afférentes à votre logement sur l'année écoulée, et d'ajuster les montants.
Aussi, pour la période du [date de début d'exercice] au [date de fin d'exercice], le bilan est le suivant :
Soit une différence de : ... euros en votre faveur (ou en ma faveur).
Cas n° 1 : le locataire a versé un excédent de provisions sur charges :
Par conséquent, j'affecte le trop versé sur votre compte en déduction des charges du mois prochain (ou selon l'option choisie : je procède immédiatement au remboursement de l'excédent versé, soit la somme de ... euros, par virement bancaire.).
Cas n° 2 : le locataire n'a pas versé une provision suffisante :
Par conséquent, je vous remercie de bien vouloir procéder sous 15 jours au virement du complément de charges restant dues, soit la somme de ... euros.
Par ailleurs, afin de limiter cet écart lors du prochain exercice, je vous prie de noter que je procède à un réajustement de vos provisions sur charges mensuelles. Elles s'élèveront désormais à la somme de ... euros à compter du ...
Fait à…………. [lieu], le………….[date]
Signature
Éditez une régularisation des charges locatives
Le bailleur est contraint de tenir à la disposition du locataire toutes les pièces justificatives (factures et pièces comptables) relatives aux charges récupérables, dans des conditions normales, pendant une durée de 6 mois à compter de l'envoi du décompte de charges.
Si le logement dépend d'un immeuble collectif, le propriétaire doit organiser la consultation des documents avec le syndic afin que le locataire puisse y avoir accès.
Les modalités de consultation (lieu, jours et heures) des documents justificatifs des charges sont inscrites sur les convocations aux assemblées générales adressées aux copropriétaires (article 9 du décret du 17 mars 1967).
En cas de régularisation de charges tardive, donc après la clôture annuelle des comptes, le locataire est en droit de réclamer un échelonnement sur 12 mois des sommes complémentaires exigibles.
Au-delà de 3 ans, le propriétaire ne peut plus réclamer de charges antérieures. Par ailleurs, ce délai limite s'applique aussi au locataire qui souhaite réclamer le remboursement d'un trop versé.
Notre conseil : N'attendez pas pour réaliser la régularisation de charges de votre locataire. La loi, même si elle permet de réparer une négligence ou un oubli durant 3 ans, impose une régularisation annuelle.
Lorsque le locataire quitte son logement, le propriétaire doit calculer la régularisation des provisions.
Si l'arrêté annuel des comptes n'est pas encore disponible, la loi lui permet de retenir jusqu'à 20 % du dépôt de garantie au-delà du délai légal imposé (celui-ci est de 1 mois en cas d'état des lieux de sortie conforme à l'état des lieux d'entrée, et de 2 mois en cas de désordres constatés).
La restitution du montant conservé doit intervenir dès que la régularisation annuelle de charges est possible.
Afin de rendre le logement qu'ils louent plus attractif, certains propriétaires sont tentés de minorer volontairement le montant des provisions sur charges mensuelles à payer en supplément d'un loyer surestimé.
Au moment de la régularisation, la balance entre les provisions versées et le montant des charges réelles entraîne alors un déficit important que le locataire doit combler par des compléments de charges.
Selon la jurisprudence en la matière, le bailleur engage sa responsabilité. Il peut être condamné à verser au locataire des dommages et intérêts pour le préjudice qu'il a subi.
Le loyer mensuel d'un appartement s'élève à 500 euros plus 50 euros de charges locatives, soit une dépense totale pour le locataire de 550 euros par mois.
Lors de la régularisation annuelle, le propriétaire réclame au locataire un complément de charges d'un montant de 150 euros mensuels.
Il y a un préjudice pour le locataire qui s'était engagé pour un loyer charges comprises de 550 euros, et qui, finalement, doit débourser chaque mois 700 euros.
En cas de désaccord sur le montant des provisions réclamées, le locataire peut entamer des démarches de contestation.
Il est toujours recommandé de tenter un arrangement à l'amiable. Pour cela, le locataire peut réclamer des explications auprès de son propriétaire.
Il est également conseillé de renforcer ses revendications en se basant sur des justificatifs (par exemple, une facture dont le montant est inférieur au montant estimé pour le poste concerné).
Le locataire adresse à son propriétaire bailleur un courrier recommandé avec accusé de réception. Il est nécessaire de préciser la nature de la contestation et/ou le motif de la revendication pour chaque charge contestée.
Monsieur ou Madame……….
J'accuse réception de votre demande de régularisation concernant le logement que j'occupe situé à [adresse].
J'aurais souhaité vérifier le montant de la régularisation de charges qui me semble excessif. Cependant, je n'ai pas reçu le décompte annuel par nature de charges et le mode de répartition entre locataires que l'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 vous oblige à me communiquer 1 mois avant la demande de régularisation.
Par conséquent, je vous remercie de bien vouloir m'adresser dans un délai de 8 jours ledit décompte accompagné des modalités de consultation des pièces justificatives.
Je vous rappelle à toutes fins utiles qu'à défaut de réponse, la loi m'autorise à saisir la Commission départementale de conciliation.
Fait à…………. [lieu], le………….[date]
Signature
Monsieur ou Madame……….
J'ai bien reçu votre décompte de charges concernant le logement que j'occupe à [adresse], et vous en remercie.
Toutefois, le calcul me semble erroné. En effet, certaines charges ne sont pas des charges récupérables au sens de la loi (article 23 de la loi du 6 juillet 1989 et décret du 26 août 1987). Il s'agit notamment des charges suivantes :[nature et montant des charges contestées].
Par conséquent, je vous remercie de bien vouloir me faire parvenir un nouveau décompte rectifié, et le remboursement du trop-perçu de charges, par tous moyens à votre convenance.
À défaut de réponse de votre part, je me verrai dans l'obligation d'entamer des démarches judiciaires.
Fait à…………. [lieu], le………….[date]
Signature
Sans réponse du propriétaire, le locataire saisit gratuitement la Commission départementale de conciliation dont dépend le logement loué. Il suffit d'adresser un courrier recommandé à la , en expliquant les raisons de la contestation de la manière la plus détaillée.
Le courrier doit comporter les renseignements suivants :
La demande doit être accompagnée de tous les justificatifs nécessaires (copie du bail, échanges de courriers, factures...).
À défaut d'accord, le locataire saisit le greffe du tribunal judiciaire (anciennement tribunal d'instance) de son domicile.
Il lui adresse un dossier complet (RAR, décomptes, pièces justificatives). Cette démarche doit intervenir dans un délai de 3 ans à compter de la réception de la demande de régularisation de charges.
Il appartient au juge de confirmer la régularisation des charges ou au contraire de l'annuler. Le propriétaire peut être condamné à payer des dommages et intérêts au locataire.
Les provisions sur charges sont des frais mensuels incombant au locataire d'un logement. Elles s'ajoutent au montant du loyer. Elles servent à payer les dépenses à venir liées à l'entretien et la gestion de l'immeuble dont dépend le bien.
Les dépenses suivantes sont incluses dans le montant des charges locatives : eau chaude et froide nécessaire à l'entretien des parties communes et des espaces extérieurs, le chauffage collectif, l'éclairage des parties communes de l'immeuble, les frais d'entretien courant, les petites réparations, etc.
La régularisation de charges doit intervenir tous les ans. La loi admet toutefois une régularisation tardive pouvant aller jusqu'à 3 ans.
Pour calculer la provision sur charges, il convient d'estimer les dépenses pour l'année à venir d'après le décompte adressé par le syndic de copropriété. Le bailleur doit aussi intégrer à la provision le montant de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères et la redevance assainissement. Il divise enfin le résultat par 12 pour obtenir le montant des mensualités.
Les charges locatives dites récupérables incombent au locataire. Elles sont d'abord payées au syndic de copropriété par le propriétaire. Ce dernier se fait ensuite rembourser par son locataire sous la forme de provisions mensuelles.
Sources
Rédigé par Katia Kemmoun
Après 25 années à exercer en tant que clerc de notaire, Katia est aujourd'hui rédactrice indépendante et certifiée. Elle partage ses savoirs sur des thématiques immobilières et juridiques pour le plus grand bonheur des lecteurs de BailFacile !
