SOMMAIRE
- Définition
- Les locations concernées
- Mettre en place la provision sur charges
- Provisions sur charges sous-évaluées
- Contester la régularisation des charges
Ce qu'il faut retenir
La provision sur charges est une somme payée chaque mois par le locataire pour couvrir certaines dépenses du logement.
Elle est obligatoire en location vide, et souvent choisie en location meublée longue durée.
Chaque année, une régularisation est faite pour comparer les sommes versées aux dépenses réelles, avec remboursement ou paiement du solde.
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Lors de la mise en location du bien, les bailleurs s'interrogent immanquablement sur le mode de règlement des charges locatives. La provision sur charges reste l'option la plus souvent retenue par les propriétaires. Cette solution permet le paiement des charges réelles sans aucune perte financière pour le bailleur.
Qu'est-ce que la provision sur charges ?
La provision sur charges est un montant versé tous les mois par le locataire en plus du loyer pour couvrir les charges. Celles-ci correspondent à des dépenses engagées initialement par le bailleur, mais légalement imputables au locataire (consommation d'eau, taxe d'enlèvement des ordures ménagères…).
Effectivement, le bailleur avance divers frais dont le locataire est redevable en temps normal. Les provisions sur charges versées au fil des mois serviront à rembourser le propriétaire. A la régularisation annuelle des charges, les deux parties feront le nécessaire pour que le locataire s'acquitte de la totalité des charges réelles.
Quelles locations sont concernées par la provision sur charges ?
La provision sur charges est applicable pour toutes les locations. Toutefois, elle est obligatoire dans certains cas.
La provision sur charges en location non meublée
La provision sur charges est obligatoire pour les locations vides. Notons que conformément à la , le bail non meublé doit mentionner clairement :
- Le montant du loyer ;
- Le montant de la provision sur charges ;
- Le montant du loyer « charges comprises ».
La provision sur charges en location meublée
Le propriétaire peut choisir librement entre la provision sur charges et le forfait des charges pour une location meublée.
En règle générale, les bailleurs optent pour la provision sur charges en cas de location meublée de longue durée. Ce mode de règlement constitue une valeur sûre face à un bail meublé classique.
Le forfait des charges convient davantage aux locations meublées de courte durée. Il est obligatoire pour les baux mobilité. Néanmoins, ce choix peut être intéressant pour un bail étudiant ou un bail saisonnier.
Comment mettre en place la provision sur charges ?
Pour mettre en place la provision sur charges, le propriétaire doit se pencher sur différents points.
Fixer le montant de la provision sur charges
Pour fixer le montant de la provision sur charges, le propriétaire doit tout d'abord prendre connaissance du montant des charges annuelles.
Pour ce faire, il peut :
- Se référer au décompte des charges remis par le syndic si le logement est en copropriété ;
- Calculer lui-même les charges récupérables annuelles en consultant les justificatifs de l'année en cours.
Il suffit ensuite de mensualiser les charges annuelles pour connaitre le montant de la provision sur charges.
Montant des provisions sur charges = Charges réelles annuelles / 12
En l'absence d'historique des dépenses, le bailleur peut tout de même estimer les charges annuelles en :
- Demandant au promoteur immobilier un budget prévisionnel : il faut alors calculer les charges locatives au prorata des tantièmes de copropriété du bien objet de la location ;
- Comparant le logement loué avec d'autres biens du marché pour estimer le montant des provisions : cette comparaison doit tenir compte notamment de la superficie du logement, de la fourniture ou non du chauffage et de l'eau chaude collective.
La régularisation annuelle des charges
La régularisation des charges a lieu à la fin de l'année ou à la date d'anniversaire du bail. À cette occasion, le bailleur compare les provisions déjà versées par le locataire avec les dépenses réellement engagées sur l'année.
À l'issue de ce rapprochement des comptes :
- Si les provisions sont supérieures aux charges réelles, le propriétaire rembourse la différence au locataire ;
- Si les provisions ne couvrent pas les charges réelles, le propriétaire peut demander la somme manquante au locataire.
Un mois avant la régularisation de charges, le propriétaire adresse au locataire, par voie postale ou par voie dématérialisée, un décompte par nature de charges.
Si le logement dépend d'un immeuble collectif, il joint à son envoi :
- Les modalités de répartition des charges entre les locataires ;
- Une notice d'information relative au mode de calcul des charges de chauffage collectif et de production d'eau chaude sanitaire générale.
Pour les immeubles en copropriété, c'est le règlement de copropriété qui détermine le mode de répartition des charges.
Enfin, concernant les logements dépendants d'un immeuble en monopropriété (appartenant à un seul propriétaire), la répartition des charges est expressément précisée au locataire. Elle doit être équitable.
Modèle de courrier de régularisation de charges
Régularisation annuelle des charges locatives
Nom & Prénom de l'expéditeur
Adresse de l'expéditeur
Nom & Prénom du destinataire
Adresse du destinataire
Objet : Régularisation annuelle des charges locatives
Monsieur ou Madame……….
Vous êtes titulaire d'un bail en date du [date de signature] pour le logement que vous occupez à [adresse du bien]. Vous payez un loyer de [montant du loyer hors charges] par mois et des charges locatives mensuelles d'un montant de [montant des charges seules].
- Conformément à l'article 23 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, j'ai procédé à la régularisation annuelle de vos charges locatives. Ce calcul permet de comparer les sommes que vous avez versées avec les charges réelles afférentes à votre logement sur l'année écoulée, et d'ajuster les montants.
Aussi, pour la période du [date de début d'exercice] au [date de fin d'exercice], le bilan est le suivant :
- Montant annuel des provisions sur charges versées : ... euros
- Montant annuel des charges locatives réelles engagées : ... euros
Soit une différence de : ... euros en votre faveur (ou en ma faveur).
Cas n° 1 : le locataire a versé un excédent de provisions sur charges :
Par conséquent, j'affecte le trop versé sur votre compte en déduction des charges du mois prochain (ou selon l'option choisie : je procède immédiatement au remboursement de l'excédent versé, soit la somme de ... euros, par virement bancaire.).
Cas n° 2 : le locataire n'a pas versé une provision suffisante :
Par conséquent, je vous remercie de bien vouloir procéder sous 15 jours au virement du complément de charges restant dues, soit la somme de ... euros.
Par ailleurs, afin de limiter cet écart lors du prochain exercice, je vous prie de noter que je procède à un réajustement de vos provisions sur charges mensuelles. Elles s'élèveront désormais à la somme de ... euros à compter du ...
Fait à…………. [lieu], le………….[date]
Signature
Régularisation tardive des charges
En cas de régularisation de charges tardive, donc après la clôture annuelle des comptes, le locataire est en droit de réclamer un échelonnement sur 12 mois des sommes complémentaires exigibles.
Au-delà de 3 ans, le propriétaire ne peut plus réclamer de charges antérieures. Par ailleurs, ce délai limite s'applique aussi au locataire qui souhaite réclamer le remboursement d'un trop versé.
Qu'en est-il des provisions sur charges sous-évaluées ?
Afin de rendre le logement qu'ils louent plus attractif, certains propriétaires sont tentés de minorer volontairement le montant des provisions sur charges mensuelles à payer en supplément d'un loyer surestimé.
Au moment de la régularisation, la balance entre les provisions versées et le montant des charges réelles entraîne alors un déficit important que le locataire doit combler par des compléments de charges.
Selon la jurisprudence en la matière, le bailleur engage sa responsabilité. Il peut être condamné à verser au locataire des dommages et intérêts pour le préjudice qu'il a subi.
Le loyer mensuel d'un appartement s'élève à 500 euros plus 50 euros de charges locatives, soit une dépense totale pour le locataire de 550 euros par mois.
Lors de la régularisation annuelle, le propriétaire réclame au locataire un complément de charges d'un montant de 150 euros mensuels.
Il y a un préjudice pour le locataire qui s'était engagé pour un loyer charges comprises de 550 euros, et qui, finalement, doit débourser chaque mois 700 euros.
Comment le locataire peut-il contester la régularisation des charges ?
En cas de désaccord sur le montant des provisions réclamées, le locataire peut entamer des démarches de contestation. Celles-ci s'effectuent en 4 étapes :
1ère étape : contacter le propriétaire
Il est toujours recommandé de tenter un arrangement à l'amiable. Pour cela, le locataire peut réclamer des explications auprès de son propriétaire.
Il est également conseillé de renforcer ses revendications en se basant sur des justificatifs (par exemple, une facture dont le montant est inférieur au montant estimé pour le poste concerné).
2ème étape : demander par écrit des justificatifs complémentaires
Le locataire adresse à son propriétaire bailleur un courrier recommandé avec accusé de réception. Il est nécessaire de préciser la nature de la contestation et/ou le motif de la revendication pour chaque charge contestée.
3ème étape : saisir la Commission départementale de conciliation
En l'absence de réponse du propriétaire, le locataire peut saisir la Commission départementale de conciliation dont dépend le logement loué. Il suffit d'adresser un courrier recommandé à la CDC compétente, en expliquant les raisons de la contestation de la manière la plus détaillée.
4ème étape : saisir le tribunal judiciaire
À défaut d'accord, le locataire saisit le greffe du tribunal judiciaire (anciennement tribunal d'instance) de son domicile.
Il lui adresse un dossier complet (RAR, décomptes, pièces justificatives). Cette démarche doit intervenir dans un délai de 3 ans à compter de la réception de la demande de régularisation de charges.
Il appartient au juge de confirmer la régularisation des charges ou au contraire de l'annuler. Le propriétaire peut être condamné à payer des dommages et intérêts au locataire.
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Sources
- Legifrance.gouv.fr - Article 6-2 du décret du 17 mars 1967 pris pour l'application de la loi n° 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis
- Legifrance.gouv.fr - Article 9 du décret n° 67-223 du 17 mars 1967 relative aux modalités de consultation des pièces justificatives des charges
SOMMAIRE
- Définition
- Les locations concernées
- Mettre en place la provision sur charges
- Provisions sur charges sous-évaluées
- Contester la régularisation des charges
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