En tant que propriétaire bailleur, il est important de bien estimer les charges locatives qui seront demandées au locataire tous les mois, de façon à fixer un montant au plus proche de la réalité.
Si la provision sur charges est trop élevée, le propriétaire devra rembourser un trop-perçu conséquent lors de la régularisation, et si le montant est trop faible, il faudra demander un complément au locataire, dont le montant pourrait être jugé excessif et générer une situation tendue.
Fixer le montant des charges grâce à la quote-part (répartition au tantième)
Pour vous aider à calculer le montant des charges mensuelles à ajouter au loyer, le plus simple est de vous appuyer sur les documents fournis par le syndic de copropriété et sur votre avis de taxe foncière.
En effet, lors de l’assemblée générale annuelle de la copropriété, le syndic présente et demande l’approbation des comptes de l’exercice précédent, où figurent l’intégralité des dépenses réelles constatées pour l’immeuble. Ces montants sont répartis entre les copropriétaires selon leur quote-part (ou tantième) qui représente la part des surfaces, services et équipements communs du bien immobilier attribuée à chacun.
Grâce à ce décompte, vous trouverez les coûts de toutes les charges réelles qui vous incombent pour l’année écoulée, pour chaque poste de dépenses (charges courantes, production d’eau chaude et de chauffage, eau froide, frais administratifs, etc.). Et pour faciliter la tâche des copropriétaires bailleurs, la plupart des syndics précisent directement dans le décompte, la quote-part de charges récupérables sur le locataire !
Toutefois, si la quote-part locative n’est pas calculée, on considère généralement que les charges récupérables représentent en moyenne 75 % du montant des charges de copropriété annuelle.
Enfin, il faudra ajouter le montant de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) indiqué sur votre avis de taxe foncière, qui peut être refacturée en totalité au locataire.
La formule de calcul des charges locatives mensuelles à appliquer est donc la suivante : (quote-part locative des charges réelles du logement + TEOM) / 12
À noter : si le logement loué est équipé de compteurs individuels (eau, gaz, etc.), dont vous êtes le titulaire et donc le payeur initial, le montant total pourra être récupéré auprès du locataire.
La régularisation des charges locatives auprès du locataire
Le propriétaire bailleur doit procéder à une régularisation des charges au moins une fois par an lorsque le paiement s’effectue sous forme d’une provision. L’objectif est de calculer, pour l’année précédente, la différence entre le montant payé par le locataire et le montant réel des charges récupérables dont le propriétaire s’est acquitté.
Si le locataire a trop payé, le propriétaire bailleur doit lui rembourser la différence. À l’inverse, si le total des provisions sur charges ne couvre pas la somme due, c'est au locataire de payer un complément.
Pour ce faire, le propriétaire doit transmettre au locataire, au moins un mois avant la régularisation effective, le décompte des charges locatives détaillé par postes de dépenses (eau, électricité, chauffage, ascenseur, parties communes, etc.), avec le mode de répartition correspondant au bien loué.
Le cas particulier de la régularisation des charges en fin du bail de location
Il arrive fréquemment qu’un locataire donne son congé au propriétaire avant l’échéance du bail. Dans ce cas, le décompte des charges n’est pas toujours disponible et il faudra attendre la clôture des comptes de la copropriété pour procéder à la régularisation des charges locatives. Attention, le bailleur dispose d’un mois à compter de la réception du décompte de charges pour régulariser la situation.
Cependant, pour éviter de patienter et clore la relation, le locataire et le propriétaire bailleur peuvent décider d'un commun accord de se baser sur les chiffres du dernier exercice connu pour réaliser la régularisation.