Comment calculer les charges locatives ?

Toutes les dépenses faites par le propriétaire dans le cadre d'une location ne sont pas imputables au locataire. Le décret n°87-713 du 26 août 1987 fixe la liste des charges récupérables. Elles peuvent être classées en 3 catégories : 

Les dépenses dues à l’usage de l’appartement et de l’immeuble

La plupart des frais liés à la fourniture d’énergie (quelle que soit sa nature) sont récupérables :

• Eau froide et eau chaude consommée par le locataire (que l’installation soit collective ou individuelle, à partir du moment où c’est le propriétaire qui paie initialement les factures) ;
• Eau nécessaire à l’entretien des parties communes, des espaces extérieurs ;
• Produits utiles à l’exploitation, à l’entretien et au traitement de l’eau (dont les appareils de production d’eau chaude ou de chauffage comme une chaudière) ;
• L’utilisation et l’entretien des compteurs généraux et individuels ;
• L’électricité et l’entretien de l'ascenseur le cas échéant (contrôle réglementaire, petit entretien et menues réparations).

Les coûts d’entretien des parties communes de la copropriété

Le propriétaire peut aussi demander au locataire le remboursement de certains frais engagés pour entretenir les parties communes intérieures ou extérieures :

• Électricité liée à l’éclairage ou à l’utilisation de matériel d’entretien ;
• Petit matériel et produits d’entretien ;
• Réparation des appareils de nettoyage (aspirateur…) et des machines (tondeuse, taille-haie…) ;
• Frais de personnel d’entretien et salaires des employés d'immeuble (non logés sur place) ou des gardiens ou concierges (logés sur place) ;
• Entretien et exploitation des espaces intérieurs et extérieurs (conduits de ventilation, interphones, voies de circulation, aires de stationnement, portails, espaces verts, aires de jeux, etc.).

Les taxes et impôts locaux récupérables par le propriétaire

Un propriétaire bailleur paie généralement des taxes et redevances comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage ou la redevance assainissement. Ces coûts peuvent être répercutés au locataire, à l’inverse de la taxe foncière, qui ne peut pas être imputée.

Pour calculer les charges locatives, le bailleur doit simplement faire le total des charges récupérables qu'il a payées tout au long de l'année. Il faut ensuite mensualiser ces dépenses. 

Le propriétaire peut appliquer la formule suivante : 

Ce calcul présente des subtilités selon le mode de règlement des charges (provision sur charges ou forfait des charges). 

Calcul du provision sur charges 

La provision sur charges est obligatoire pour les locations vides. C'est le mode de règlement le plus courant. Les charges sont payées la sous forme de provisions mensuelles et une régularisation a lieu une fois par an.

Le bailleur estime le montant des charges annuelles, puis le répartit sur 12 mois. Son calcul s'appuie sur les dépenses réelles de l'année précédente. 

En copropriété, le propriétaire se fie à la part locative figurant sur les appels de fonds remis par le syndic. 

En monopropriété, le bailleur doit réunir l'intégralité des justificatifs de l'année passée avant de calculer la part imputable à chaque locataire des lots de l'immeuble. 

Pour la location d'une maison individuelle, la taxe sur les ordures ménagères est habituellement l'unique charge récupérable comme évoqué plus haut.

Calcul du forfait des charges 

Le forfait des charges concernent habituellement les locations meublées de courte durée. Il est obligatoire en présence d'un bail mobilité.

Cette fois-ci, le locataire s'acquitte d'un montant fixe pendant toute la durée de la location. Aucune régularisation n'aura lieu. En conséquence, la somme doit être établie avec prudence pour couvrir les charges réelles tout en évitant un important écart. Le locataire peut contester le montant du forfait s'il estime être victime d'un abus.

Le paiement au réel des charges (provision sur charges) implique également une régularisation annuelle des charges. Une fois par an, le bailleur doit comparer les provisions perçues aux dépenses réelles constatées : 

• Si les provisions couvrent les charges réelles, le propriétaire peut réclamer un complément au locataire ;
• Si les provisions excèdent les charges réelles, le propriétaire rembourse la différence au locataire.

Il faut donc soustraire les deux montants pour connaitre le montant qui doit passer d'une main à une autre. 

Lorsque le locataire quitte le logement en cours du mois, les charges sont calculés au prorata de la durée d'occupation comme pour le loyer. 

Si le propriétaire a opté pour le forfait des charges, ce calcul suffit. 

S'il a opté pour la provision des charges, le propriétaire doit idéalement procéder à la régularisation des charges au départ du locataire. S'il ne dispose pas de toutes les informations pour arrêter les comptes, le locataire peut quitter les logements. Le propriétaire demandera un complément ou remboursera le locataire sortant lorsqu'il aura effectuer la régularisation des charges. La loi autorise le bailleur à conserver jusqu'à 20% du dépôt de garantie jusqu'au décompte définitif des charges.