Publié le 5 janvier 2021Mis à jour le 28 avril 2023
Publié le 5 janvier 2021Mis à jour le 28 avril 2023
Parmi toutes les dépenses liées à un logement proposé à la location, certaines sont à la charge du propriétaire bailleur et d’autres sont dites « récupérables » auprès du locataire. À quoi correspondent ces charges locatives ? Quelles sont les méthodes de calcul des charges locatives récupérables ? BailFacile vous aide à y voir plus clair pour éviter tout litige avec votre locataire.
SOMMAIRE
De manière générale, les charges imputables au locataire correspondent à tous les frais occasionnés par l’usage des locaux (consommation d’eau, chauffage, etc.). Elles doivent être distinguées des coûts liés à l’entretien du logement et aux petites réparations locatives.
Dans le cadre d’une location individuelle, principalement en maison, c’est généralement le locataire qui souscrit directement les contrats avec les fournisseurs et qui paie directement les frais liés à l’utilisation courante du bien. Peu de charges sont réglées par le propriétaire bailleur, hormis la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), il existe donc très peu de charges à récupérer sur le locataire dans ce cas.
En revanche, lorsque le logement se trouve dans un immeuble collectif, les charges locatives récupérables sont beaucoup plus nombreuses (fixées par le ). Ainsi, dans le cadre d'une copropriété, les charges qui sont payées initialement par le propriétaire bailleur peuvent être refacturées au locataire et se répartissent en trois grandes catégories.
La plupart des frais liés à la fourniture d’énergie (quelle que soit sa nature) sont récupérables :
Le propriétaire peut aussi demander au locataire le remboursement de certains frais engagés pour entretenir les parties communes intérieures ou extérieures :
Un propriétaire bailleur paie généralement des taxes et redevances comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage ou la redevance assainissement. Ces coûts peuvent être répercutés au locataire, à l’inverse de la taxe foncière, qui ne peut pas être imputée.
Le propriétaire bailleur n’est pas autorisé à répercuter sur son locataire des dépenses « abusives », dont la nécessité n'est pas justifiée ou qui ne sont pas adaptées aux besoins de l'immeuble. De plus, le locataire n'est pas tenu de payer des réparations normalement de sa responsabilité, mais qui sont dues à la vétusté, à des malfaçons et vices de construction ou à en cas de force majeure.
Un propriétaire bailleur peut récupérer le montant des charges locatives de deux façons.
La pratique la plus répandue est la mise en place d’une « provision sur charges », payable tous les mois par le locataire en plus de son loyer, basée sur le montant des charges constaté l’année précédente.
Ainsi, chaque année, le bailleur du logement est tenu de régulariser les charges et d’effectuer, soit le remboursement d’un éventuel trop-perçu, soit la demande d’un complément pour couvrir les dépenses réelles. Dans ce cas, un décompte des charges locatives détaillé doit être adressé au locataire.
Autre possibilité : l’application d’un forfait, dont le montant est précisé dans le bail de location, et ne peut faire l’objet d’aucune régularisation. Le propriétaire bailleur doit donc calculer les charges au plus juste afin de s’assurer que toutes les dépenses soient prises en compte, mais sans exagérer. La précise d’ailleurs que le montant des charges forfaitaires doit être proportionné et se rapprocher du montant réel des charges qu’aurait du payer le locataire.
En tant que propriétaire bailleur, il est important de bien estimer les charges locatives qui seront demandées au locataire tous les mois, de façon à fixer un montant au plus proche de la réalité.
Si la provision sur charges est trop élevée, le propriétaire devra rembourser un trop-perçu conséquent lors de la régularisation, et si le montant est trop faible, il faudra demander un complément au locataire, dont le montant pourrait être jugé excessif et générer une situation tendue.
Pour vous aider à calculer le montant des charges mensuelles à ajouter au loyer, le plus simple est de vous appuyer sur les documents fournis par le syndic de copropriété et sur votre avis de taxe foncière.
En effet, lors de l’assemblée générale annuelle de la copropriété, le syndic présente et demande l’approbation des comptes de l’exercice précédent, où figurent l’intégralité des dépenses réelles constatées pour l’immeuble. Ces montants sont répartis entre les copropriétaires selon leur quote-part (ou tantième) qui représente la part des surfaces, services et équipements communs du bien immobilier attribuée à chacun.
Grâce à ce décompte, vous trouverez les coûts de toutes les charges réelles qui vous incombent pour l’année écoulée, pour chaque poste de dépenses (charges courantes, production d’eau chaude et de chauffage, eau froide, frais administratifs, etc.). Et pour faciliter la tâche des copropriétaires bailleurs, la plupart des syndics précisent directement dans le décompte, la quote-part de charges récupérables sur le locataire !
Toutefois, si la quote-part locative n’est pas calculée, on considère généralement que les charges récupérables représentent en moyenne 75 % du montant des charges de copropriété annuelle.
Enfin, il faudra ajouter le montant de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) indiqué sur votre avis de taxe foncière, qui peut être refacturée en totalité au locataire.
La formule de calcul des charges locatives mensuelles à appliquer est donc la suivante : (quote-part locative des charges réelles du logement + TEOM) / 12
À noter : si le logement loué est équipé de compteurs individuels (eau, gaz, etc.), dont vous êtes le titulaire et donc le payeur initial, le montant total pourra être récupéré auprès du locataire.
La régularisation des charges locatives auprès du locataire
Le propriétaire bailleur doit procéder à une régularisation des charges au moins une fois par an lorsque le paiement s’effectue sous forme d’une provision. L’objectif est de calculer, pour l’année précédente, la différence entre le montant payé par le locataire et le montant réel des charges récupérables dont le propriétaire s’est acquitté.
Si le locataire a trop payé, le propriétaire bailleur doit lui rembourser la différence. À l’inverse, si le total des provisions sur charges ne couvre pas la somme due, c'est au locataire de payer un complément.
Pour ce faire, le propriétaire doit transmettre au locataire, au moins un mois avant la régularisation effective, le décompte des charges locatives détaillé par postes de dépenses (eau, électricité, chauffage, ascenseur, parties communes, etc.), avec le mode de répartition correspondant au bien loué.
Il arrive fréquemment qu’un locataire donne son congé au propriétaire avant l’échéance du bail. Dans ce cas, le décompte des charges n’est pas toujours disponible et il faudra attendre la clôture des comptes de la copropriété pour procéder à la régularisation des charges locatives. Attention, le bailleur dispose d’un mois à compter de la réception du décompte de charges pour régulariser la situation.
Cependant, pour éviter de patienter et clore la relation, le locataire et le propriétaire bailleur peuvent décider d'un commun accord de se baser sur les chiffres du dernier exercice connu pour réaliser la régularisation.
Le propriétaire bailleur doit procéder à une régularisation des charges annuelle avant la fin de l'année qui suit l'exercice de charges (les charges payées en 2023 doivent être régularisées avant la fin de l’année 2024 par exemple). En principe, la régularisation intervient après la réception du décompte annuel des charges de copropriété.
Un propriétaire bailleur peut réclamer les charges dues par le locataire pendant 3 ans maximum. Le délai est identique dans le cas où un locataire a payé trop de charges et souhaite le remboursement des sommes versées en trop.
Rédigé par Frédéric Raynal 
Frédéric, ancien directeur des opérations d'une plateforme d'investissement, est aujourd'hui rédacteur web indépendant spécialisé en immobilier, fiscalité et finance personnelle. Il partage des contenus synthétiques et pédagogiques pour rendre des sujets parfois techniques accessibles à tous.
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De manière générale, les charges imputables au locataire correspondent à tous les frais occasionnés par l’usage des locaux (consommation d’eau, chauffage, etc.). Elles doivent être distinguées des coûts liés à l’entretien du logement et aux petites réparations locatives.
Dans le cadre d’une location individuelle, principalement en maison, c’est généralement le locataire qui souscrit directement les contrats avec les fournisseurs et qui paie directement les frais liés à l’utilisation courante du bien. Peu de charges sont réglées par le propriétaire bailleur, hormis la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), il existe donc très peu de charges à récupérer sur le locataire dans ce cas.
En revanche, lorsque le logement se trouve dans un immeuble collectif, les charges locatives récupérables sont beaucoup plus nombreuses (fixées par le ). Ainsi, dans le cadre d'une copropriété, les charges qui sont payées initialement par le propriétaire bailleur peuvent être refacturées au locataire et se répartissent en trois grandes catégories.
La plupart des frais liés à la fourniture d’énergie (quelle que soit sa nature) sont récupérables :
Le propriétaire peut aussi demander au locataire le remboursement de certains frais engagés pour entretenir les parties communes intérieures ou extérieures :
Un propriétaire bailleur paie généralement des taxes et redevances comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage ou la redevance assainissement. Ces coûts peuvent être répercutés au locataire, à l’inverse de la taxe foncière, qui ne peut pas être imputée.
Le propriétaire bailleur n’est pas autorisé à répercuter sur son locataire des dépenses « abusives », dont la nécessité n'est pas justifiée ou qui ne sont pas adaptées aux besoins de l'immeuble. De plus, le locataire n'est pas tenu de payer des réparations normalement de sa responsabilité, mais qui sont dues à la vétusté, à des malfaçons et vices de construction ou à en cas de force majeure.
Un propriétaire bailleur peut récupérer le montant des charges locatives de deux façons.
La pratique la plus répandue est la mise en place d’une « provision sur charges », payable tous les mois par le locataire en plus de son loyer, basée sur le montant des charges constaté l’année précédente.
Ainsi, chaque année, le bailleur du logement est tenu de régulariser les charges et d’effectuer, soit le remboursement d’un éventuel trop-perçu, soit la demande d’un complément pour couvrir les dépenses réelles. Dans ce cas, un décompte des charges locatives détaillé doit être adressé au locataire.
Autre possibilité : l’application d’un forfait, dont le montant est précisé dans le bail de location, et ne peut faire l’objet d’aucune régularisation. Le propriétaire bailleur doit donc calculer les charges au plus juste afin de s’assurer que toutes les dépenses soient prises en compte, mais sans exagérer. La précise d’ailleurs que le montant des charges forfaitaires doit être proportionné et se rapprocher du montant réel des charges qu’aurait du payer le locataire.
En tant que propriétaire bailleur, il est important de bien estimer les charges locatives qui seront demandées au locataire tous les mois, de façon à fixer un montant au plus proche de la réalité.
Si la provision sur charges est trop élevée, le propriétaire devra rembourser un trop-perçu conséquent lors de la régularisation, et si le montant est trop faible, il faudra demander un complément au locataire, dont le montant pourrait être jugé excessif et générer une situation tendue.
Pour vous aider à calculer le montant des charges mensuelles à ajouter au loyer, le plus simple est de vous appuyer sur les documents fournis par le syndic de copropriété et sur votre avis de taxe foncière.
En effet, lors de l’assemblée générale annuelle de la copropriété, le syndic présente et demande l’approbation des comptes de l’exercice précédent, où figurent l’intégralité des dépenses réelles constatées pour l’immeuble. Ces montants sont répartis entre les copropriétaires selon leur quote-part (ou tantième) qui représente la part des surfaces, services et équipements communs du bien immobilier attribuée à chacun.
Grâce à ce décompte, vous trouverez les coûts de toutes les charges réelles qui vous incombent pour l’année écoulée, pour chaque poste de dépenses (charges courantes, production d’eau chaude et de chauffage, eau froide, frais administratifs, etc.). Et pour faciliter la tâche des copropriétaires bailleurs, la plupart des syndics précisent directement dans le décompte, la quote-part de charges récupérables sur le locataire !
Toutefois, si la quote-part locative n’est pas calculée, on considère généralement que les charges récupérables représentent en moyenne 75 % du montant des charges de copropriété annuelle.
Enfin, il faudra ajouter le montant de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) indiqué sur votre avis de taxe foncière, qui peut être refacturée en totalité au locataire.
La formule de calcul des charges locatives mensuelles à appliquer est donc la suivante : (quote-part locative des charges réelles du logement + TEOM) / 12
À noter : si le logement loué est équipé de compteurs individuels (eau, gaz, etc.), dont vous êtes le titulaire et donc le payeur initial, le montant total pourra être récupéré auprès du locataire.
La régularisation des charges locatives auprès du locataire
Le propriétaire bailleur doit procéder à une régularisation des charges au moins une fois par an lorsque le paiement s’effectue sous forme d’une provision. L’objectif est de calculer, pour l’année précédente, la différence entre le montant payé par le locataire et le montant réel des charges récupérables dont le propriétaire s’est acquitté.
Si le locataire a trop payé, le propriétaire bailleur doit lui rembourser la différence. À l’inverse, si le total des provisions sur charges ne couvre pas la somme due, c'est au locataire de payer un complément.
Pour ce faire, le propriétaire doit transmettre au locataire, au moins un mois avant la régularisation effective, le décompte des charges locatives détaillé par postes de dépenses (eau, électricité, chauffage, ascenseur, parties communes, etc.), avec le mode de répartition correspondant au bien loué.
Il arrive fréquemment qu’un locataire donne son congé au propriétaire avant l’échéance du bail. Dans ce cas, le décompte des charges n’est pas toujours disponible et il faudra attendre la clôture des comptes de la copropriété pour procéder à la régularisation des charges locatives. Attention, le bailleur dispose d’un mois à compter de la réception du décompte de charges pour régulariser la situation.
Cependant, pour éviter de patienter et clore la relation, le locataire et le propriétaire bailleur peuvent décider d'un commun accord de se baser sur les chiffres du dernier exercice connu pour réaliser la régularisation.
Le propriétaire bailleur doit procéder à une régularisation des charges annuelle avant la fin de l'année qui suit l'exercice de charges (les charges payées en 2023 doivent être régularisées avant la fin de l’année 2024 par exemple). En principe, la régularisation intervient après la réception du décompte annuel des charges de copropriété.
Un propriétaire bailleur peut réclamer les charges dues par le locataire pendant 3 ans maximum. Le délai est identique dans le cas où un locataire a payé trop de charges et souhaite le remboursement des sommes versées en trop.
Rédigé par Frédéric Raynal
Frédéric, ancien directeur des opérations d'une plateforme d'investissement, est aujourd'hui rédacteur web indépendant spécialisé en immobilier, fiscalité et finance personnelle. Il partage des contenus synthétiques et pédagogiques pour rendre des sujets parfois techniques accessibles à tous.
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