Comment et dans quels cas appliquer les charges réelles ?

Le paiement des charges au réel repose sur un principe simple : le locataire rembourse au bailleur le montant exact des charges que ce dernier a avancées, sur la base de justificatifs. 

Pour refacturer les charges réelles, le bailleur doit : 

• Mettre en place des provisions mensuelles : chaque mois, le locataire verse une provision sur charges, en plus de son loyer ;
• Régler effectivement les charges locatives : le bailleur paie tout au long de l’année les factures relatives aux charges récupérables (factures d'eau, de gaz et d'électricité ; charges d'entretien ; taxes d'ordures ménagères…) ;
• Procéder à la régularisation annuelle des charges : une fois par an, le bailleur compare le total des provisions encaissées avec les dépenses réelles constatées. Si le locataire a payé plus que nécessaire, le bailleur doit lui rembourser la différence. Si les provisions sont insuffisantes, le propriétaire peut réclamer un complément ;
• Remettre un décompte après la régularisation des charges : le bailleur doit fournir un décompte des charges et permettre au locataire de consulter les justificatifs (factures, relevés, appels de fonds de copropriété) pour l'année en cours.

Lorsque le propriétaire opte pour les charges réelles, il détermine une provision sur charges qui sera payée mensuellement. Dans cette optique, il établit un budget prévisionnel des charges en tenant compte des dépenses suivantes :

• Les charges courantes : chauffage, production d'eau chaude et d'eau froide, électricité, entretien de l'immeuble, taxes et impôts ;
• Les dépenses exceptionnelles : travaux d'entretien, de réparation ou d'amélioration des parties privatives et communes.

Pour une première location, le propriétaire ne peut pas se baser sur un historique. Deux solutions s'offrent à lui pour calculer cette provision sur charges au plus juste :

• Réclamer le budget prévisionnel au promoteur puis ramener les charges au tantième de copropriété. Ce mode de calcul s'avère complexe pour les bailleurs ;
• Se référer aux charges moyennes constatées pour des biens immobiliers de même superficie.

Après avoir pris connaissance des charges réelles annuelles, il ne reste plus qu'à les mensualiser pour connaitre le montant des provisions sur charges. 

Les provisions sur charges versées tout au long de l'année permettent rarement d'encaisser au centime près les charges réelles annuelles. La régularisation annuelle permet de corriger l'écart entre les provisions perçues et les charges réellement dues. 

Pour mener à bien la régularisation des charges, le bailleur doit :

1 - Clôturer la période de référence

Habituellement, la régularisation se fait une fois par an, à la date d’anniversaire du bail ou à la clôture de l’exercice comptable de la copropriété (si applicable).

Le bailleur réunit alors :

• toutes les factures et charges récupérables payées sur cette période,
• ainsi que les appels de fonds et relevés transmis par le syndic pour la part récupérable auprès du locataire.

2 - Établir un décompte précis

Le bailleur doit réaliser un décompte des charges locatives, qui indique pour l’année écoulée :

• Le total des dépenses réellement engagées pour les charges récupérables ;
• Le total des provisions déjà payées par le locataire ;
• Le solde (soit en faveur du bailleur si les provisions ont été insuffisantes, soit du locataire si elles étaient trop élevées).

3 - Informer le locataire

Le bailleur remet au locataire un document clair, indiquant :

• La nature des charges ;
• Les montants payés ;
• La différence à régulariser (paiement supplémentaire ou remboursement).

Il doit également informer le locataire qu’il peut consulter les pièces justificatives, sur place, pendant un délai de 6 mois après l’envoi du décompte.

Par la suite, le locataire doit régler le solde :

• Si le locataire a payé moins que ce qui a été réellement dépensé, le bailleur lui réclame la différence ;
• Si le locataire a payé bien plus, le bailleur doit lui rembourser le trop-perçu.

Il est d’usage de régler ce solde sous un mois après l’envoi du décompte.

En optant pour le paiement des charges au réel, le propriétaire évite des pertes financières potentielles. S'il choisit d'établir des charges forfaitaires, aucune régularisation annuelle n'est possible. Autrement dit, le propriétaire ne peut demander un complément si les charges collectées tout au long de l'année ne couvrent pas les dépenses supportées. 

Grâce au décompte fourni par le bailleur, les charges réelles contribuent également à préserver de bonnes relations locatives. Une fois par an, le locataire pourra consulter tous les justificatifs des dépenses, ce qui favorise la transparence au sein de la location.

Malgré ses avantages, l'application des charges locatives réelles présente tout de même un inconvénient majeur.

En effet, ce mode de fonctionnement est assez contraignant pour le bailleur puisqu'il doit suivre l'évolution des dépenses réelles chaque année pour ajuster le montant de la provision sur charges. Là où dans le cas des charges forfaitaires, les montants restent fixes pendant la durée du contrat de location.

De plus, les ajustements en fin d'année peuvent entraîner des désaccords entre le locataire et le propriétaire sur les montants à payer ou à rembourser.

Le paiement des charges au réel est obligatoire lorsqu'il s'agit d'une location vide. 

Pour les logements meublés, ce mode de règlement des charges est intéressant face à de fortes variations des charges. C'est notamment le cas s'il s'agit de : 

• Logements en copropriété avec chauffage et équipements collectifs ; 
• Maisons individuelles avec un grand jardin et/ou piscine ;
• Biens avec compteur d'eau collectif.

En somme, les charges réelles sont recommandées lorsque le forfait risque de ne pas couvrir l'ensemble des dépenses supportées par le propriétaire.