Charges Locatives : définition, calcul, régularisation et litiges

Les charges locatives récupérables représentent les dépenses courantes attachées à l'immeuble ou au logement loué. Elles sont payées par le propriétaire bailleur d'un appartement, qui peut ensuite se faire rembourser par son locataire.

Elles concernent :

• Les locations vides du secteur privé et social ;
• Ainsi que les locations meublées dont le bail est signé depuis le 27 mars 2004.

Toutefois, toutes les charges afférentes à la location ne sont pas récupérables. En effet, seules celles strictement définies par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent être réclamées au locataire.

Elles s'ajoutent au montant du loyer mensuel, et sont payables en même temps que celui-ci.

Liste des charges imputables au locataire

L'intégralité des charges pouvant être réclamée au locataire est clairement et strictement établie dans le décret visé ci-dessus.

La liste est longue et détaillée, mais les 3 catégories principales sont les suivantes :

1. Les frais de service liés au logement et à l'usage de l'immeuble, notamment :
   - frais générés par la consommation des occupants (eau chaude, eau froide, chauffage collectif) ;
   - frais de location d'entretien et exploitation des compteurs généraux et individuels ;
   - fourniture d'énergie de toute nature ;
   - etc.
   
2. Les coûts d'entretien courant et de petites réparations dans les parties communes de l'immeuble :
   - eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes (y compris station d'épuration) ;
   - dépenses pour l'entretien et l'exploitation des espaces extérieurs ;
   - coûts d'entretien de propreté (frais de personnel, fourniture de produits) ;
   - frais liés aux ascenseurs et monte-charge (visites périodiques, tenue d'un dossier d'entretien par l'entreprise, etc.) ;
   - coûts relatifs aux aires de stationnement, abords des espaces verts, équipements de jeux pour enfants ;
   - exploitation et entretien des parties communes ;
   - etc.
   
3. Les taxes locatives et redevances :
   - taxe d'enlèvement des ordures ménagères ;
   - taxe de balayage ;
   - redevance assainissement.

Comment calculer une provision sur charges en location vide ?

La réglementation vous oblige à pratiquer les charges locatives récupérables pour leur montant réel. Néanmoins, ce montant n'étant pas connu avant la clôture des comptes, le locataire vous verse une provision.

Pour calculer les charges locatives mensuelles, vous devez donc fixer le montant prévisionnel pour l'année, et le diviser par 12 mois pour obtenir la provision sur charges mensuelle.

La provision sur charges (aussi appelée avance) est donc une estimation qui est fixée en fonction :

• Du montant annuel des charges de l'année précédente arrêté lors de la dernière régularisation ;
• Et du budget prévisionnel pour les immeubles en copropriété et les bailleurs personnes morales.

Elles représentent environ 75 % du montant des appels de fonds réclamés par le syndic d'une copropriété.

Vous louez un logement meublé ?

Si le bail a été signé après le 27 mars 2014, vous avez le choix entre :

• Le calcul des charges au réel ci-dessus expliqué ;
• Ou le calcul des charges au forfait (le plus utilisé pour les locations meublées).

Si vous choisissez le calcul des charges au forfait, le montant est fixe. Il est nécessairement défini dans le contrat de bail. La périodicité des paiements doit aussi être expressément précisée dans le document.

Par ailleurs, à titre d'exemples, les ouvrages suivants restent à la charge exclusive du propriétaire :

• Travaux importants d'entretien (ravalement de façade) ;
• Grosses réparations (frais de remplacement des tuiles d'une maison, de gouttières, d'une installation électrique défectueuse, etc. ) ;
• Travaux pour défaut de construction ;
• Vétusté des équipements de l'immeuble ;
• Mise en conformité ;
• Frais de gestion de copropriété ;
• Honoraires du syndic ;
• Part de salaire du gardien ;
• etc.

La méthode de calcul des charges récupérables

Une fois par an, le syndic de copropriété arrête les comptes. Il adresse à chaque copropriétaire un relevé répertoriant toutes les dépenses réelles engagées par la copropriété.

De votre côté, en qualité de bailleur, vous devez à votre tour :

• Clôturer les comptes de votre locataire ;
• Et comparer le montant des dépenses récupérables effectives avec les provisions qu'il a déjà versées.

Par conséquent, l'opération est la suivante :

Un mois avant la date de régularisation des charges, vous adressez à votre locataire son décompte individuel précisant :

• Chaque type de charges (électricité, ascenseur, eau…) ;
• Le mode de répartition entre les locataires pour les biens dépendant d'un immeuble en copropriété ;
• Et le cas échéant, une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et d'eau chaude.

Dès lors, la régularisation intervient à la hausse ou à la baisse.

En effet, s'il a payé plus que les dépenses réelles, vous devez lui restituer le trop-perçu. Dans le cas contraire, vous pouvez lui réclamer le complément.

Les délais de la régularisation de charges

Une régularisation de charges locatives doit intervenir au moins une fois par an.

Dans le cas où vous omettez une année de régulariser les charges de votre locataire, et où vous procédez à cet ajustement au-delà de l'année civile (après le 31 décembre) suivant l'année d'exigibilité, vous devez accorder à votre locataire, s'il vous le demande, un échelonnement des paiements de ces arriérés sur 12 mois.

La régularisation de charges tardive

En cas de retard, vous avez la possibilité de régulariser le montant des charges de votre locataire, dans un délai de 3 ans, quelle qu'en soit la raison :

• Oubli ;
• Ignorance ;
• Ou négligence.

Toutefois, ce manquement ne doit pas avoir été intentionnel. En effet, si votre locataire intente une action en justice, le juge pourrait considérer votre demande brutale ou déloyale. Il lui serait alors autorisé de refuser votre demande de régularisation, et vous pourriez être contraint à lui verser des dommages-intérêts.

Rappelez-vous que dans tous les cas, passé ce délai légal, les sommes sont prescrites. Par conséquent, vous ne pouvez plus réclamer le montant des loyers ou des charges impayés.

La régularisation de charges abusive

Si vous n'avez pas respecté les délais de régularisation, vous ne pouvez pas décider subitement de réclamer une somme élevée à votre locataire. Dans ce cas, la régularisation risque d'être considérée comme abusive. À ce sujet, attention aux charges locatives abusives susceptibles d'être contestées.

Pour éviter d'éventuels conflits avec l'occupant du bien dont vous êtes propriétaire, et d'avoir à lui verser de potentiels dommages intérêts, veillez à honorer vos obligations, et procédez à une régularisation de charges chaque année.

Ce contrat de location meublée de courte durée vous permet d'appliquer des charges locatives récupérables.

Toutefois, vous devez appliquer des charges récupérables au forfait uniquement du fait de la courte période du contrat. Par conséquent, le loyer ne peut donner lieu à aucun complément ni régularisation.

Le montant du forfait est expressément mentionné dans le bail.

En cas de litige avec votre locataire concernant les charges locatives récupérables, vous pouvez saisir gratuitement la Commission départementale de conciliation (CDC) du département dont dépend le logement loué. Cette formalité se fait par lettre recommandée avec accusé de réception.

Les démarches peuvent varier en fonction du montant du différend :

• S'il porte sur un montant inférieur à 5 000 euros : il faut nécessairement saisir le conciliateur avant de pouvoir saisir le juge ;
• S'il concerne une somme totale supérieure à 5 000 euros : vous pouvez saisir directement le juge sans passer par la Commission départementale de conciliation.