Charges locatives définition
Charges locatives définition

Charges Locatives : définition, calcul, régularisation et litiges

Les charges locatives récupérables représentent des dépenses liées à la location immobilière que le propriétaire-bailleur est en droit de se faire rembourser par le locataire.

Soyez vigilant, car elles ne sont pas toutes récupérables. En effet, la loi énonce clairement la liste exhaustive de tous les frais imputables à l'occupant du logement. Dès lors, celui-ci doit s'acquitter du paiement de cette obligation locative en même temps que le règlement du loyer. Par ailleurs, pour appliquer ces frais supplémentaires, vous pouvez, selon le type de bail, les calculer au forfait ou au réel. Dans ce dernier cas uniquement, vous fixez une provision sur charges mensuelles puis vous procédez chaque année à une régularisation des charges au moment de la clôture des comptes.

En cas de régularisation tardive, abusive ou de tout autre litige lié à la location, vous pouvez, comme votre locataire, saisir les instances du département dont dépend le logement.

Charges locatives : définition

Les charges locatives dites récupérables représentent les dépenses courantes attachées à l'immeuble ou au logement loué. Elles sont payées par le propriétaire-bailleur d'un appartement, qui peut ensuite se faire rembourser par son locataire.

Elles concernent :

Toutefois, toutes les charges afférentes à la location ne sont pas récupérables. En effet, seules celles strictement définies par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent être réclamées au locataire.

Elles s'ajoutent au montant du loyer mensuel, et sont payables en même temps que celui-ci.

Quelles sont les charges récupérables en location vide ?

Liste des charges imputables au locataire

L'intégralité des charges pouvant être réclamée au locataire est clairement et strictement établie dans le décret visé ci-dessus.

La liste est longue et détaillée, mais les 3 catégories principales sont les suivantes :

  1. Les frais de service liés au logement et à l'usage de l'immeuble, notamment :
    - frais générés par la consommation des occupants (eau chaude, eau froide, chauffage collectif) ;
    - frais de location d'entretien et exploitation des compteurs généraux et individuels ;
    - fourniture d'énergie de toute nature ;
    - etc.
  2. Les coûts d'entretien courant et de petites réparations dans les parties communes de l'immeuble :
    - eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes (y compris station d'épuration) ;
    - dépenses pour l'entretien et l'exploitation des espaces extérieurs ;
    - coûts d'entretien de propreté (frais de personnel, fourniture de produits) ;
    - frais liés aux ascenseurs et monte-charge (visites périodiques, tenue d'un dossier d'entretien par l'entreprise, etc.) ;
    - coûts relatifs aux aires de stationnement, abords des espaces verts, équipements de jeux pour enfants ;
    - exploitation et entretien des parties communes ;
    - etc.
  3. Les taxes locatives et redevances :
    - taxe d'enlèvement des ordures ménagères ;
    - taxe de balayage ;
    - redevance assainissement.
À noter

Les abonnements d'accès à l'électricité et à internet ne constituent pas des charges locatives. Ils doivent être souscrits par le locataire.

Comment calculer une provision sur charges en location vide ?

Vous louez un logement vide ?

La réglementation vous oblige à pratiquer les charges locatives récupérables pour leur montant réel. Néanmoins, ce montant n'étant pas connu avant la clôture des comptes, le locataire vous verse une provision.

Pour calculer les charges locatives mensuelles, vous devez donc fixer le montant prévisionnel pour l'année, et le diviser par 12 mois pour obtenir la provision sur charges mensuelle.

La provision de charges (aussi appelée avance) est donc une estimation qui est fixée en fonction :

  • du montant annuel des charges de l'année précédente arrêté lors de la dernière régularisation ;
  • et du budget prévisionnel pour les immeubles en copropriété et les bailleurs personnes morales.

Elles représentent environ 75 % du montant des appels de fonds réclamés par le syndic d'une copropriété.

Bon à savoir

Lorsque le logement est loué en colocation, vous pouvez opter :

  • soit pour un calcul de charges au montant réel ;
  • soit pour un forfait qui ne peut subir aucune régularisation.

Comment calculer les charges au forfait en location meublée ?

Vous louez un logement meublé ?

Si le bail a été signé après le 27 mars 2014, vous avez le choix entre :

  • le calcul des charges au réel ci-dessus expliqué ;
  • ou le calcul des charges au forfait (le plus utilisé pour les locations meublées).

Si vous choisissez le calcul des charges au forfait, le montant est fixe. Il est nécessairement défini dans le contrat de bail. La périodicité des paiements doit aussi être expressément précisée dans le document.

Attention

Ce forfait ne pourra subir aucune régularisation excepté la réévaluation sur l'indice de référence des loyers (IRL). En d'autres termes, il ne pourra faire l'objet d'aucune augmentation postérieure si le montant des charges effectivement engagé dépasse largement celui payé par le locataire au titre du forfait.

Quelles sont les charges non récupérables des logements occupés ?

Par ailleurs, à titre d'exemples, les ouvrages suivants restent à la charge exclusive du propriétaire :

  • travaux importants d'entretien (ravalement de façade) ;
  • grosses réparations (frais de remplacement des tuiles d'une maison, de gouttières, d'une installation électrique défectueuse, etc. ) ;
  • travaux pour défaut de construction ;
  • vétusté des équipements de l'immeuble ;
  • mise en conformité ;
  • frais de gestion de copropriété ;
  • honoraires du syndic ;
  • part de salaire du gardien ;
  • etc.

Régularisation annuelle des charges locatives : comment faire ?

La méthode de calcul des charges récupérables

Une fois par an, le syndic de copropriété arrête les comptes. Il adresse à chaque copropriétaire un relevé répertoriant toutes les dépenses réelles engagées par la copropriété.

De votre côté, en qualité de bailleur, vous devez à votre tour :

  • clôturer les comptes de votre locataire ;
  • et comparer le montant des dépenses récupérables effectives avec les provisions qu'il a déjà versées.

Par conséquent, l'opération est la suivante :

Montant de la régularisation = charges locatives réelles - provisions sur charges versées par l'occupant

Un mois avant la date de régularisation des charges, vous adressez à votre locataire son décompte individuel précisant :

  • chaque type de charges (électricité, ascenseur, eau…) ;
  • le mode de répartition entre les locataires pour les biens dépendant d'un immeuble en copropriété ;
  • et le cas échéant, une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et d'eau chaude.

Dès lors, la régularisation intervient à la hausse ou à la baisse.

En effet, s'il a payé plus que les dépenses réelles, vous devez lui restituer le trop-perçu. Dans le cas contraire, vous pouvez lui réclamer le complément.

Bon à savoir

La loi vous oblige à tenir à la disposition de votre occupant, pendant 6 mois après l'envoi du décompte, toutes les pièces justifiant des dépenses locatives, notamment les factures et les contrats d'entretien. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 précise que cette consultation doit se faire dans «  des conditions normales » sans toutefois en préciser les modalités (remise de copies, envoi par courrier ou envoi électronique, etc.).

Les délais de la régularisation de charges

Une régularisation de charges locatives doit intervenir au moins une fois par an.

Dans le cas où vous omettez une année de régulariser les charges de votre locataire, et où vous procédez à cet ajustement au-delà de l'année civile (après le 31 décembre) suivant l'année d'exigibilité, vous devez accorder à votre locataire, s'il vous le demande, un échelonnement des paiements de ces arriérés sur 12 mois.

Attention à respecter le délai légal

Depuis l'entrée en vigueur de la loi Alur du 24 mars 2014, les réclamations d'un propriétaire (régularisation de charges ou paiement de loyers impayés par exemple) ou d'un locataire (contestation pour charges trop élevées ou pour un trop versé) ne peuvent intervenir que pendant un délai de 3 ans (contre 5 ans auparavant). Au-delà, il y a prescription.

La régularisation de charges tardive

En cas de retard, vous avez la possibilité de régulariser le montant des charges de votre locataire, dans un délai de 3 ans, quelle qu'en soit la raison :

  • oubli ;
  • ignorance ;
  • ou négligence.

Toutefois, ce manquement ne doit pas avoir été intentionnel. En effet, si votre locataire intente une action en justice, le juge pourrait considérer votre demande brutale ou déloyale. Il lui serait alors autorisé de refuser votre demande de régularisation, et vous pourriez être contraint à lui verser des dommages-intérêts.

Rappelez-vous que dans tous les cas, passé ce délai légal, les sommes sont prescrites. Par conséquent, vous ne pouvez plus réclamer le montant des loyers ou des charges impayés.

Bon à savoir

Lors du départ de votre locataire, si le logement que vous louez dépend d'un immeuble en copropriété, vous êtes en droit de conserver jusqu'à 20 % de son dépôt de garantie pour parer une éventuelle régularisation de charges. À la date de cette régularisation, vous conservez, le cas échéant, le montant qui vous est dû et restituez le surplus à votre ancien locataire.

La régularisation de charges abusive

Si vous n'avez pas respecté les délais de régularisation, vous ne pouvez pas décider subitement de réclamer une somme élevée à votre locataire. Dans ce cas, la régularisation risque d'être considérée comme abusive.

Pour éviter d'éventuels conflits avec l'occupant du bien dont vous êtes propriétaire, et d'avoir à lui verser de potentiels dommages-intérêts, veillez à honorer vos obligations, et procédez à une régularisation de charges chaque année.

Quelles sont les charges récupérables pour une location en bail mobilité ?

Ce contrat de location meublée de courte durée vous permet d'appliquer des charges locatives récupérables.

Toutefois, vous devez appliquer des charges récupérables au forfait uniquement du fait de la courte période du contrat. Par conséquent, le loyer ne peut donner lieu à aucun complément ni régularisation.

Le montant du forfait est expressément mentionné dans le bail.

Charges locatives : litiges

En cas de litige avec votre locataire concernant les charges locatives récupérables, vous pouvez saisir gratuitement la Commission départementale de conciliation (CDC) du département dont dépend le logement loué. Cette formalité se fait par lettre recommandée avec accusé de réception.

Les démarches peuvent varier en fonction du montant du différend :

  • S'il porte sur un montant inférieur à 5 000 euros : il faut nécessairement saisir le conciliateur avant de pouvoir saisir le juge ;
  • S'il concerne une somme totale supérieure à 5 000 euros : vous pouvez saisir directement le juge sans passer par la Commission départementale de conciliation.

FAQ

C'est quoi les charges locatives ?

Les charges locatives (aussi appelées charges récupérables) représentent certaines dépenses liées à la location d'un bien immobilier. Elles sont payées par le propriétaire bailleur qui peut, selon leur nature, les imputer à son locataire.

Quelles sont les charges à payer par le locataire ?

Les charges qui incombent au locataire sont expressément listées dans le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Toutes les dépenses non incluses dans cette liste ne peuvent être réclamées au locataire.

Les 3 catégories principales des charges récupérables sont :

  • Les frais de service liés au logement et à l'usage de l'immeuble ;
  • Les coûts d'entretien courant et de petites réparations dans les parties communes du bâtiment ;
  • Les impôts locatifs et redevances.

Comment connaître le montant des charges locatives ?

Pour connaître le montant des charges locatives, vous devez consulter le dernier arrêté de comptes annuels de la copropriété envoyé par le syndic. En divisant cette somme par 12, vous obtenez le coût de la provision de charges locatives mensuelle.

Quelles sont les charges dues par le propriétaire ?

Les charges que le propriétaire ne peut en aucun cas récupérer sont notamment :

  • les gros travaux dans le bâtiment ;
  • les grosses réparations ;
  • les frais afférents à la gestion de la copropriété.

Comment calculer les charges locatives ?

Le mode de calcul des charges locatives diffère selon que le logement est loué vide ou meublé :

  • Si le logement est loué vide, le calcul des charges locatives se fait au réel. Le montant de la provision sur charges est basé sur les résultats de l'année antérieure lors de la précédente régularisation de charges. Il est ensuite soumis à une régularisation annuelle.
  • Si le logement est loué meublé ou en colocation, le calcul des charges peut avoir lieu au réel ou au forfait, au choix du propriétaire. Ce dernier mode de calcul ne donne lieu à aucune régularisation.

Sources :

Legifrance.fr :

Service-public.fr - Dans quels cas saisir la commission départementale de conciliation ?

Charges Locatives : définition, calcul, régularisation et litiges

Les charges locatives récupérables représentent des dépenses liées à la location immobilière que le propriétaire-bailleur est en droit de se faire rembourser par le locataire.

Soyez vigilant, car elles ne sont pas toutes récupérables. En effet, la loi énonce clairement la liste exhaustive de tous les frais imputables à l'occupant du logement. Dès lors, celui-ci doit s'acquitter du paiement de cette obligation locative en même temps que le règlement du loyer. Par ailleurs, pour appliquer ces frais supplémentaires, vous pouvez, selon le type de bail, les calculer au forfait ou au réel. Dans ce dernier cas uniquement, vous fixez une provision sur charges mensuelles puis vous procédez chaque année à une régularisation des charges au moment de la clôture des comptes.

En cas de régularisation tardive, abusive ou de tout autre litige lié à la location, vous pouvez, comme votre locataire, saisir les instances du département dont dépend le logement.

Charges locatives : définition

Les charges locatives dites récupérables représentent les dépenses courantes attachées à l'immeuble ou au logement loué. Elles sont payées par le propriétaire-bailleur d'un appartement, qui peut ensuite se faire rembourser par son locataire.

Elles concernent :

Toutefois, toutes les charges afférentes à la location ne sont pas récupérables. En effet, seules celles strictement définies par le décret n° 87-713 du 26 août 1987 peuvent être réclamées au locataire.

Elles s'ajoutent au montant du loyer mensuel, et sont payables en même temps que celui-ci.

Quelles sont les charges récupérables en location vide ?

Liste des charges imputables au locataire

L'intégralité des charges pouvant être réclamée au locataire est clairement et strictement établie dans le décret visé ci-dessus.

La liste est longue et détaillée, mais les 3 catégories principales sont les suivantes :

  1. Les frais de service liés au logement et à l'usage de l'immeuble, notamment :
    - frais générés par la consommation des occupants (eau chaude, eau froide, chauffage collectif) ;
    - frais de location d'entretien et exploitation des compteurs généraux et individuels ;
    - fourniture d'énergie de toute nature ;
    - etc.
  2. Les coûts d'entretien courant et de petites réparations dans les parties communes de l'immeuble :
    - eau nécessaire à l'entretien courant des parties communes (y compris station d'épuration) ;
    - dépenses pour l'entretien et l'exploitation des espaces extérieurs ;
    - coûts d'entretien de propreté (frais de personnel, fourniture de produits) ;
    - frais liés aux ascenseurs et monte-charge (visites périodiques, tenue d'un dossier d'entretien par l'entreprise, etc.) ;
    - coûts relatifs aux aires de stationnement, abords des espaces verts, équipements de jeux pour enfants ;
    - exploitation et entretien des parties communes ;
    - etc.
  3. Les taxes locatives et redevances :
    - taxe d'enlèvement des ordures ménagères ;
    - taxe de balayage ;
    - redevance assainissement.
À noter

Les abonnements d'accès à l'électricité et à internet ne constituent pas des charges locatives. Ils doivent être souscrits par le locataire.

Comment calculer une provision sur charges en location vide ?

Vous louez un logement vide ?

La réglementation vous oblige à pratiquer les charges locatives récupérables pour leur montant réel. Néanmoins, ce montant n'étant pas connu avant la clôture des comptes, le locataire vous verse une provision.

Pour calculer les charges locatives mensuelles, vous devez donc fixer le montant prévisionnel pour l'année, et le diviser par 12 mois pour obtenir la provision sur charges mensuelle.

La provision de charges (aussi appelée avance) est donc une estimation qui est fixée en fonction :

  • du montant annuel des charges de l'année précédente arrêté lors de la dernière régularisation ;
  • et du budget prévisionnel pour les immeubles en copropriété et les bailleurs personnes morales.

Elles représentent environ 75 % du montant des appels de fonds réclamés par le syndic d'une copropriété.

Bon à savoir

Lorsque le logement est loué en colocation, vous pouvez opter :

  • soit pour un calcul de charges au montant réel ;
  • soit pour un forfait qui ne peut subir aucune régularisation.

Comment calculer les charges au forfait en location meublée ?

Vous louez un logement meublé ?

Si le bail a été signé après le 27 mars 2014, vous avez le choix entre :

  • le calcul des charges au réel ci-dessus expliqué ;
  • ou le calcul des charges au forfait (le plus utilisé pour les locations meublées).

Si vous choisissez le calcul des charges au forfait, le montant est fixe. Il est nécessairement défini dans le contrat de bail. La périodicité des paiements doit aussi être expressément précisée dans le document.

Attention

Ce forfait ne pourra subir aucune régularisation excepté la réévaluation sur l'indice de référence des loyers (IRL). En d'autres termes, il ne pourra faire l'objet d'aucune augmentation postérieure si le montant des charges effectivement engagé dépasse largement celui payé par le locataire au titre du forfait.

Quelles sont les charges non récupérables des logements occupés ?

Par ailleurs, à titre d'exemples, les ouvrages suivants restent à la charge exclusive du propriétaire :

  • travaux importants d'entretien (ravalement de façade) ;
  • grosses réparations (frais de remplacement des tuiles d'une maison, de gouttières, d'une installation électrique défectueuse, etc. ) ;
  • travaux pour défaut de construction ;
  • vétusté des équipements de l'immeuble ;
  • mise en conformité ;
  • frais de gestion de copropriété ;
  • honoraires du syndic ;
  • part de salaire du gardien ;
  • etc.

Régularisation annuelle des charges locatives : comment faire ?

La méthode de calcul des charges récupérables

Une fois par an, le syndic de copropriété arrête les comptes. Il adresse à chaque copropriétaire un relevé répertoriant toutes les dépenses réelles engagées par la copropriété.

De votre côté, en qualité de bailleur, vous devez à votre tour :

  • clôturer les comptes de votre locataire ;
  • et comparer le montant des dépenses récupérables effectives avec les provisions qu'il a déjà versées.

Par conséquent, l'opération est la suivante :

Montant de la régularisation = charges locatives réelles - provisions sur charges versées par l'occupant

Un mois avant la date de régularisation des charges, vous adressez à votre locataire son décompte individuel précisant :

  • chaque type de charges (électricité, ascenseur, eau…) ;
  • le mode de répartition entre les locataires pour les biens dépendant d'un immeuble en copropriété ;
  • et le cas échéant, une note d'information sur le mode de calcul des charges de chauffage et d'eau chaude.

Dès lors, la régularisation intervient à la hausse ou à la baisse.

En effet, s'il a payé plus que les dépenses réelles, vous devez lui restituer le trop-perçu. Dans le cas contraire, vous pouvez lui réclamer le complément.

Bon à savoir

La loi vous oblige à tenir à la disposition de votre occupant, pendant 6 mois après l'envoi du décompte, toutes les pièces justifiant des dépenses locatives, notamment les factures et les contrats d'entretien. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 précise que cette consultation doit se faire dans «  des conditions normales » sans toutefois en préciser les modalités (remise de copies, envoi par courrier ou envoi électronique, etc.).

Les délais de la régularisation de charges

Une régularisation de charges locatives doit intervenir au moins une fois par an.

Dans le cas où vous omettez une année de régulariser les charges de votre locataire, et où vous procédez à cet ajustement au-delà de l'année civile (après le 31 décembre) suivant l'année d'exigibilité, vous devez accorder à votre locataire, s'il vous le demande, un échelonnement des paiements de ces arriérés sur 12 mois.

Attention à respecter le délai légal

Depuis l'entrée en vigueur de la loi Alur du 24 mars 2014, les réclamations d'un propriétaire (régularisation de charges ou paiement de loyers impayés par exemple) ou d'un locataire (contestation pour charges trop élevées ou pour un trop versé) ne peuvent intervenir que pendant un délai de 3 ans (contre 5 ans auparavant). Au-delà, il y a prescription.

La régularisation de charges tardive

En cas de retard, vous avez la possibilité de régulariser le montant des charges de votre locataire, dans un délai de 3 ans, quelle qu'en soit la raison :

  • oubli ;
  • ignorance ;
  • ou négligence.

Toutefois, ce manquement ne doit pas avoir été intentionnel. En effet, si votre locataire intente une action en justice, le juge pourrait considérer votre demande brutale ou déloyale. Il lui serait alors autorisé de refuser votre demande de régularisation, et vous pourriez être contraint à lui verser des dommages-intérêts.

Rappelez-vous que dans tous les cas, passé ce délai légal, les sommes sont prescrites. Par conséquent, vous ne pouvez plus réclamer le montant des loyers ou des charges impayés.

Bon à savoir

Lors du départ de votre locataire, si le logement que vous louez dépend d'un immeuble en copropriété, vous êtes en droit de conserver jusqu'à 20 % de son dépôt de garantie pour parer une éventuelle régularisation de charges. À la date de cette régularisation, vous conservez, le cas échéant, le montant qui vous est dû et restituez le surplus à votre ancien locataire.

La régularisation de charges abusive

Si vous n'avez pas respecté les délais de régularisation, vous ne pouvez pas décider subitement de réclamer une somme élevée à votre locataire. Dans ce cas, la régularisation risque d'être considérée comme abusive.

Pour éviter d'éventuels conflits avec l'occupant du bien dont vous êtes propriétaire, et d'avoir à lui verser de potentiels dommages-intérêts, veillez à honorer vos obligations, et procédez à une régularisation de charges chaque année.

Quelles sont les charges récupérables pour une location en bail mobilité ?

Ce contrat de location meublée de courte durée vous permet d'appliquer des charges locatives récupérables.

Toutefois, vous devez appliquer des charges récupérables au forfait uniquement du fait de la courte période du contrat. Par conséquent, le loyer ne peut donner lieu à aucun complément ni régularisation.

Le montant du forfait est expressément mentionné dans le bail.

Charges locatives : litiges

En cas de litige avec votre locataire concernant les charges locatives récupérables, vous pouvez saisir gratuitement la Commission départementale de conciliation (CDC) du département dont dépend le logement loué. Cette formalité se fait par lettre recommandée avec accusé de réception.

Les démarches peuvent varier en fonction du montant du différend :

  • S'il porte sur un montant inférieur à 5 000 euros : il faut nécessairement saisir le conciliateur avant de pouvoir saisir le juge ;
  • S'il concerne une somme totale supérieure à 5 000 euros : vous pouvez saisir directement le juge sans passer par la Commission départementale de conciliation.

FAQ

C'est quoi les charges locatives ?

Les charges locatives (aussi appelées charges récupérables) représentent certaines dépenses liées à la location d'un bien immobilier. Elles sont payées par le propriétaire bailleur qui peut, selon leur nature, les imputer à son locataire.

Quelles sont les charges à payer par le locataire ?

Les charges qui incombent au locataire sont expressément listées dans le décret n° 87-713 du 26 août 1987. Toutes les dépenses non incluses dans cette liste ne peuvent être réclamées au locataire.

Les 3 catégories principales des charges récupérables sont :

  • Les frais de service liés au logement et à l'usage de l'immeuble ;
  • Les coûts d'entretien courant et de petites réparations dans les parties communes du bâtiment ;
  • Les impôts locatifs et redevances.

Comment connaître le montant des charges locatives ?

Pour connaître le montant des charges locatives, vous devez consulter le dernier arrêté de comptes annuels de la copropriété envoyé par le syndic. En divisant cette somme par 12, vous obtenez le coût de la provision de charges locatives mensuelle.

Quelles sont les charges dues par le propriétaire ?

Les charges que le propriétaire ne peut en aucun cas récupérer sont notamment :

  • les gros travaux dans le bâtiment ;
  • les grosses réparations ;
  • les frais afférents à la gestion de la copropriété.

Comment calculer les charges locatives ?

Le mode de calcul des charges locatives diffère selon que le logement est loué vide ou meublé :

  • Si le logement est loué vide, le calcul des charges locatives se fait au réel. Le montant de la provision sur charges est basé sur les résultats de l'année antérieure lors de la précédente régularisation de charges. Il est ensuite soumis à une régularisation annuelle.
  • Si le logement est loué meublé ou en colocation, le calcul des charges peut avoir lieu au réel ou au forfait, au choix du propriétaire. Ce dernier mode de calcul ne donne lieu à aucune régularisation.

Sources :

Legifrance.fr :

Service-public.fr - Dans quels cas saisir la commission départementale de conciliation ?

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