SOMMAIRE
- Qui doit être présent ?
- Comment faire un état des lieux d'entrée sans le locataire ?
- Modèle de procuration état des lieux d'entrée
- Dans le cadre d'une colocation
- FAQ
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Vous louez un logement et avez fixé un rendez-vous pour la signature de l'état des lieux d'entrée. C'est parfait ! Problème, votre nouveau locataire ne peut pas s'y rendre. Pas de panique, il lui est possible d'être représenté par une personne de son choix. Pour cela, il doit rédiger une procuration qui lui permet de transférer sa responsabilité à un proche, un agent immobilier ou encore à un commissaire de justice (huissier).
Voyons en détail comment faire un état des lieux d'entrée sans la présence du locataire.
Qui doit être présent lors de l'état des lieux d'entrée ?
Qu'il s'agisse d'un état des lieux d'entrée ou de sortie, celui-ci doit être contradictoire. En d'autres termes, il doit être établi en présence du propriétaire et du locataire (ou de leur représentant). Leur présence sur les lieux est requise afin de vérifier une liste de points précis (à ce sujet, suivez nos conseils sur les points à vérifier lors de l'état des lieux d'entrée) tels que :
- D'inspecter le bien avec la plus grande attention, notamment au niveau de la propreté (que faire si le logement est sale lors de l'état des lieux d'entrée ?) ;
- De remplir précisément le formulaire d'état des lieux ;
- De prendre des photos visant à limiter tous litiges au moment de la sortie ;
- De noter toutes leurs observations.
Que doit faire chaque partie ?
Le propriétaire bailleur doit participer à l'élaboration de l'état des lieux du logement. C'est au moment de l'état des lieux d'entrée que s'effectue la remise des clés au nouveau locataire. Sa présence lui permet aussi de donner toutes les informations utiles relatives aux équipements, les mises en garde, et autres recommandations quant au fonctionnement des appareils électriques, chaudière, etc.
Le locataire doit également assister à l'état des lieux d'entrée. Cette formalité lui permet de constater d'éventuelles dégradations ou anomalies, et de ne pas se voir imputer leur réparation au moment de son départ. Il doit veiller à les inscrire sur l'état des lieux d'entrée en fournissant un maximum de détails.
S'il constate des dysfonctionnements ou des dégâts non relevés lors de l'état des lieux initial (chauffage, eau chaude…), le locataire dispose d'un délai de 10 jours après la signature pour contester l'état des lieux et pour compléter le document par la rédaction d'un avenant contradictoire.
Éditez un état des lieux d'entrée
Comment faire un état des lieux d'entrée sans le locataire ?
Si le locataire n'est pas disponible à la date prévue initialement, tentez de trouver une autre date qui vous convienne à tous les deux.
Rappelez à votre locataire les termes de l'article 1731 du Code civil qui prévoit que si l'état des lieux d'entrée n'est pas réalisé, sans preuve contraire, le locataire est supposé avoir reçu le logement en bon état.
S'il est vraiment très occupé, suggérez-lui de se faire représenter pour l'inspection du logement.
Se faire représenter par un mandataire pour compléter l'état des lieux
Si le locataire ne peut être présent, il peut se faire représenter par la personne de confiance de son choix : un membre de sa famille, un ami, l'agent immobilier, etc.
Il doit pour cela établir une procuration comportant toutes les informations suivantes nécessaires à sa validité :
- Son identité complète en qualité de mandant ;
- L'identité du mandataire à qui il donne pouvoir et responsabilité ;
- L'objet de la procuration ;
- L'adresse du bien loué ;
- Sa signature.
Le jour de l'état des lieux, le mandataire (celui qui signe à la place du locataire) se rend dans le logement loué muni de la procuration et de sa pièce d'identité.
Le mandataire est alors chargé d'inspecter le logement, vérifier l'inventaire du mobilier lors de l'état des lieux d'entrée d'un logement meublé… Il peut noter ses observations sur l'état des lieux comme l'aurait fait le locataire. Il signe ensuite au nom et pour le compte de son mandant (locataire).
Pour rappel, la signature du mandataire engage le mandant. Celui-ci ne pourra pas contester le document.
Modèle de procuration pour établir un état des lieux d'entrée (mandat)
Modèle de procuration pour établir un état des lieux d'entrée (mandat)
LE/LA SOUSSIGNÉ(E) : Monsieur/Madame [nom, prénom du locataire qui donne procuration], demeurant à [adresse complète], né(e) à [date de naissance], le [lieu de naissance],
De nationalité française et ayant la qualité de résident au sens de la réglementation fiscale
- Ci-après dénommé(e) « Le mandant »,
- lequel , constitue par les présentes pour son mandataire :
- Monsieur/Madame [nom, prénom du locataire qui donne procuration], demeurant à [adresse complète], né(e) à [date de naissance], le [lieu de naissance],
De nationalité française et ayant la qualité de résident au sens de la réglementation fiscale
Auquel, il donne tous pouvoirs à l'effet de :
- intervenir à l'état des lieux du bien situé à [adresse du logement] ;
- compléter tout formulaire ou document nécessaire à la bonne exécution de l'état des lieux d'entrée ;
- déclarer tout désordre, défaut ou dysfonctionnement qu'il constaterait dans le logement ;
- signer l'état des lieux en son nom et pour son compte.
À la suite de ces démarches, le mandataire sera bien et valablement déchargé de tout ce qu'il aura effectué en vertu du présent mandat sans qu'il soit besoin d'un écrit spécial.
Fait à…………. [lieu], le………….[date]
Signature
Se faire assister par un commissaire de justice (huissier) pour un état des lieux entrant
L'intervention d'un commissaire de justice est possible :
- Dans le cadre d'un état des lieux d'entrée ou de sortie amiable.
Son intervention est facultative. Elle se fait d'un commun accord entre le propriétaire du logement et le locataire. Le coût du constat est librement fixé par le professionnel. - S'il existe un ou plusieurs contentieux entre bailleur et locataire.
Son intervention est nécessaire. Elle se fait à l'initiative de l'une ou l'autre des parties.
Les actes rédigés par cet officier ministériel, notamment les états des lieux, sont incontestables. En cas de litige il s'agit d'une preuve disposant de la « force probante » (haut degré de valeur).
En pratique, l'huissier (commissaire de justice) convoque le propriétaire et le locataire par lettre recommandée avec accusé de réception au moins 7 jours à l'avance.
Les parties ne sont pas légalement obligées d'être présentes. C'est toutefois vivement conseillé pour émettre des réserves au procès-verbal le cas échéant.
Si le locataire ne se déplace pas, le commissaire de justice lui adresse l'état des lieux par courrier recommandé. Il s'impose ainsi aux deux parties présentes ou non.
Dans le cadre d'une colocation, peut-on faire un état des lieux lorsqu'un des colocataires est absent ?
Dans le cadre d'une colocation, les règles en matière de présence pour l'état des lieux varient selon le type de bail :
Bail unique (un bail signé par tous les colocataires)
Tous les colocataires doivent être présents lors de la signature de l'état des lieux. À défaut, le document serait inopposable.
S'il existe une clause de solidarité dans le contrat, un seul colocataire peut être présent pour l'établissement et la signature de l'état des lieux d'entrée.
Baux individuels (un contrat de location par colocataire)
L'état des lieux est établi à chaque entrée d'un colocataire, en sa présence. Les autres colocataires n'ont pas à y assister. Lorsqu'un colocataire n'est pas disponible, il peut se faire représenter par la personne de son choix en signant une procuration.
FAQ
Qu'est-ce qu'un état des lieux contradictoire ?
Un état des lieux est dit « contradictoire », car il doit être établi et signé par les deux parties (bailleur et locataire) pour être juridiquement valable. BailFacile vous permet d'éditer gratuitement un modèle d'état des lieux.
Qui peut assister à l'état des lieux d'une habitation ?
Le propriétaire et le locataire assistent à l'état des lieux d'un logement. Ils peuvent toutefois se faire représenter par une personne de leur choix qui sera présente à leur place, et signera le document en leur nom. Il est nécessaire pour cela d'établir une procuration.
Est-ce que quelqu'un peut faire l'état des lieux à ma place ?
Oui, vous pouvez donner tous pouvoirs à un tiers pour établir l'état des lieux à votre place. La signature d'une procuration est requise. Vous pouvez également faire appel à un huissier (commissaire de justice).
La présence du locataire est-elle obligatoire ?
Oui, la présence du locataire est obligatoire pour que l'état des lieux soit opposable.
Toutefois, la loi Alur n'interdit pas la remise des clés même en l'absence de l'état des lieux. Attention toutefois, car, au moment du départ du locataire, celui-ci peut se voir imposer des réparations pour des dommages dont il n'est pas à l'origine.
Sources
- Légifrance.gouv.fr - Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs
- Légifrance.gouv.fr - Article 1731 du Code civil.
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