Guide pratique sur l'assemblée générale extraordinaire de copropriété

Décider de travaux urgents ou importants

La tenue d’une assemblée générale extraordinaire (AGE) est requise pour traiter les questions nécessitant une décision rapide, sans attendre la prochaine assemblée générale ordinaire (AGO). Elle s'impose notamment lorsque la sécurité des résidents ou l'intégrité de l'immeuble est menacée.

Dès lors, le syndic peut urgemment convoquer une assemblée générale extraordinaire, en s'affranchissant des délais classiques de convocation de 21 jours. 

Statuer sur des situations exceptionnelles

Certaines circonstances imprévues ou situations spécifiques peuvent nécessiter la tenue d'une assemblée générale extraordinaire (AGE) :

• Résoudre des litiges majeurs nécessitant une prise de décision rapide ;
• Modifier en urgence le règlement de copropriété ;
• Révoquer le syndic et nommer un remplaçant ;
• Décider la vente ou l'acquisition de parties communes ;
• Approuver des travaux dans un lot privatif impactant les parties communes.

Cette assemblée complémentaire peut être initiée par :

• Le syndic, dans le cadre de la gestion courante ;
• Le conseil syndical, pour des problématiques collectives ;
• Des copropriétaires représentant au moins 25 % des voix.

Prendre des décisions sur les parties communes « spéciales »

Certaines décisions peuvent porter sur des parties communes dites « spéciales », c'est-à-dire des espaces ou installations partagés uniquement par une partie des copropriétaires (toit-terrasse, ascenseur desservant certains étages, parking).

Pour statuer sur des questions touchant ces espaces spécifiques, une assemblée générale spéciale peut être convoquée. Seuls les copropriétaires concernés participent alors aux discussions et aux votes relatifs aux résolutions proposées. 

Voter une motion en seconde lecture

Si une résolution recueille au moins un tiers des voix en AGO sans toutefois atteindre la majorité absolue, une seconde lecture peut être organisée entre 8 jours et 3 mois après l'assemblée initiale.

Lors de cette nouvelle délibération, la résolution peut être adoptée à la majorité des voix exprimées, selon l'article 24 de la loi du 10 juillet 1965.

L’organisation d'une assemblée générale extraordinaire (AGE) obéit à des règles similaires à celles d'une assemblée générale ordinaire (AGO), notamment en matière de participation des copropriétaires et de majorités requises pour valider les décisions. 

Déclencher une AGE

Contrairement à l'AGO qui est convoquée par le syndic, une AGE peut également être initiée par :

• Le conseil syndical ;
• Un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 25 % des voix. 

Le syndic doit répondre dans un délai de 8 jours, et organiser l'AGE dans un délai raisonnable, généralement sous un mois à réception de la demande.

Définir l'ordre du jour

L’ordre du jour est élaboré par le syndic, en concertation avec le conseil syndical. Il détaille clairement les résolutions sur lesquelles les copropriétaires devront se prononcer.

À noter que seules les résolutions inscrites à l'ordre du jour peuvent être discutées et votées lors de l'AGE.

Rédiger et envoyer les convocations

Le syndic est tenu de rédiger les convocations à l'assemblée générale et de les transmettre à l'ensemble des copropriétaires. Ces convocations peuvent être envoyées par lettre recommandée avec avis de réception ou, depuis la loi Alur, par voie électronique, si le copropriétaire a donné son accord pour ce mode d'envoi.

Les convocations doivent répondre aux conditions suivantes : 

• Elles doivent être transmises au moins 21 jours avant l'AGE, sauf en cas d'urgence ou de second vote, où le délai est réduit à 8 jours.
• Elles doivent inclure la date, l'heure et le lieu de l'assemblée ainsi que l’ordre du jour détaillé.

Joindre aux convocations les documents annexes

En complément des convocations, le syndic doit fournir les documents justificatifs nécessaires pour permettre aux copropriétaires de prendre des décisions avisées lors de l'assemblée générale extraordinaire (AGE). 

Ces documents peuvent inclure des devis pour les travaux, un projet d'acte pour modifier le règlement de copropriété, un formulaire de procuration pour les absents.

Vérification des présences et du quorum

Le syndic ou le président de séance établit la liste des copropriétaires présents, ceux représentés par procuration et les absents. 

Les AGE de copropriété ne requièrent pas de quorum spécifique. En d'autres termes, aucun minimum de copropriétaires présents ou représentés n'est requis pour voter les résolutions.

Désignation des organes de séance

Les copropriétaires procèdent ensuite à la désignation des organes de séance :

• Le président de séance : il s'agit généralement du syndic ou d'un membre du conseil syndical. Il est chargé de veiller au respect des règles légales et statutaires.
• Les scrutateurs : ils supervisent les votes.
• Le secrétaire : il doit rédiger le procès-verbal, et consigner les décisions prises et les résultats des votes.

Débats sur chaque point à l'ordre du jour

Les copropriétaires examinent les points inscrits à l'ordre du jour. Chaque résolution est présentée, discutée, puis soumise au vote. 

Les décisions sont adoptées en fonction de la majorité requise. Celle-ci varie selon la nature des résolutions : majorité simple, absolue ou renforcée.

Clôture et rédaction du procès-verbal d’AGE

À l'issue des délibérations, le président de séance clôt l'AGE. Le secrétaire rédige un procès-verbal officiel qui reprend l'ensemble des décisions adoptées ainsi que les résultats des votes. 

Ce document est ensuite signé par le président, le secrétaire et les scrutateurs avant d'être transmis aux copropriétaires pour notification.

Les frais liés à une AGE incluent des frais classiques (administratifs et exceptionnels) et, selon le type de syndic, des honoraires spécifiques.

Frais classiques (communs à tous types de syndic)

• envoi des convocations ;
• impression des documents annexes (devis, procuration) ;
• location éventuelle d'une salle.

Ces frais sont répartis entre tous les copropriétaires selon leurs tantièmes.

Honoraires selon le type de syndic

1. Syndic professionnel :
   Les honoraires, prévus dans le contrat, comprennent la préparation, la gestion de l'assemblée et la rédaction du procès-verbal. Des frais supplémentaires peuvent s'ajouter en cas de prestations exceptionnelles (litiges par exemple).
2. Syndic bénévole :
   Aucun honoraire n'est facturé. Toutefois, les frais classiques restent à la charge de la copropriété.
3. Syndic coopératif :
   Aucune rémunération n'est perçue, la gestion étant assurée collectivement. Les frais classiques et éventuels restent à la charge de la copropriété.

Frais d’AGE à l'initiative d'un ou plusieurs copropriétaires 

• AGE initiée par des copropriétaires : si l'assemblée est convoquée pour une problématique ne concernant qu'un ou plusieurs copropriétaires, ces derniers peuvent être tenus de prendre en charge l'intégralité des frais liés à son organisation (convocations, location de salle, etc.).
• Parties communes spéciales : lorsque l'AGE porte sur des espaces ou installations spéciales (par exemple une aire de parking réservée à l'un des bâtiments de la copropriété), seuls les copropriétaires concernés assument les frais en fonction de leurs tantièmes ou des dispositions du règlement de copropriété.

Madame, Monsieur,

En ma qualité de syndic, j’ai l’honneur de vous convoquer à une assemblée générale extraordinaire qui se tiendra : 

Date : [à préciser]
Heure : [à préciser]
Lieu : [préciser l'adresse]

L’ordre du jour portera sur les points suivants : 

[Décrire précisément les points à aborder]

En cas d'empêchement, je vous invite à désigner un mandataire pour vous représenter lors de cette assemblée. Vous trouverez ci-joint un formulaire de procuration à cet effet.

Je vous rappelle que votre participation, qu'elle soit directe ou par représentation, est essentielle au bon déroulement de cette assemblée.

[…]