Peut-on procéder à une augmentation de charges locatives en cours de bail, et si oui comment ?

Révision annuelle des charges locatives en location vide

Dans le cadre d'une location nue (non meublée), le locataire paie toujours ses charges récupérables au réel. En d'autres termes, il verse des provisions mensuelles, c'est-à-dire des avances régulières. Le montant de ces provisions est basé sur :

• les dépenses de l'année précédente ;
• et sur le budget prévisionnel pour les immeubles en copropriété. 

À la fin de l'exercice comptable, le propriétaire procède à une régularisation selon les dépenses réelles engagées : il peut soit réclamer un complément si les provisions versées sont insuffisantes, soit rembourser le surplus au locataire.

Dans le cas d'un contrat de colocation, le bailleur peut demander le versement de charges locatives forfaitaires lors de la signature du bail. Dans ce cas, aucune régularisation ne peut être demandée au locataire en fin d'année.

Indexation des charges d'un appartement ou d'une maison meublé(e)

Pour une location meublée, le bailleur peut choisir de réclamer les charges locatives au réel ou au forfait :

• Charges payables au réel : comme pour une location vide, une régularisation des charges peut s'appliquer en fin d'exercice sur présentation des justificatifs des charges locatives par le propriétaire.
• Charges payables au forfait : dans ce cas, les charges ne peuvent pas être régularisées. Cependant, le propriétaire peut, chaque année, indexer le montant des charges en même temps que le loyer selon l'évolution de l'indice de référence des loyers (IRL) publié par l'INSEE. Pour être valable, l'indexation doit nécessairement être prévue dans le contrat de location.

Modification des charges locatives en cours de location

Le propriétaire peut augmenter les charges locatives lorsque de nouvelles charges récupérables s'ajoutent en cours de location, par exemple :

• Installation d'un chauffage collectif : si la copropriété décide d'installer un chauffage collectif, les charges locatives peuvent augmenter pour couvrir les frais de fonctionnement et d'entretien.
• Modification des clés de répartition : si les règles de répartition de certaines charges récupérables sont modifiées, le montant des charges locatives peut évoluer à la hausse ou à la baisse.

Dans ces cas, le propriétaire doit informer le locataire des changements à venir, et rédiger un avenant au bail, précisant notamment :

• l'adresse du logement ;
• la date de signature du bail initial ;
• le montant des charges initialement prévues ;
• les motifs de la modification du contrat de location 
• la nature et montant des nouvelles charges ;
• la date d'effet de l'avenant.

Méthode de régularisation annuelle des charges

Chaque année, le propriétaire procède à la régularisation des charges locatives. Voici la méthode en 5 étapes :

1. Envoi du décompte des charges :

Le propriétaire envoie au locataire un récapitulatif détaillé des charges locatives.
Depuis le 1er septembre 2015, si le locataire en fait la demande, ce décompte peut être transmis par voie électronique.

2. Informations supplémentaires pour les immeubles collectifs :

Le propriétaire d'un bien situé dans un immeuble collectif doit aussi adresser au locataire, 1 mois avant la régularisation :

• Le décompte annuel des charges locatives par nature ;
• Le mode de répartition des charges entre les différents locataires ;
• Une note d'information sur les modalités de calcul des charges de chauffage et de production d'eau chaude sanitaire collectifs, le cas échéant ;
• La consommation individuelle de chauffage et d'eau chaude sanitaire du logement.

3. Répartition des charges :

La répartition des charges est différente selon que le logement loué dépend d'un immeuble individuel ou en copropriété :

• Dans un immeuble détenu par un seul propriétaire :  ce dernier doit préciser une clé de répartition des charges équitable pour tous les locataires.
• Dans un immeuble en copropriété : la répartition des charges est déterminée par les termes du règlement de copropriété.

4. Disponibilité des pièces justificatives :

Pendant 6 mois après l'envoi du décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire l'ensemble des pièces justificatives relatives aux charges (factures, contrats de prestation, d'entretien, etc.).

5. Ajustement des provisions :

• Si les provisions versées par le locataire dépassent les charges réelles, le propriétaire rembourse le trop-perçu au locataire.
• Si les provisions sont insuffisantes, le propriétaire demande le complément au locataire en se basant sur les dépenses réelles et le budget prévisionnel.

Pour formaliser cette procédure, le propriétaire doit adresser une notification à chaque signataire du contrat de location par lettre recommandée avec avis de réception. 

Modèle de lettre de régularisation de charges locatives