SOMMAIRE
- Comment comptabiliser un dépôt de garantie ?
- Comment comptabiliser la restitution du dépôt de garantie ?
- FAQ
Ce qu'il faut retenir
L'enregistrement comptable du dépôt de garantie dépend de sa source.
Le versement du cautionnement par le locataire est à enregistrer dans le compte 165.
Le remboursement de cette somme à l'issue de la location se fait dans le 275.
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La comptabilisation du dépôt de garantie versé par un locataire n’est pas une simple formalité. Pour un bailleur, qu’il soit particulier ou en société, il s’agit d’un élément comptable clé qu’il faut enregistrer correctement, surtout si le régime fiscal impose une tenue rigoureuse des comptes. Ce dépôt, bien qu’encaissé, n’est pas un revenu : il constitue une dette vis-à-vis du locataire. Et selon qu’il est restitué ou conservé en partie (ou en totalité), les écritures comptables diffèrent.
Comment comptabiliser un dépôt de garantie ?
Le dépôt de garantie est une somme versée par le locataire à la signature du bail. Il vise à couvrir d’éventuels manquements (impayés, dégradations). Comptablement, cette somme ne peut être considérée comme un revenu dès son encaissement.
Tant qu’elle est détenue par le bailleur, cette somme représente une dette envers le locataire. Il est donc indispensable de l’inscrire au passif du bilan dans un compte de type 165 – Dépôts et cautionnements reçus. Le dépôt sera ensuite soldé en fonction des dégradations constatées au terme de la location.
Pour comptabiliser la réception du dépôt de garantie, le bailleur doit donc inscrire la somme :
- Au débit du compte 512 - Banque ;
- ET reporter le montant au crédit du compte 165 - Dépôts et cautionnements reçus.
Exemple
Le bailleur reçoit 1 000€ de dépôt de garantie. L'écriture doit être comme suit :
| Numéro de compte | Libellé | Débit (€) | Crédit (€) |
|---|---|---|---|
| 512 | Banque | 1 000 | |
| 165 | Dépôts et cautionnements reçus | 1 000 |
Comment comptabiliser la restitution du dépôt de garantie ?
Comptabilisation de la restitution intégrale du dépôt de garantie
Si le locataire récupère l’intégralité du montant du chèque de caution, l’écriture comptable vient simplement solder la dette enregistrée au 165.
Il faut donc reporter la somme :
- Au débit du compte 165 – Dépôts et cautionnements reçus ;
- Puis au crédit du compte 512 - Banque.
Exemple
Le bailleur remet la totalité des 1 000 € de dépôt de garantie au locataire. L'écriture se présente comme suit :
| Numéro de compte | Libellé | Débit (€) | Crédit (€) |
|---|---|---|---|
| 165 | Dépôts et cautionnements | 1 000 | |
| 512 | Banque | 1 000 |
Comptabilisation d'un dépôt de garantie conservé intégralement par le bailleur
Si le bailleur conserve l'intégralité du dépôt de garantie, il faut inscrire le montant de la caution :
- Au débit du compte 165 – Dépôts et cautionnements ;
- Et reporter cette somme au crédit du compte 706 - Prestations de services ou 758 - Produits divers de gestion courante.
Notons que le bailleur doit utiliser :
- Le compte 706 - Prestations de services pour les retenues liées aux loyers ou aux charges ;
- Le compte 758 - Produits divers de gestion courante pou les retenues justifiées par des dégradations locatives ou autres.
Exemple
Le bailleur conserve les 1 000 € de dépôt de garantie à titre d'impayés de loyers et de charges.
| Numéro de compte | Libellé | Débit (€) | Crédit (€) |
|---|---|---|---|
| 165 | Dépôts et cautionnements | 1 000 | |
| 706 | Prestation de services | 1 000 |
Comptabilisation de la restitution partielle du dépôt de garantie
Si le bailleur restitue au locataire une partie du dépôt de garantie, il faut inscrire :
- Le montant initial du dépôt de garantie au débit du compte 165 – Dépôts et cautionnements ;
- La somme remise au locataire au crédit du compte 512 - Banque ;
- La portion conservée par le bailleur au crédit du compte 706 - Prestations de services ou 758 - Produits divers de gestion courante.
Exemple
Le dépôt de garantie était de 1 000 €. Le bailleur restitue 700 € au locataire et conserve 300 € pour couvrir des impayés de charges.
| Numéro de compte | Libellé | Débit (€) | Crédit (€) |
|---|---|---|---|
| 165 | Dépôts et cautionnements | 1 000 (montant total du DG) | |
| 512 | Banque | 700 (partie remboursée) | |
| 706 | Prestations de services (ou 758) | 300 (partie non remboursée) |
FAQ
Dans quels cas le bailleur doit-il tenir une comptabilité ?
Le bailleur doit tenir une comptabilité rigoureuse s'il relève du régime réel d'imposition. L'administration fiscale peut éventuellement consulter les comptes pour vérifier l'existence des sommes versées.
Les SCI doivent obligatoirement tenir une comptabilité qu'elles soient imposées à l'Impôt sur les revenus (IR) ou à l'Impôt sur les sociétés (IS).
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