Comment procéder à la comptabilisation du dépôt de garantie ?
Publié le 25 septembre 2023Mis à jour le 18 juillet 2024
SOMMAIRE
- Comment comptabiliser un dépôt de garantie ou un cautionnement ?
- Le remboursement de la caution en location
Ce qu'il faut retenir
L'enregistrement comptable du dépôt de garantie dépend de sa source.
Le versement du cautionnement par le locataire est à enregistrer dans le compte 165.
Le remboursement de cette somme à l'issue de la location se fait dans le 275.
Télécharger la fiche en PDF
Lisez ce contenu en toute confiance !
BailFacile aide déjà plus de 100 000 propriétaires-bailleurs à gérer leurs locations en totale autonomie. En savoir plus.
Vous avez versé ou reçu un dépôt de garantie ou un cautionnement ? Vous devez procéder à plusieurs écritures comptables. Pour cela, deux comptes liés aux locations mobilières et immobilières sont essentiels : le compte 165 « Dépôts et cautionnement reçus » et le compte 275 « Dépôts et cautionnement versés ». Ils vous permettent de suivre le flux financier du dépôt de garantie de sa réception jusqu'à son remboursement total ou partiel.
Comment comptabiliser un dépôt de garantie ou un cautionnement ?
Rappel sur le dépôt de garantie
Le montant du chèque de caution est réglementé : 1 mois de loyer hors charges pour une location vide ; Et en location meublée, il est possible de demander 2 mois de caution. Pour autant, peut-on encaisser le dépôt de garantie ? Oui, c'est possible, découvrez comment :
Règles de base pour la comptabilisation du dépôt de garantie
En comptabilité, les dépôts correspondent aux sommes versées par le locataire pour garantir les dégradations dans le logement. Les cautionnements sont les sommes versées pour garantir de potentiels non-paiements de loyer.
Le dépôt de garantie du locataire est inscrit, selon que vous êtes le bailleur ou le professionnel locataire, au crédit du compte :
- 165 « Dépôts et cautionnement reçus » pour les sommes encaissées ;
- Ou 275 « Dépôts et cautionnement versés » pour les sommes déboursées.
Il existe des sous-catégories de compte selon la nature des versements :
- Pour les dépôts : 2751
- Pour les cautionnements : 2755
Le compte de banque du bénéficiaire est identifié sous le numéro 512.
Dépôts de garanties versés : quand utiliser le compte 275 ?
Les dépôts de garantie et cautionnements que vous versez pour la location d'un bien doivent être enregistrés sur le compte des immobilisations financières.
Ces sommes versées au titre d'un dépôt de garantie pour les locations mobilières ou immobilières sont identifiées sous le compte 275. Elles sont bloquées jusqu'à la réalisation d'une condition suspensive.
Le compte est soldé lorsque la caution est restituée.
En comptabilité, le débit et le crédit sont inversés par rapport à un compte bancaire.
Aussi, un solde positif est un solde débiteur.
Prenons un exemple :
Vous versez un dépôt de garantie de 800 € à votre bailleur pour la location de votre local professionnel :
| Compte | Libellé du compte | Somme débitée | Somme créditée |
|---|---|---|---|
| 275 | Dépôts et cautionnements | 800 € | |
| 512 | Banque | 800 € |
Dépôts de garantie reçus : quand utiliser le compte 165 ?
Lorsque vous recevez un dépôt de garantie en qualité de bailleur, la somme reçue est inscrite au crédit du compte numéro 165.
Par exemple :
Si vous recevez un dépôt de garantie de 800 € de votre locataire :
| Compte | Libellé du compte | Somme débitée | Somme créditée |
|---|---|---|---|
| 165 | Dépôts et cautionnements | 800 € | |
| 512 | Banque | 800 € |
Le dépôt de garantie correspond à la somme réclamée par le propriétaire au moment de la signature d'un contrat de location. Il garantit le bailleur contre les loyers impayés, le défaut d'entretien du logement et les dégradations. Il est encaissé par le propriétaire dès son versement. Son montant ne peut excéder un mois de loyers hors charges en location vide, et deux mois de loyers hors charges pour les locations meublées.
Le remboursement de la caution en location
La restitution totale de la somme au locataire
Lorsque le locataire quitte le logement, vous devez lui restituer tout ou partie de sa caution si aucun dégât n'est constaté dans l'état des lieux de sortie avec huissier ou à l'amiable.
L'écriture comptable est la suivante :
| Compte débité | Libellé du compte | Somme débitée | Somme créditée |
|---|---|---|---|
| 165 | Dépôts et cautionnements | 800 € | |
| 512 | Banque | 800 € |
La caution perçue : restitution partielle
Lors du départ du locataire, si des dégâts sont constatés dans le logement, le propriétaire peut retenir une partie du dépôt de garantie.
Par conséquent, si vous retenez 300 €, les opérations à inscrire en comptabilité sont :
| Compte débité | Libellé du compte | Somme débitée | Somme créditée |
|---|---|---|---|
| 165 | Dépôts et cautionnements | 800 €(montant total du DG) | |
| 706 ou 791 | Prestations de service ou Transfert de charges | 300 € (partie non remboursée) | |
| 512 | Banque | 500 € (partie remboursée au locataire) |
La caution non restituée (conservée en totalité par le bailleur)
Lorsque la caution reçue est conservée par le bailleur en totalité pour assurer la remise en état du bien, l'opération est :
| Compte débité | Libellé du compte | Somme débitée | Somme créditée |
|---|---|---|---|
| 165 | Dépôts et cautionnements | 800 € | |
| 706 (si loyers impayés) ou 791 (si dégradations) | Prestations de service ou Transfert de charges | 800 € (partie non remboursée) |
Concernant les baux commerciaux soumis à TVA, vous devez créditer le compte de TVA pour la partie de caution conservée au titre de loyers impayés.
Pour les dégradations, vous devez enregistrer la facture de travaux sur le compte des charges :
- Débit du compte 615 « Entretien et réparation » ;
- Débit du compte 44566 « TVA déductible sur biens et services » pour les loyers soumis à TVA ;
- Crédit du compte 401 « fournisseur » (engagement) ou 512 « banque » (trésorerie).
Téléchargez la fiche PDF de ce guide
SOMMAIRE
- Comment comptabiliser un dépôt de garantie ou un cautionnement ?
- Le remboursement de la caution en location
Téléchargez la fiche PDF de ce guide
