Publié le 25 septembre 2023Mis à jour le 4 décembre 2023
Publié le 25 septembre 2023Mis à jour le 4 décembre 2023
Vous avez versé ou reçu un dépôt de garantie ou un cautionnement ? Vous devez procéder à plusieurs écritures comptables. Pour cela, deux comptes liés aux locations mobilières et immobilières sont essentiels : le compte 165 « Dépôts et cautionnement reçus » et le compte 275 « Dépôts et cautionnement versés ». Ils vous permettent de suivre le flux financier du dépôt de garantie de sa réception jusqu'à son remboursement total ou partiel.
SOMMAIRE
Le montant du chèque de caution est réglementé : 1 mois de loyer hors charges pour une location vide ; 2 mois de loyer HC en meublée.
En comptabilité, les dépôts correspondent aux sommes versées par le locataire pour garantir les dégradations dans le logement. Les cautionnements sont les sommes versées pour garantir de potentiels non-paiements de loyer.
Le dépôt de garantie du locataire est inscrit, selon que vous êtes le bailleur ou le professionnel locataire, au crédit du compte :
Il existe des sous-catégories de compte selon la nature des versements :
Le compte de banque du bénéficiaire est identifié sous le numéro 512.
Les dépôts de garantie et cautionnements que vous versez pour la location d'un bien doivent être enregistrés sur le compte des immobilisations financières.
Ces sommes versées au titre d'un dépôt de garantie pour les locations mobilières ou immobilières sont identifiées sous le compte 275. Elles sont bloquées jusqu'à la réalisation d'une condition suspensive.
Le compte est soldé lorsque la caution est restituée.
En comptabilité, le débit et le crédit sont inversés par rapport à un compte bancaire.
Aussi, un solde positif est un solde débiteur.
Prenons un exemple :
Vous versez un dépôt de garantie de 800 € à votre bailleur pour la location de votre local professionnel :
| Compte | Libellé du compte | Somme débitée | Somme créditée |
|---|---|---|---|
| 275 | Dépôts et cautionnements | 800 € | |
| 512 | Banque | 800 € |
Lorsque vous recevez un dépôt de garantie en qualité de bailleur, la somme reçue est inscrite au crédit du compte numéro 165.
Par exemple :
Si vous recevez un dépôt de garantie de 800 € de votre locataire :
| Compte | Libellé du compte | Somme débitée | Somme créditée |
|---|---|---|---|
| 165 | Dépôts et cautionnements | 800 € | |
| 512 | Banque | 800 € |
Lorsque le locataire quitte le logement, vous devez lui restituer tout ou partie de sa caution si aucun dégât n'est constaté dans l'état des lieux de sortie avec huissier ou à l'amiable.
L'écriture comptable est la suivante :
| Compte débité | Libellé du compte | Somme débitée | Somme créditée |
|---|---|---|---|
| 165 | Dépôts et cautionnements | 800 € | |
| 512 | Banque | 800 € |
Lors du départ du locataire, si des dégâts sont constatés dans le logement, le propriétaire peut retenir une partie du dépôt de garantie.
Par conséquent, si vous retenez 500 €, les opérations à inscrire en comptabilité sont :
| Compte débité | Libellé du compte | Somme débitée | Somme créditée |
|---|---|---|---|
| 165 | Dépôts et cautionnements | 800 €(montant total du DG) | |
| 706 ou 791 | Prestations de service ou Transfert de charges | 300 € (partie non remboursée) | |
| 512 | Banque | 500 € (partie remboursée au locataire) |
Lorsque la caution reçue est conservée par le bailleur en totalité pour assurer la remise en état du bien, l'opération est :
| Compte débité | Libellé du compte | Somme débitée | Somme créditée |
|---|---|---|---|
| 165 | Dépôts et cautionnements | 800 € | |
| 706 (si loyers impayés) ou 791 (si dégradations) | Prestations de service ou Transfert de charges | 800 € (partie non remboursée) |
Concernant les baux commerciaux soumis à TVA, vous devez créditer le compte de TVA pour la partie de caution conservée au titre de loyers impayés.
Pour les dégradations, vous devez enregistrer la facture de travaux sur le compte des charges :
Gérez mieux en moins de temps
Rédigé par Katia Kemmoun 
Après 25 années à exercer en tant que clerc de notaire, Katia est aujourd'hui rédactrice indépendante et certifiée. Elle partage ses savoirs sur des thématiques immobilières et juridiques pour le plus grand bonheur des lecteurs de BailFacile !
SOMMAIRE
Le montant du chèque de caution est réglementé : 1 mois de loyer hors charges pour une location vide ; 2 mois de loyer HC en meublée.
En comptabilité, les dépôts correspondent aux sommes versées par le locataire pour garantir les dégradations dans le logement. Les cautionnements sont les sommes versées pour garantir de potentiels non-paiements de loyer.
Le dépôt de garantie du locataire est inscrit, selon que vous êtes le bailleur ou le professionnel locataire, au crédit du compte :
Il existe des sous-catégories de compte selon la nature des versements :
Le compte de banque du bénéficiaire est identifié sous le numéro 512.
Les dépôts de garantie et cautionnements que vous versez pour la location d'un bien doivent être enregistrés sur le compte des immobilisations financières.
Ces sommes versées au titre d'un dépôt de garantie pour les locations mobilières ou immobilières sont identifiées sous le compte 275. Elles sont bloquées jusqu'à la réalisation d'une condition suspensive.
Le compte est soldé lorsque la caution est restituée.
En comptabilité, le débit et le crédit sont inversés par rapport à un compte bancaire.
Aussi, un solde positif est un solde débiteur.
Prenons un exemple :
Vous versez un dépôt de garantie de 800 € à votre bailleur pour la location de votre local professionnel :
| Compte | Libellé du compte | Somme débitée | Somme créditée |
|---|---|---|---|
| 275 | Dépôts et cautionnements | 800 € | |
| 512 | Banque | 800 € |
Lorsque vous recevez un dépôt de garantie en qualité de bailleur, la somme reçue est inscrite au crédit du compte numéro 165.
Par exemple :
Si vous recevez un dépôt de garantie de 800 € de votre locataire :
| Compte | Libellé du compte | Somme débitée | Somme créditée |
|---|---|---|---|
| 165 | Dépôts et cautionnements | 800 € | |
| 512 | Banque | 800 € |
Lorsque le locataire quitte le logement, vous devez lui restituer tout ou partie de sa caution si aucun dégât n'est constaté dans l'état des lieux de sortie avec huissier ou à l'amiable.
L'écriture comptable est la suivante :
| Compte débité | Libellé du compte | Somme débitée | Somme créditée |
|---|---|---|---|
| 165 | Dépôts et cautionnements | 800 € | |
| 512 | Banque | 800 € |
Lors du départ du locataire, si des dégâts sont constatés dans le logement, le propriétaire peut retenir une partie du dépôt de garantie.
Par conséquent, si vous retenez 500 €, les opérations à inscrire en comptabilité sont :
| Compte débité | Libellé du compte | Somme débitée | Somme créditée |
|---|---|---|---|
| 165 | Dépôts et cautionnements | 800 €(montant total du DG) | |
| 706 ou 791 | Prestations de service ou Transfert de charges | 300 € (partie non remboursée) | |
| 512 | Banque | 500 € (partie remboursée au locataire) |
Lorsque la caution reçue est conservée par le bailleur en totalité pour assurer la remise en état du bien, l'opération est :
| Compte débité | Libellé du compte | Somme débitée | Somme créditée |
|---|---|---|---|
| 165 | Dépôts et cautionnements | 800 € | |
| 706 (si loyers impayés) ou 791 (si dégradations) | Prestations de service ou Transfert de charges | 800 € (partie non remboursée) |
Concernant les baux commerciaux soumis à TVA, vous devez créditer le compte de TVA pour la partie de caution conservée au titre de loyers impayés.
Pour les dégradations, vous devez enregistrer la facture de travaux sur le compte des charges :
Gérez mieux en moins de temps
Rédigé par Katia Kemmoun
Après 25 années à exercer en tant que clerc de notaire, Katia est aujourd'hui rédactrice indépendante et certifiée. Elle partage ses savoirs sur des thématiques immobilières et juridiques pour le plus grand bonheur des lecteurs de BailFacile !
Sur le même thème
Sur le même thème
