Que faut-il savoir sur le loyer et les charges en location ?

Lorsqu’un propriétaire bailleur fixe le montant du loyer, il peut choisir de le présenter en « loyer hors charges » ou en « loyer charges comprises ». Ces deux notions sont essentielles, autant pour la transparence vis-à-vis du locataire que pour la conformité du bail.

Loyer hors charges

Le loyer hors charges correspond uniquement à la somme demandée pour l’usage du logement. Il n’inclut aucune dépense liée à l’entretien, aux services ou aux consommations du locataire.

C’est ce montant « nu » qui sert de base pour calculer la révision annuelle du loyer, la garantie loyers impayés ou encore la déclaration fiscale. Le paiement du loyer peut être prévu à terme échu ou à échoir, selon ce qui est indiqué dans le bail.

Loyer charges comprises

Le loyer charges comprises inclut le loyer nu, auquel s’ajoutent les charges locatives récupérables. Ce sont des dépenses avancées par le bailleur, comme l’eau, le chauffage collectif ou l’entretien de l’immeuble.

Selon le type de location, les charges peuvent être fixées sous forme de provision avec régularisation annuelle, ou de forfait sans ajustement. Ce total doit apparaître clairement dans le bail et les annonces.

Toutes les dépenses engagées par le bailleur ne sont pas refacturables au locataire. La loi encadre strictement ce que l’on appelle les charges récupérables. Bien connaître cette distinction est indispensable pour éviter les erreurs dans le bail… ou les litiges en fin de bail.

Charges récupérables d’après le décret

La liste des charges récupérables est fixée par le décret du 26 août 1987. Elle comprend notamment les frais liés à l’eau, au chauffage collectif, à l’entretien courant de l’immeuble ou encore à la taxe d’enlèvement des ordures ménagères.

Ce sont des dépenses liées à l’usage quotidien du logement, que le propriétaire paie d’abord et que le locataire rembourse ensuite.

Les charges qui ne peuvent pas être facturées

En revanche, certaines dépenses restent à la charge exclusive du bailleur. C’est le cas des gros travaux (ravalement, toiture), des frais de gestion, de la taxe foncière ou de l’assurance propriétaire non-occupant. Les facturer au locataire expose à une contestation… voire à un remboursement.

La fixation des charges locatives dépend du mode de calcul choisi, provision avec régularisation ou forfait. Le choix du régime influence la gestion courante et les obligations contractuelles. C’est aussi un point essentiel quand on se demande comment fixer le prix d’un loyer de manière juste et transparente.

Différence entre provision (avec régularisation) et forfait

La provision pour charges consiste à estimer un montant mensuel versé par le locataire, puis à effectuer une régularisation annuelle sur la base des dépenses réelles. Ce régime s’applique aux locations vides et peut également être utilisé en meublé.

Le forfait de charges, réservé à la location meublée, repose sur un montant fixe, non régularisable. Il reste identique pendant toute la durée du bail, sauf clause d’indexation.

Calcul du montant mensuel des charges

Le calcul repose généralement sur le décompte de charges de copropriété, en ne retenant que les charges récupérables. On estime souvent qu’elles représentent entre 70 et 80 % du total.
La taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) doit être ajoutée si elle n’apparaît pas déjà. La valeur locative cadastrale du bien peut également avoir un impact, notamment pour certaines taxes locales.

Dans le cas d’une provision pour charges, une régularisation annuelle est exigée par la loi (article 23 de la loi du 6 juillet 1989). Elle consiste à comparer les provisions versées par le locataire avec les dépenses réelles engagées sur l’année.

Indexer les charges selon la loi

La régularisation ne doit pas être confondue avec l’indexation du loyer, qui repose sur l’Indice de Référence des Loyers (IRL). Cette indexation permet d’ajuster le loyer une fois par an, à condition qu’une clause spécifique soit prévue dans le bail.

Documents transmettre au locataire

Lors de la régularisation annuelle, le bailleur doit mettre à disposition :

• Un état récapitulatif des charges par nature (eau, entretien, chauffage...) ;
• Les justificatifs des dépenses engagées, sur simple demande du locataire (factures, appels de charges...).

Un délai de trois ans s’applique pour réclamer un complément ou contester une régularisation. Au-delà, la créance est prescrite.

Le régime des charges locatives varie selon le type de location : vide ou meublée. Cette distinction a des conséquences sur le mode de calcul, la régularisation et la souplesse accordée au bailleur.

Charges d'une location vide

En location vide, le régime des charges réelles s’applique obligatoirement. Le bailleur perçoit une provision mensuelle, basée sur une estimation, puis procède à une régularisation annuelle. Ce fonctionnement est encadré par la loi et assure une transparence sur les dépenses engagées.

Charges d'une location meublée

En meublé, deux options sont possibles : provision avec régularisation, ou forfait sans ajustement. Le forfait offre plus de souplesse mais ne doit pas être excessif. Il peut être indexé à condition qu’une clause soit prévue dans le bail. En cas de provision, les règles sont identiques à celles de la location vide.