Comment fonctionne la clause de répartition du loyer et des charges ?

La clause de répartition du loyer et des charges est une section du bail locatif qui précise comment sont répartis le loyer et les charges locatives entre le propriétaire et le locataire. Elle indique :

• Le montant du loyer hors charges à la date de signature du bail ;
• Les modalités de révision du loyer (Indice IRL et trimestre concerné)
• Le montant du dépôt de garantie (1 mois de loyer hors charges en location vide et 2 mois en location meublée)
• Les modalités de versement du dépôt de garantie ainsi que les délais pour sa restitution
• Le montant des provisions pour charges ou du forfait de charges
• Les modalités de mise en œuvre de la régularisation de charges ainsi que les délais pour la réaliser.

Les charges récupérables sont toutes celles qui doivent être supportées par le locataire. Le décret n°87-713 du 26 août 1987 fixe la liste de toutes ces dépenses récupérables. Il s'agit d'une liste exhaustive limitative, c’est-à-dire que les charges qui ne sont pas mentionnées ne peuvent être récupérées sur le locataire. Celles-ci sont réparties selon les grands thèmes suivants :

• L'entretien courant des parties communes et les menues réparations : cela concerne notamment l'entretien ménager des halls, couloirs, escaliers, le coût d'entretien des produits de nettoyage ainsi que le remplacement des consommables (ampoules, fusibles...) ;
• Les dépenses relatives à la fourniture de services au locataire tels que l'eau froide ou l'eau chaude sanitaire ainsi que le chauffage lorsqu'ils sont collectifs. Cela comprend également l'électricité des parties communes de l'immeuble y compris les garages et espaces extérieurs ;
• Les taxes relatives aux services dont dispose l'immeuble (taxe d'enlèvement des ordures ménagères ou la redevance d'assainissement) ;
• L'entretien et la maintenance des équipements qui composent l'immeuble (ascenseur, système de désenfumage, ventilation...)
• Les dépenses d'entretien des espaces verts le cas échéant ;
• Les salaires du personnel d'entretien tels que les employés d'immeuble (à 100 %) et une partie du salaire des gardiens ou concierges (entre 40 % et 75 %) selon les tâches qu'ils réalisent.

Comme mentionné précédemment, les charges qui ne sont pas listées sur le décret ne sont pas récupérables sur le locataire. Cela signifie que le bailleur ne peut les imputer sur les provisions pour charges de son locataire. Ainsi, ces charges non récupérables demeurent exclusivement à charge du bailleur. La nature des charges concerne notamment les dépenses en travaux les dépenses de copropriété ainsi que certains impôts. De nombreuses dépenses peuvent entrer dans cette catégorie à savoir :

Les dépenses en travaux de l'article 1720 du Code civil

Selon l'article 1720 du Code civil, le bailleur est tenu de délivrer à son locataire un logement décent et en bon état de réparation. Cela ne s'arrête pas à la date d'entrée dans les lieux puisque cette obligation perdure tout au long de la durée du bail.

Ainsi les gros travaux sont à charge exclusive du bailleur. Cela concerne par exemple la réfection du plancher, le remplacement des équipements sanitaires, des appareils de chauffage ou le renforcement d'un mur de soutènement.

Également, les travaux rendus nécessaires à la suite de vandalisme, ne peuvent être facturés aux locataires.

Les dépenses en copropriété

En copropriété, certaines catégories de charges spécifiques sont des charges non récupérables :

• Les primes d'assurance de l'immeuble souscrites par le syndic ou à l'initiative du propriétaire concerné (assurance propriétaire non occupant, garantie des loyers impayés...)
• Les honoraires ou frais de syndic ;
• Les frais administratifs et de gestion du syndic ;
• Les dépenses relatives à la sécurité et la surveillance de l'immeuble ;

La taxe foncière

La taxe foncière sur les propriétés bâties (TFPB) est à la charge du propriétaire du logement au 1er janvier de chaque année. Cet impôt local ne peut être récupéré sur le locataire du bien concerné. Néanmoins, le montant de la taxe d'enlèvement des ordures ménagères figure sur la taxe foncière du bailleur. Seul ce montant peut être imputé au locataire au titre des charges récupérables.

La répartition des provisions pour charges locatives dépend du type de logement occupé. Elle varie selon que le bien est situé en copropriété ou en monopropriété.

En copropriété

Lorsque le logement est situé dans un ensemble immobilier divisé en lots appartenant à des propriétaires différents, il s'agit d'une copropriété. Il appartient au syndic de répartir les charges entre tous les copropriétaires, selon la quote-part qu'ils détiennent dans l'immeuble. Cette dernière est exprimée en tantièmes. Ce mode de répartition dépend de l'usage du local (bail d'habitation ou bail commercial) et en fonction de la surface du lot.

Tous les trimestres, le propriétaire paie ses charges auprès du syndic, basées sur le budget prévisionnel voté en assemblée générale. En parallèle, le propriétaire appelle des provisions pour charge à son locataire, pour couvrir la part locative de ces charges.

Ce n'est qu'à la fin de l'exercice comptable de la copropriété que la reddition des comptes intervient. Elle permet de procéder à la reddition des charges du locataire. Souvent, on parle de régularisation des charges. Elle permet de restituer au locataire le trop-perçu éventuel ou de demander un complément en cas de provisions pour charges insuffisantes.

Cas d'une monopropriété ou d'une maison individuelle

Dans ce cas de figure, seul le bailleur ou son mandataire est en mesure de répartir et régulariser les charges locatives. En effet, il doit calculer le montant des provisions pour charge afin de couvrir le montant des charges réelles. Ainsi, il peut se baser sur le montant payé les années précédentes ou réaliser une estimation s'il s'agit d'un logement neuf (type loi Pinel).

Lorsque le bailleur ne souhaite pas réaliser la régularisation annuelle des charges, il a la possibilité de déterminer un forfait de charges. Cela permet de facturer une somme forfaitaire mensuelle, qui reste la même pendant toute la durée du bail. Cette option n'est possible que dans les cas suivants :

• En location meublée ;
• En location vide, uniquement pour les colocations fonctionnant avec un bail individuel à chaque occupant.

À noter que la facturation au forfait ne présente pas que des avantages. Si la somme demandée est sous-évaluée, il ne sera pas possible de modifier le montant en cours de bail, ce qui peut entrainer une perte financière importante pour le bailleur.