Comment fonctionne la clause de communication par voie électronique ?

Que ce soit en copropriété ou en gestion locative, il faut savoir que de nombreux documents peuvent transiter entre professionnels de l'immobilier, copropriétaires, bailleurs et locataires par voie électronique. Il peut s'agir :

• De convocations aux assemblées générales et notifications des procès-verbaux ;
• D'avis d'échéance, appels de charges et quittances de loyer ;
• De courriers de relance, actes de commissaire de justice et notes d'informations.

La communication par voie électronique donne alors la possibilité de :

• Consulter des documents sur un espace personnel sécurisé ;
• Signer des documents en ligne, sans avoir à se déplacer ;
• Recevoir toutes les correspondances sur sa boîte mail.

Selon l'application de l'article 748-6 du Code civil, la mise en vigueur de la communication électronique doit garantir :

• Une identification fiable des parties ;
• L'intégrité des documents adressés ;
• La sécurité juridique et la confidentialité des échanges.

Tous les envois et notifications doivent faire l'objet d'un avis de réception électronique pour en garantir la bonne réception par le destinataire. Ces notifications tiennent lieu de preuve et offrent la possibilité de comptabiliser le démarrage d'un délai, le cas échéant.

Quelles sont les règles de communication en vigueur pour la location ?

En location, qu'il soit professionnel ou particulier, le bailleur a la possibilité de privilégier la communication électronique avec son locataire. Pour cela, le destinataire doit avoir, au préalable, donné son acceptation pour l'utilisation de ce mode de fonctionnement, en application de l'article 1.5 du nouveau Code civil. Cette règle est également reprise à l'article 21 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989, précisant les modalités à respecter pour l'envoi d'une quittance sous forme électronique.

Ainsi, l'une des solutions possibles pour le propriétaire est d'insérer une clause dans le contrat pour l'autoriser à utiliser un réseau de communication électronique pendant la durée du bail.

Quelles sont les règles de communication en vigueur en copropriété ?

En copropriété, les textes vont même plus loin. Selon le décret n°2020-834 du 2 juillet 2020, l'envoi des documents de copropriété était possible aux mêmes conditions qu'en gestion locative, c’est-à-dire en recueillant l'acceptation préalable des personnes concernées.

Avec l'adoption de la loi n°2024-322 du 9 avril 2024 dite "loi Habitat dégradé", l'acceptation préalable n'est plus nécessaire. L'utilisation de l'adresse électronique devient la norme, bien que cette loi n'ait pas donné lieu à la publication de décrets d'application publiés au journal officiel.

Toutefois les copropriétaires ont la possibilité de revenir à une communication sur support papier, dès lors qu'ils en font la demande expresse auprès du syndic.

La communication par voie électronique est source de nombreux avantages, que ce soit pour le bailleur, son locataire ainsi que d'un point de vue environnemental.

Les avantages pour le propriétaire

L'un des principaux avantages de la communication électronique est qu'elle permet au propriétaire d'échanger en temps réel avec son locataire sans qu'aucun des deux parties n'ait à se déplacer. Si le bailleur gère plusieurs biens, la transmission dématérialisée réduit le volume d'envoi postaux, réduisant par la même occasion le risque de retard en cas de délai à respecter.

Les avantages pour le locataire

Avec la communication par voie électronique, le locataire peut réaliser ses démarches administratives à distance même lorsqu'il ne peut relever sa boîte aux lettres. Il peut ainsi régler son loyer, consulter sa régularisation de charges ou solliciter son bailleur de manière instantanée.

Les avantages environnementaux

La gestion locative et la copropriété sont des activités gourmandes en papier. Selon la taille des immeubles, le nombre des destinataires peut être élevé et engendrer un nombre d'impressions très important. Une simple convocation à l'assemblée générale peut en effet représenter une cinquantaine de pages à multiplier par le nombre de copropriétaires. Se passer de ces envois papier et de leur acheminement par transport routier représente un impact positif non négligeable pour l'environnement.