Quelle est la bonne répartition des charges locatives ?

Les charges locatives désignent toutes les dépenses de fonctionnement induites par la location d’un logement (ascenseur, chauffage collectif, entretien de l’immeuble, etc.), qu’il s’agisse d’un bail d’habitation vide ou meublé.

Parmi ces coûts, il faut distinguer :

• Les « charges non récupérables », dont le montant doit être assumé en totalité par le bailleur ;
• Les « charges locatives récupérables », payées initialement par le propriétaire, mais dues par le locataire. Ces dépenses sont remboursées au propriétaire par le locataire, en même temps que le versement du loyer mensuel, soit de manière forfaitaire ou sous la forme d’une provision sur charges (avance de frais) qui fait l’objet d’une régularisation annuelle.

Toutes les dépenses liées à la propriété, à la valorisation du bien ou à sa conservation structurelle restent à la charge exclusive du bailleur. Même si ces frais profitent indirectement au locataire (meilleure isolation, sécurité renforcée, remise en état), ils ne peuvent jamais être imputés au titre des charges récupérables.

Ces charges concernent entre autres : 

• Les travaux de réparation et de rénovation (ex : remplacement ou réfection de la toiture, ravalement de façades, changement ou rénovation complète des menuiseries, mise aux normes électriques ou gaz, modernisation technique de grande ampleur…) ;
• L'entretien structurel du logement ou de l’immeuble (ex : remplacement des canalisations, réparation des fondations, traitement contre l'humidité ou les infiltrations, remise en état d'une toiture-terrasse…) ;
• Les frais de gestion et de copropriété non récupérables (ex : honoraires du syndic, frais d'assemblées générales, frais de contentieux, primes d'assurances…) ;
• Les Impôts et taxes exclusivement dus par le bailleur : (ex : Taxe foncière hors TEOM, taxes spéciales d'équipement, contribution économique territoriale…) ;
• Les fournitures et équipements durables : (ex : achat d'un nouveau réfrigérateur ou four dans une location meublée, remplacement d'un radiateur électrique ou d'un ballon d'eau chaude, pose d'un visiophone ou d'une alarme…). 

Les charges locatives récupérables sont définies de manière limitative par le décret n°87-713 du 26 août 1987. Elles concernent exclusivement des services dont le locataire bénéficie directement, ou des dépenses liées à l’usage courant du logement ou de l’immeuble.

Les charges locatives récupérables concernent :

• Les salaires et cotisations sociales versés aux employés d’immeubles et gardiens le cas échéant ;
• Les équipements collectifs dont l'ascenseur : charges d’exploitation de l'appareil (électricité, entretien, nettoyage, réparations, etc.). Notons que les frais de contrôle technique du matériel (tous les 5 ans) ne sont pas récupérables ;
• La production et distribution d’eau froide, eau chaude et chauffage collectif : il peut s’agir de la consommation propre au locataire en cas de raccord collectif, de l’eau nécessaire à l'entretien des parties communes et espaces extérieurs, des réparations de fuites ou encore de l’entretien des épurateurs de fumée ;
• Les parties communes intérieures et extérieures : dépenses liées à l’éclairage, à l’entretien et à la propreté, à la réparation ou au remplacement de petits équipements (minuterie, tapis, jeux pour enfants…), ainsi que des frais de personnel d'entretien ;
• Les taxes et redevances dues par le locataire (taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance d’assainissement collectif).

Les charges récupérables sont strictement encadrées par le décret n°87-713. En dehors de cette liste officielle, aucune autre dépense ne peut être imputée au locataire sous peine d’être considérée comme abusive.

Cela n’empêche pas le locataire d’être tenu de l’entretien courant et des petites réparations dans les parties qu’il occupe exclusivement. Cela inclut, par exemple, le nettoyage des sols, l’entretien des fenêtres ou encore le remplacement des joints de plomberie.

Dans le cas d’une maison individuelle sans parties communes, les charges récupérables se limitent en général à quelques postes, comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, dès lors que le locataire en bénéficie directement.

Deux modalités sont possibles selon le type de location (vide ou meublée) et les préférences du bailleur :

La provision sur charges avec régularisation annuelle

La provision sur charges avec régularisation annuelle est obligatoire pour les locations vides. 

Pour ce mode de paiement, le locataire verse en même temps que le loyer une provision mensuelle sur charges.

Une fois par an, à l'occasion de la régularisation annuelle, le bailleur calcule les charges réelles supportées durant l'année. Si les provisions versées ne couvrent pas les charges réelles, le propriétaire doit réclamer la somme manquante. Si les provisions versées excèdent les charges réelles, le bailleur doit rembourser le trop-perçu au locataire.

Le forfait des charges

Le forfait des charges concerne principalement les locations meublées bien que les propriétaires peuvent également opter pour la provision sur charges.

Cette fois-ci, le bailleur demande un montant fixe à titre de charges. Ce forfait doit être raisonnable et représentatif des charges réelles. Aucune régularisation annuelle n'aura lieu. Le bailleur ne pourra rien réclamer au locataire si la somme collectée ne couvre pas les charges réelles annuelles.

Lorsqu’un locataire quitte un logement, le propriétaire dispose de deux mois à compter de la remise des clés pour restituer le dépôt de garantie. Ce délai est réduit à un mois si l’état des lieux de sortie ne signale aucune dégradation locative. Cependant, les charges de copropriété étant généralement arrêtées sur une base annuelle, il est fréquent que les montants exacts ne soient pas connus au moment du départ du locataire.

Pour gérer cette situation, le propriétaire est autorisé à retenir jusqu’à 20 % du dépôt de garantie après le délai légal de restitution. Ce montant permet d’anticiper les éventuelles régularisations liées aux charges. Une fois les comptes annuels de l’immeuble définitivement approuvés, le propriétaire doit procéder à la régularisation définitive des charges. Le solde restant, s’il y en a, doit alors être restitué au locataire dans un délai d’un mois après l’arrêté des comptes, sans intérêts.