La loi prévoit deux régimes pour les charges locatives : les charges au réel ou au forfait.

En bail de location vide, c’est le régime des charges au réel qui s’applique d’office, à l’exception des colocations où le propriétaire peut opter pour les charges au forfait.

En bail meublé, le propriétaire peut opter pour le régime de récupération qu’il souhaite.

Les charges locatives au réel

Le bailleur demande chaque mois une provision sur charges, puis fait la régularisation chaque année, en fonction des coûts réels observés. Si une différence est constatée, ce qui est souvent le cas, il va pouvoir demander un complément au locataire ou lui rembourser le trop-perçu.

Les charges locatives au forfait

Le propriétaire estime les coûts annuels récupérables auprès du locataire, il les répartit ensuite sur l’année afin d’obtenir un forfait mensuel. Ce montant est ensuite ajouté au loyer, et répertorié dans le contrat de location. Ce dispositif permet de ne pas effectuer de régularisation de charges annuellement, ce qui est plus simple pour le bailleur comme pour le locataire.  

Une fois définies, les charges locatives au forfait ne pourront être augmentées. Elles pourront cependant être indexées sur l’indice de référence des loyers (IRL) via une clause dans le contrat de location, comme peut l’être le loyer.

La régularisation des charges locatives intervient chaque année, à l’initiative du propriétaire.

• Si le montant de la provision est inférieur au coût réel des charges récupérables, le bailleur pourra demander un complément au locataire.
• Si le montant de la provision est supérieur au coût réel des charges récupérables, le bailleur lui reversera le trop-perçu.

Ces charges seront visibles chaque mois sur la quittance de loyer que le propriétaire remet à son occupant.

Deux textes viennent définir ce que regroupent les charges locatives.

L’article 23 de la loi du 6 juillet 1989 les définit dans les grandes lignes, ce sont :

• Les services liés à l’usage du logement loué ;
• Les dépenses d’exploitation et d’entretien courant ;
• Les taxes pour des services dont le locataire profite directement.

Le décret n°87-713 du 26 août 1987 va quant à lui lister les charges récupérables de manière exhaustive :

• Ascenseurs et monte-charge : dépenses d’électricité, d’exploitation, d’entretien courant (visites périodiques, nettoyage) et menues réparations.
• Eau froide, eau chaude et chauffage collectif des locaux privatifs et des parties communes : dépenses d’assainissement, de fourniture, d’exploitation, d’entretien courant et menues réparations.
• Installations individuelles de chauffage et de production d’eau chaude : dépenses de consommation personnelle, d’exploitation, d’entretien courant et menues réparations.
• Parties communes intérieures au bâtiment ou à l’ensemble des bâtiments d’habitation : dépenses d’électricité, d’exploitation, d’entretien courant, de propreté et menues réparations.
• Espaces extérieurs au bâtiment ou à l’ensemble des bâtiments d’habitation : dépenses d’électricité, de consommables (ampoules, plantes, insecticides, engrais), d’exploitation et d’entretien courant (coupe, nettoyage, arrosage, peinture).
• Hygiène : dépenses de consommables (sacs plastiques, produits de désinfection), d’exploitation et d’entretien courant.
• Équipements divers du bâtiment ou de l’ensemble de bâtiments d’habitation : dépenses d’électricité, d’exploitation et d’entretien courant (ventilation, digicode, interphones).
• Impositions et redevances : taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) et taxe de balayage.

Lorsque le logement se situe dans un immeuble collectif, il est en copropriété : l'entretien et les réparations des parties communes sont prises en charge par le syndic. Les dépenses correspondantes sont facturées au propriétaire, en fonction de sa quote-part de charges de copropriété.

Les charges locatives récupérables sur un locataire en maison individuelle vont se limiter aux services dont profite le locataire. En l’absence de parties communes et d'espaces communs, cela concerne principalement la taxe d'enlèvement des ordures ménagères (TEOM).

Le propriétaire d'un immeuble collectif comportant plusieurs logements en location est appelé monopropriétaire. C'est lui-même qui s'occupe de l'entretien et des réparations de l'immeuble, en l’absence de syndic. Il va dans cette situation pouvoir répercuter les dépenses engendrées sur ses locataires. La loi ne fixe pas de règle à suivre pour le mode de répartition des charges locatives d’un monopropriétaire. La répartition doit être équitable, et ne doit pas être modifiée d'une année sur l'autre. 

Pour obtenir le montant des charges locatives, il vous suffit d’additionner les charges de copropriété récupérables auprès du locataire, et les taxes récupérables. Si la régularisation annuelle se fait avant la date anniversaire du bail, vous allez pouvoir faire une règle de trois pour obtenir le montant récupérable, au prorata de la présence du locataire dans les lieux.