Comment faire un état des lieux juste et efficace pour le propriétaire et le locataire ?

Un état des lieux se déroule comme suit : 

1. Fixer la date de l’état des lieux avec le locataire : l’état des lieux étant contradictoire, les deux parties doivent être présentes. Le propriétaire et le locataire conviennent d’une date ;
2. Inspection du logement pièce par pièce : à la date convenue, les deux parties passent en revue chaque pièce tout en consignant l’état de chaque pièce et en listant les défauts visibles (taches, rayures, fissures, etc.) ;
3. Vérification du bon fonctionnement des équipements : Tous les équipements mis à disposition du locataire (électroménager, robinetterie, chauffage, volets roulants, etc.) doivent être examinés afin de détecter d’éventuelles anomalies. Toute panne ou dysfonctionnement constaté doit être mentionné ;
4. Prise de photos : à chaque étape, la prise de photos est vivement conseillée. Ces clichés serviront de preuve en cas de besoin et ils doivent donc être conservés en lieu sûr en conséquence ;
5. Rédaction de l’état des lieux en double exemplaire : Le document doit contenir la date, l’heure, les coordonnées des parties, la description de chaque pièce, les relevés de compteurs et l’inventaire des clés ;
6. Signature du document par toutes les parties : chaque exemplaire doit être signé par le bailleur et le locataire.

Avant de procéder à un état des lieux contradictoire, qu’il soit d’entrée ou de sortie, le bailleur doit rassembler un certain nombre d'éléments, à savoir :

• Le contrat de location (signé ou non) : à l’entrée, il est courant que les deux parties signent le bail à l’issue de l’état des lieux. Au départ du locataire, le document permet de vérifier les obligations des deux parties en matière de réparations et d’entretien ;
• Les justificatifs d’identité : pièce d’identité du propriétaire ou de l’agent mandaté, et du locataire. Cette précaution évite toute contestation par la suite ;
• Un mandat en bonne et due forme : si une tierce personne représente le bailleur ou le locataire, un document signé autorisant cette représentation est obligatoire ;
• Les diagnostics techniques : bien que non obligatoires pour l’état des lieux, ils peuvent être utiles pour vérifier certains éléments comme la présence d’humidité, de plomb ou d’amiante ;
• Les preuves d’entretien ou de travaux récents, le cas échéant : factures de réparations, certificats d’entretien de chaudière, etc ;
• L’ancien état des lieux d’entrée (pour un état des lieux de sortie) ;
• Le règlement de copropriété pour la location d’un appartement ;  
• Les clés et badges correspondant à toutes les parties du logement et ses annexes.

Par ailleurs, le propriétaire a tout intérêt à se munir de différents équipements :

• Une lampe de poche ou une lampe frontale pour inspecter les zones sombres ;
• Une prise testeur électrique ou un petit appareil le cas échéant, pour s’assurer que les prises de courant fonctionnent correctement ;
• Un smartphone pour prendre des photos ; 
• Un stylo, mètre ruban et un niveau à bulle : utiles pour certains détails techniques (vérification de pente dans les douches, mensurations des meubles, etc.) ;
• Un modèle d’état des lieux à remplir. 

Un état des lieux mal réalisé peut rapidement devenir une source de litiges entre le locataire et le bailleur. Voici les erreurs à éviter pour obtenir un document exhaustif et irréprochable :

Formulation imprécise ou ambiguë dans le document

Des termes vagues comme « bon état », « fonctionnel » ou « propre » ne suffisent pas. Il faut être précis et descriptif : indiquer par exemple « mur blanc, sans taches ni fissures visibles » ou « plaque de cuisson en inox, propre, quelques rayures d’usage ».

Ces précisions permettent de distinguer l’usure normale d’une dégradation imputable au locataire au moment de l’état des lieux de sortie.

Omissions et oublis 

L’état des lieux doit être exhaustif. Il ne faut pas oublier : 

• Les dépendances et/ou pièce secondaires comme la cave, le garage ou encore le balcon ;
• Les éléments mineurs (prises, interrupteurs, joints, électroménager…) ;
• Les relevés de compteurs (eau, électricité, gaz).

Faire l'état des lieux seul

Un état des lieux doit être contradictoire c’est-à-dire effectuée en présence du locataire et du bailleur ou de leurs représentants. Le réaliser seul, puis l’envoyer à l’autre partie pour signature, enlève toute valeur juridique au document final. 

Oublier l'inventaire des meubles pour une location meublée

Pour une location meublée, le bailleur doit joindre au bail un inventaire des meubles et des équipements. L’état des lieux d’entrée donne les moyens d’effectuer cet inventaire.

Faire l'état des lieux dans la soirée sans lumière naturelle 

Un état des lieux réalisé en fin de journée, sous un éclairage artificiel, peut masquer des défauts : taches sur les murs, rayures sur le sol, traces d’humidité… Il est recommandé de programmer l’état des lieux en journée, de préférence par temps clair, pour bénéficier d’une visibilité maximale.

Signer un état des lieux sans le relire

Il arrive qu’un état des lieux soit signé trop vite, sans relecture ni vérification pièce par pièce. Une fois signé, il engage les deux parties. Il est donc essentiel de :

• Relire le document en détail ;
• Vérifier que tout est bien noté ; 
• S'assurer que toutes les pages sont bien signées et datées.

L’état des lieux figure parmi les rares moments où le propriétaire et le locataire peuvent s’entretenir de vive voix sur le logement loué. Il est donc courant d’aborder différents sujets pour éclaircir certains points tels que : 

• La prise en charge des réparations ;
• Les travaux récents et leurs implications ; 
• Les équipements qui nécessitent un entretien particulier ; 
• Les meubles ou installations à ne pas déplacer ;
• Les contrats avec différents fournisseurs d'énergie ou plombier chauffagiste ;
• Les dépendances (accessibilité, état, clés…) ;
• La personne à contacter en cas de problème. 

Une grille de vétusté est utile dans le cadre de l’état des lieux de sortie. Elle permet de distinguer l’usure normale des équipements des dégradations locatives. Concrètement, la grille de vétusté est utilisée pour :

• Évaluer la durée de vie théorique des éléments (peinture, moquette, électroménager, etc.) ;
• Déterminer une décote annuelle, afin de ne pas facturer au locataire des réparations qui relèvent de l’usure normale.

L’utilisation d’une grille de vétusté n’est pas obligatoire sauf si :

• Son usage est prévu par le contrat de location ;
• La législation impose au bailleur d’y recourir (ex : location d’un logement HLM).