Pourquoi et comment faire un état des lieux contradictoire ?

• Les deux parties ou leurs représentants doivent être présentes et manifester leur accord en signant conjointement l'état des lieux pour qu'il soit contradictoire ;
• Faire un état des lieux contradictoire n'est pas obligatoire mais recommandé ;
• En cas d'absence du bailleur ou du locataire pour établir l'état des lieux, il est possible de fixer une autre date ou de donner procuration à une personne de confiance ;
• Un état des lieux doit être réalisé à l’arrivée et au départ d’un locataire dans un logement loué à titre de résidence principale, qu’il soit vide ou meublé ;
• Le coût d'un état des lieux contradictoire varie selon qui le réalise (des particuliers ou un professionnel) ;
• Selon la loi Alur, le locataire a 10 jours pour contester un défaut ou une dégradation après l'état des lieux d'entrée.

En principe, un état des lieux doit être réalisé à l’arrivée et au départ d’un locataire dans un logement loué à titre de résidence principale, qu’il soit vide ou meublé. Cette opération permet de consigner l’état du bien et de ses équipements avant le début de la location et de relever, au terme du bail, les éventuelles dégradations apparues au cours de la location.

Grâce à ce constat formalisé, il est possible d’établir les responsabilités du propriétaire bailleur et du locataire et de déterminer à qui incombent les frais de réparation.

Pour qu'un état des lieux soit « contradictoire » les deux parties (ou leurs représentants) doivent être présentes au rendez-vous et manifester leur accord en signant conjointement le document. .

Est-il obligatoire d’effectuer un état des lieux contradictoire ?

Même s’il n’y a pas d’obligation légale, dans les faits, c’est une pratique quasi systématique qui rassure autant les bailleurs que les locataires. Cette démarche est d’ailleurs vivement conseillée !

Un état des lieux est considéré comme caduc s’il est effectué de manière unilatérale et qu’il ne contient pas les signatures des deux parties, sauf intervention d’un commissaire de justice (huissier de justice) en cas d’absence ou de refus d’une des deux parties de réaliser l’état des lieux.

Pourquoi faire un état des lieux contradictoire ?

L’état des lieux contradictoire à l’entrée et à la sortie du logement est une étape indispensable pour créer une relation de confiance entre propriétaire bailleur et locataire, pour se prémunir contre les conflits éventuels au terme du contrat de location, et pour avoir un document juridique sur lequel s’appuyer en cas de litige.

De plus, en vue de sa relocation, la réalisation d’un état des lieux de sortie permet au propriétaire de vérifier que le logement a bien été entretenu et que tous les équipements fonctionnent correctement.

Lorsque l’état des lieux (entrant ou sortant) est réalisé à l’amiable et de façon contradictoire, directement entre le propriétaire bailleur et son locataire, il est gratuit : aucuns frais ne peuvent être facturés au locataire. En revanche, dans certaines situations, un état des lieux peut engendrer des coûts s’il est confié à un professionnel ou à un commissaire de justice.

Frais facturés pour un état des lieux dressé par un professionnel

Si un spécialiste (agence immobilière, notaire, expert d’état des lieux, etc.) est mandaté pour organiser et établir un état des lieux concernant un logement à titre d’habitation, la prestation est souvent facturée entre 100 € TTC pour un appartement et 200 € TTC, ou plus, pour une grande maison (comptez une trentaine d’euros additionnels pour un bien meublé).

Bien souvent, ce coût est transparent, car il est inclus dans les « frais d’agence » supportés par le locataire et/ou dans les frais de gestion locative payés par le propriétaire.

Toutefois, dans le cadre d’un état des lieux d’entrée (seulement), il est possible de facturer tout ou partie de la prestation au locataire, en respectant le décret n°2014-890 du 1er août 2014 qui précise que les frais dus par le locataire sont plafonnés à 3 € TTC par mètre carré de surface habitable et ne doivent pas dépasser 50 % du montant total.

Enfin, l’état des lieux de sortie est toujours gratuit pour le locataire, sauf en cas d’intervention d’un commissaire de justice (huissier).

Prix d’un état des lieux fait par un huissier de justice

Lorsqu’un commissaire de justice intervient pour réaliser un état des lieux d’entrée ou de sortie, les frais d’honoraires (TVA incluse) sont réglementés et varient en fonction de la surface du logement :

• 50 m² et moins : 131,50 € ;
• Plus de 50 m² et jusqu'à 150 m² : 153,20 € ;
• Au-delà de 150 m² : 229,81 €.

À ces frais d’acte, il faut ajouter 17,88 € TTC (convocation à l’état des lieux) et 9,20 € TTC au titre d’indemnité pour frais de déplacement.

À noter, si l’huissier est mandaté uniquement par le locataire ou par le propriétaire bailleur (remplacement en cas d’absence, souhait d’être accompagné…), celui qui est à l’origine de la demande supporte, seul, les frais d’honoraires. En revanche, quand un huissier intervient dans le cadre d’un litige, le coût est partagé à parts égales entre les parties.

Quand faire l’état des lieux d’entrée et de sortie ?

Généralement, l’état des lieux d’entrée est effectué en même temps que la remise des clés au locataire.

Comment savoir si l'état des lieux de sortie est conforme ?

Concernant l’état des lieux de sortie, pour limiter les contestations, il est préférable de fixer la date le même jour que la restitution des clés, qui correspond bien souvent au dernier jour de préavis. Néanmoins, il est possible de réaliser l’état des lieux de sortie avant la date de fin de bail sur demande du locataire, quand celui-ci souhaite quitter le logement plus tôt. Dans ce cas, le loyer et les charges restent dus jusqu’à la fin du préavis (sauf si le propriétaire trouve un nouveau locataire rapidement par exemple).

Enfin, dans de rares situations, l’état des lieux de sortie peut se dérouler après la date de fin de bail :

• Si le report est à l’initiative du propriétaire, le locataire n’a pas à payer le loyer après la date de fin du bail prévue ;
• Si c’est une demande du locataire (après accord du propriétaire), il devra régler le loyer et les charges jusqu’à la date effective de son départ.

La date et l’horaire d’un état des lieux contradictoire doivent être choisis d'un commun accord entre le propriétaire bailleur et le locataire, aucune partie ne peut imposer un rendez-vous qui ne conviendrait pas à l’autre.

Comment faire un état des lieux contradictoire d'entrée ou de sortie ?

C’est le décret n°2016-382 du 30 mars 2016 fixant les modalités d'établissement de l'état des lieux qui encadre la réalisation d’un état des lieux et précise notamment que :

• Tout état des lieux doit couvrir l'ensemble des locaux et équipements dont le locataire a la jouissance exclusive, mentionnés au contrat de location ;
• Dans le cadre d’une location d’un logement meublé, l’état des lieux doit aussi comporter un inventaire du mobilier mis à la disposition du locataire, sur lequel sera consigné l’état de chaque meuble ;
• Afin de simplifier la comparaison, faire l'état des lieux d'entrée et de sortie sur le même document est possible. Il présente deux colonnes pour chaque élément (état à l’entrée et état à la sortie), mais il est possible d’employer deux documents distincts ayant la même présentation ;
• Lors de l’état des lieux d’entrée, il est possible de joindre des photos qui prouveront l’état du bien à l’arrivée du locataire, en cas de désaccord au moment de son départ ;
• Après chaque état des lieux, un exemplaire co-signé par le bailleur et le locataire (obligatoire pour être considéré comme contradictoire) doit être remis à chaque partie.

Lors du rendez-vous, chaque partie du logement doit être passée en revue : murs, sols, plafonds, menuiseries, placards, sanitaires, robinetterie, prises électriques, ainsi que les espaces extérieurs le cas échéant.

Que faire si des éléments sont dégradés ou vétustes à l’état des lieux d’entrée ?

Lors de l’établissement de l’état des lieux d’entrée, si certaines parties du logement, ou équipements, présentent des dysfonctionnements, des dégradations ou une vétusté importante, cela doit être noté sur le document. En effet, ces remarques seront prises en compte lors de l’état des lieux de sortie et le locataire ne pourra pas en être tenu responsable.

Cependant, pour limiter les désaccords et approximations, il est préférable d’être plus précis, en ajoutant toutes les remarques jugées nécessaires : rayures, tâches, trous, jeu sur les charnières de placards, marques et modèles des éléments, etc. 

Attention, si les dégradations mettent en danger les futurs occupants ou rendent insalubre le logement, le bailleur à alors l’obligation de remettre le bien en état avant de le louer, afin de délivrer un logement conforme aux critères de sécurité et de décence.

Pourquoi utiliser une grille de vétusté lors de l’état des lieux de sortie contradictoire ?

La vétusté d'un bien et de ses composants (matériaux, équipements, etc.) correspond à l'usure normale et naturelle observées dans le temps. Selon la loi, aucune réparation locative occasionnée par vétusté ne peut être à la charge du locataire.

Pour mieux caractériser la vétusté et déterminer la responsabilité de chaque partie, la loi Alur de 2014 a introduit la possibilité d’annexer une grille de vétusté au bail de location, qui précise la durée de vie théorique des principaux matériaux et équipements du logement, et fixe des coefficients d’abattement forfaitaire annuels qui seront appliqués au prix des réparations à la charge du locataire. Un bon moyen pour limiter les contestations.

Quelles sont les mentions obligatoires d'un état des lieux contradictoire ?

Pour être valable, un état des lieux doit comporter plusieurs mentions obligatoires :

• Le type d’état des lieux (d’entrée ou de sortie) ;
• L’adresse précise du logement ;
• L’identité (nom, prénom et adresse) du propriétaire bailleur et du locataire, ainsi que de leurs mandataires le cas échéant ;
• La liste des clés, badges, télécommandes… permettant d’accéder aux parties privatives et communes ;
• Les relevés des compteurs d’énergies individuels (eau, électricité, gaz) ;
• Lors de l’état des lieux d’entrée : la description précise, pour chaque pièce ou chaque partie du bien, de l’état des revêtements de sols, murs et plafonds, des portes, fenêtres et volets, des équipements (chauffe-eau, radiateurs, robinets, éléments de douche, etc.) ;
• Lors de l’état des lieux de sortie contradictoire : les changements ou dégradations pour chaque pièce et éléments afin de comparer avec l’état des lieux d’entrée ;
• La liste des meubles et leur état comparatif s’il s’agit d’une location meublée ;
• La nouvelle adresse du locataire (état des lieux de sortie), afin que le bailleur puisse lui envoyer son solde de tout compte (reliquat de loyer à payer, régularisation de charges et surtout : restitution du dépôt de garantie) ;
• La date et les signatures des deux parties ou de leurs représentants (document en double exemplaire).

Il est également possible de mettre en place un format d'état des lieux simplifié.

Même avec la plus grande attention, il arrive parfois de laisser passer un détail ou d’oublier de noter une remarque lors d’un état des lieux. Est-il alors possible de le contester ?

État des lieux d’entrée

Selon la Loi Alur entrée en vigueur le 24 mars 2014, après avoir emménagé dans le logement, le locataire qui découvre un défaut, une dégradation (liée à la vétusté ou non), voire un vice de construction, dispose d’un délai de 10 jours calendaires pour soumettre une modification de l’état des lieux d’entrée au bailleur.

À noter, le locataire peut contester l’état des appareils de chauffage au cours du premier mois de chauffe, ceux-ci ne pouvant pas être testés si la prise à bail a lieu en été par exemple.

La demande de modification doit être envoyée par lettre recommandée avec accusé de réception (LRAR) au propriétaire bailleur, en précisant les défauts constatés :

• Si celui-ci accepte, il ajoute un avenant signé à l’état des lieux d’entrée pour valider juridiquement les modifications ;
• Si le bailleur refuse de corriger l’état des lieux d’entrée, et que sa justification ne satisfait pas le locataire, ce dernier pourra alors contacter la commission départementale de conciliation (CDC) pour essayer de trouver un accord, puis saisir la justice en dernier recours.

État des lieux de sortie

La loi ne permet pas la modification d’un état des lieux de sortie signé. C’est pourquoi, si l’une ou l’autre des parties n’est pas d’accord avec le constat réalisé, il ne faut pas signer l’état des lieux, car la signature d’un document marque son approbation.

Pour résoudre le problème, si la négociation n’est pas possible, la procédure est identique : saisir la CDC, demander l’intervention d’un commissaire de justice pour réaliser un état des lieux de sortie impartial, et faire appel au juge pour trancher l’affaire. Il est donc préférable de trouver une solution à l'amiable pour éviter ces démarches longues et coûteuses.

Absence du bailleur ou du locataire pour établir l’état des lieux : que faire ?

Il faut distinguer l’absence involontaire (empêchement, incapacité à se rendre au rendez-vous…) et le refus d’établir ou de se présenter à l’état des lieux.

Dans le premier cas, si l’absence est passagère, un simple coup de téléphone pour fixer une autre date devrait suffire, et s’il s’agit d’une indisponibilité plus longue, il est possible de donner procuration d’état des lieux à une personne de confiance (famille, ami, etc.). Autre option, mandater un professionnel ou un huissier pour se faire représenter : les frais seront alors à la charge exclusive du demandeur.

Dans le second cas, si l’une des deux parties refuse d’effectuer un état des lieux, la situation est problématique :

• Si le locataire est à l’origine du refus, il est présumé avoir reçu le bien en bon état. Cette présomption peut avoir des conséquences importantes : si des dégradations sont constatées au terme du bail, elles seront considérées de sa responsabilité et il devra assumer la charge des réparations, sauf s’il apporte la preuve contraire… une action complexe sans état des lieux d’entrée ;
• Si le refus émane du propriétaire bailleur, ce sera à lui de prouver, en fin de bail, que le logement était en bon état à l’arrivée du locataire pour faire valoir les dégradations imputées au locataire.

C’est pourquoi, il est impératif que celui qui souhaite réaliser l’état des lieux ne reste pas sans rien faire : il doit suivre la même procédure qu’en cas de désaccord.

Désaccord après l’état des lieux : comment procéder ?

Dans le cas où l’état des lieux a bien été effectué, mais que le propriétaire bailleur et le locataire n’arrivent pas à se mettre d’accord, et si l’un d’eux conteste et refuse de signer, la procédure est la suivante :

• Contacts informels et démarches de négociations à l’amiable ;
• Envoi d’un courrier (LRAR) de contestation avec la liste de tous les points bloquants et demandant la tenue d’un second état des lieux ;
• Saisine de la commission départementale de conciliation pour tenter un accord à l’amiable ;
• Intervention d’un commissaire de justice pour établir un constat d’huissier neutre (les honoraires seront alors partagés à égalité entre le bailleur et le locataire) ;
• Saisine du tribunal judiciaire pour régler ce différend.