Peut-on réaliser l’état des lieux d'entrée et sortie sur le même document ?

L'état des lieux est un document ayant pour objectif de décrire l’état du logement à l’arrivée du locataire et au départ de ce dernier.

À l’entrée dans les lieux, le bailleur et le locataire procède à la description par écrit de l’état du bien pièce par pièce.

À la sortie du locataire, ils réitèrent la même opération en décrivant l’état détaillé du logement au moment du départ du locataire.

Une fois les deux états des lieux rédigés, ils comparent alors l’état des lieux d’entrée avec celui de sortie afin de vérifier que le locataire a bien rempli ses obligations en matière de réparation et d’entretien.

Il est tout à fait possible d’établir l’état des lieux d’entrée et de sortie sur un seul et même document. Aucune disposition légale ne l’interdit, à condition de respecter les exigences du décret n°2016-382 du 30 mars 2016. Ce dernier impose notamment que l’état des lieux de sortie permette une comparaison claire avec l’état initial du logement.

Pour assurer cette lisibilité, le document doit être bien structuré, avec deux colonnes distinctes :

•  une colonne pour l’état constaté à l’entrée du locataire ;
•  une autre pour l’état relevé à sa sortie.

Avantages d’un document unique pour l’état des lieux

L’utilisation d’un état des lieux d’entrée et de sortie sur le même document présente plusieurs avantages pratiques, tant pour le bailleur que pour le locataire :

• Meilleure lisibilité : La comparaison entre les deux états est immédiate. Sur une même ligne, on visualise l’état d’un élément au début et à la fin du bail. Cela facilite la discussion en cas de litige ;
• Moins de papier, plus d’efficacité : Un document unique permet de réduire la paperasse. C’est une solution particulièrement intéressante pour les gestionnaires locatifs ou les agences immobilières ;
• Anticipation dès l’entrée : Le fait d’avoir dès le départ un document structuré pour l’entrée et la sortie peut inciter le locataire à prendre soin du logement, sachant qu’il sera comparé à la fin.

Risques et précautions à prendre

Malgré ses avantages, cette pratique comporte des risques si elle est mal appliquée :

• Risque de confusion : Un document unique peut prêter à confusion s’il est mal rempli : dates mal indiquées, mentions mélangées, signatures uniques… Ce flou peut affaiblir la validité du document en cas de litige ;
• Négligence lors de la sortie : Certains propriétaires négligent de faire un vrai état des lieux de sortie, pensant que celui d’entrée suffit. Résultat : aucune preuve tangible d’éventuelles dégradations, ce qui empêche de justifier une retenue sur le dépôt de garantie ;
• Modification non autorisée : Il est impératif que le document d’entrée ne soit pas modifié après signature. Pour l’état des lieux de sortie, il faut ajouter les informations en temps réel, et non revenir sur le descriptif initial.

Cela étant, il est toutefois recommandé de conserver l’état des lieux d’entrée et celui de sortie sur deux documents distincts, tout en gardant une trame identique. Cette présentation facilite la comparaison entre les deux constats et laisse suffisamment de place pour les annotations.

Là encore, le principe reste le même : une partie remplie à l’entrée, une autre à la sortie, avec les bonnes dates et les signatures séparées.

Mentions obligatoires

Le descriptif détaillé des pièces et la grille de vétusté

Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 précise les mentions à intégrer dans un état des lieux. Pour être valable, ce descriptif doit être réalisé pièce par pièce en faisant figurer :

• L’état des sols ;
• L’état des murs ;
• L’état des plafonds ;
• L’état des équipements et autres éléments du logement.

En ce qui concerne le niveau d’usure de tous ces éléments, le propriétaire peut également se munir d’une grille de vétusté. Ce tableau lui permettra notamment de distinguer :

• Les dégradations à la charge du locataire ;
• L'usure normale du logement.

L’inventaire des clés et les relevés de compteurs

L’état des lieux doit également dresser l’inventaire de toutes les clés qui permettent d’accéder au logement et mentionner les relevés de compteur d’énergie (eau, électricité, gaz…). Lorsqu'il s’agit d’un état des lieux de sortie, la nouvelle adresse du locataire est également requise.

Présence obligatoire du locataire et du propriétaire

L’état des lieux d’entrée (en début de bail) comme celui de sortie (en fin de bail) doit se dérouler de façon contradictoire, c’est-à-dire en présence des deux parties (du locataire et du propriétaire ou de son mandataire).

Il est néanmoins possible de désigner une personne qui se chargera de la procuration d'état des lieux.

Le propriétaire ou le locataire dans l’impossibilité d’assurer sa présence lors de l’état des lieux d’entrée ou de sortie peut toujours mandater un tiers qui interviendra à sa place. Pour cela une procuration doit être faite renseignant l'identité du mandataire ainsi que les pouvoirs qui lui sont confiés.

Nombre d’exemplaires à avoir pour un état des lieux

Dans la pratique, l’état des lieux doit également être édité en autant d’exemplaires qu’il existe de locataires.

Ce principe est toutefois nuancé par un arrêt de la 3e chambre civile en date du 23 mai 2002 : un état des lieux établi en un seul exemplaire reste valable du moment que le constat a été réalisé de façon contradictoire.