Peut-on réaliser l’état des lieux d'entrée et sortie sur le même document ?

Un descriptif détaillé du logement 

L'état des lieux est un document ayant pour objectif de décrire l’état du logement à l’arrivée du locataire et au départ de ce dernier.

À l’entrée dans les lieux : le bailleur et le locataire procède à la description par écrit de l’état du bien pièce par pièce. 

À la sortie du locataire : ils réitèrent la même opération en décrivant l’état détaillé du logement au moment du départ du locataire.

Une fois les deux états des lieux rédigés, ils comparent alors l’état des lieux d’entrée avec celui de sortie afin de vérifier que le locataire a bien rempli ses obligations en matière de réparation et d’entretien.  

Pour constater l’état du logement à l’occasion de l'entrée et de la sortie d’un locataire, il est possible d’établir les deux constats sur un seul et même document. Pour que l’information soit la plus claire et cohérente possible, deux colonnes doivent apparaître : 

• Une colonne à l’entrée du locataire dans le logement ; 
• Une colonne rattachée à la sortie du locataire. 

Cela étant, si vous en avez la possibilité, nous vous recommandons de conserver l’état des lieux d’entrée et l'état des lieux de sortie sur deux documents distincts en conservant une trame identique sur les deux constats. Cette présentation facilite en effet la comparaison entre les deux documents tout en laissant assez de marge pour les annotations. 

Une présence obligatoire du locataire et du propriétaire 

L’état des lieux d’entrée (en début de bail) comme celui de sortie (en fin de bail) doit se dérouler de façon contradictoire, c’est-à-dire en présence des deux parties (du locataire et du propriétaire ou de son mandataire). 

Il est néanmoins possible de désigner une personne.

Le nombre d’exemplaires à avoir pour un état des lieux 

Dans la pratique, l’état des lieux doit également être édité en autant d’exemplaires qu’il existe de locataires. 

Ce principe est toutefois nuancé par un arrêt de la 3e chambre civile en date du 23 mai 2002 : un état des lieux établi en un seul exemplaire reste valable du moment que le constat a été réalisé de façon contradictoire. 

Les mentions obligatoires 

Le descriptif détaillé des pièces et la grille de vétusté  

Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 précise les mentions à intégrer dans un état des lieux. Pour être valable, ce descriptif  doit être réalisé pièce par pièce en faisant figurer : 

• L’état des sols ; 
• L’état des murs ; 
• L’état des plafonds ; 
• L’état des équipements et autres éléments du logement. 

En ce qui concerne le niveau d’usure de tous ces éléments, le propriétaire peut également se munir d’une grille de vétusté. Ce tableau lui permettra notamment de distinguer : 

•  Les dégradations à la charge du locataire ; 
• l’usure normale du logement. 

L’inventaire des clés et les relevés de compteurs 

L’état des lieux doit également dresser l’inventaire de toutes les clés qui permettent d’accéder au logement et mentionner les relevés de compteur d’énergie (eau, électricité, gaz…). Lorsqu'il s’agit d’un état des lieux de sortie, la nouvelle adresse du locataire est également requise.