Peut-on réaliser l’état des lieux d'entrée et sortie sur le même document ?

Il est tout à fait possible d’établir l’état des lieux d’entrée et de sortie sur un seul et même document. Aucune disposition légale ne l’interdit, à condition de respecter les exigences du décret n°2016-382 du 30 mars 2016. Ce dernier impose notamment que l’état des lieux de sortie permette une comparaison claire avec l’état initial du logement.

Un tableau à deux colonnes 

Un document unique peut tout à fait regrouper l’état des lieux d’entrée et celui de sortie, à condition d’être structuré de manière claire et lisible. L’objectif reste le même : permettre une comparaison précise entre l’état du logement au moment où le locataire prend possession des lieux et celui constaté lors de son départ.

Concrètement, le document unique se présente sous la forme d’un tableau en deux colonnes :

• Colonne de gauche : observations réalisées à l’entrée du locataire (état des sols, murs, plafonds, équipements, propreté, compteurs, clés, etc.) ;
• Colonne de droite : état relevé à la sortie, qui permet d’identifier immédiatement les différences.

Chaque pièce du logement fait l’objet d’une ligne distincte, avec un niveau de détail suffisant pour décrire les éléments de manière objective (ex. : « peinture blanche, quelques traces d’usage »).

Les mentions obligatoires

Pour que le document ait pleine valeur probante, il doit comporter :

• La date de l’état des lieux d’entrée et celle de l’état des lieux de sortie ;
• L’identité et la signature du bailleur (ou de son mandataire) et du locataire pour chaque phase ;
• Les relevés de compteurs (électricité, gaz, eau) ;
• La mention du nombre de clés remises puis restituées.

Avantages d’un document unique pour l’état des lieux

L’utilisation d’un état des lieux d’entrée et de sortie sur le même document présente plusieurs avantages pratiques, tant pour le bailleur que pour le locataire :

• Meilleure lisibilité : La comparaison entre les deux états est immédiate. Sur une même ligne, on visualise l’état d’un élément au début et à la fin du bail. Cela facilite la discussion en cas de litige ;
• Moins de papier, plus d’efficacité : Un document unique permet de réduire la paperasse. C’est une solution particulièrement intéressante pour les gestionnaires locatifs ou les agences immobilières ;
• Anticipation dès l’entrée : Le fait d’avoir dès le départ un document structuré pour l’entrée et la sortie peut inciter le locataire à prendre soin du logement, sachant qu’il sera comparé à la fin.

Risques et précautions à prendre

Malgré ses avantages, cette pratique comporte des risques si elle est mal appliquée :

• Risque de confusion : Un document unique peut prêter à confusion s’il est mal rempli : dates mal indiquées, mentions mélangées, signatures uniques… Ce flou peut affaiblir la validité du document en cas de litige ;
• Négligence lors de la sortie : Certains propriétaires négligent de faire un vrai état des lieux de sortie, pensant que celui d’entrée suffit. Résultat : aucune preuve tangible d’éventuelles dégradations, ce qui empêche de justifier une retenue sur le dépôt de garantie ;
• Modification non autorisée : Il est impératif que le document d’entrée ne soit pas modifié après signature. Pour l’état des lieux de sortie, il faut ajouter les informations en temps réel, et non revenir sur le descriptif initial.

Cela étant, il est toutefois recommandé de conserver l’état des lieux d’entrée et celui de sortie sur deux documents distincts, tout en gardant une trame identique. Cette présentation facilite la comparaison entre les deux constats et laisse suffisamment de place pour les annotations.

De nombreux outils en ligne (comme ceux proposés par BailFacile) permettent de générer des états des lieux numériques structurés. Ces plateformes facilitent l’utilisation d’un support commun, avec historique, signatures électroniques, photos intégrées, et comparaison automatique.

Là encore, le principe reste le même : une partie remplie à l’entrée, une autre à la sortie, avec les bonnes dates et les signatures séparées.