Qui peut assister légalement à un état des lieux ?

L'état des lieux doit être contradictoire pour être valide, c'est-à-dire qu'il doit se faire en présence des signataires du bail, à savoir :

• Le locataire : il doit en effet pouvoir constater l'état du logement avant d’y emménager ou de le quitter ;
• Le bailleur : il doit constater l'état du logement et justifier la retenue du dépôt de garantie le cas échéant.

Les deux parties doivent être présentes à l'état des lieux afin de vérifier ensemble l'état du logement et de constater les éventuelles dégradations ou anomalies. À l'issue de la visite, le propriétaire et le locataire rédigent puis signent conjointement l'état des lieux. Les deux signatures accordent une valeur juridique au document final. 

Le locataire et le propriétaire doivent être présents pendant l'état des lieux. Ceci dit, un imprévu peut empêcher l'une des parties de s'y rendre. En règle générale, l'usage veut que la personne absente se fasse représenter. 

Absence du propriétaire

Si le propriétaire ne peut pas se rendre à l'état des lieux, il peut demander à se faire représenter par : 

• Un proche (ami ou membre de la famille) ; 
• Ou un professionnel (agent immobilier, commissaire de justice …). 

Pour ce qui est des professionnels, plusieurs intervenants sont en mesure de réaliser un état des lieux. Le propriétaire peut faire appel à : 

• Un agent immobilier : l’agent immobilier est habitué à la réalisation d'états des lieux et possède une connaissance approfondie des règles légales en la matière ;
• Un commissaire de justice : autrefois appelé huissier de justice , ce dernier dispose d’une compétence légale pour dresser un état des lieux (l'état des lieux dressé par un commissaire de justice a une valeur probante renforcée en cas de litige) ;
• Certains experts en bâtiment (diagnostiqueurs, architectes, experts en construction …) : ces professionnels ont une connaissance approfondie des matériaux de construction et peuvent déceler les éventuels vices cachés du logement.

Si chacun de ces professionnels possède une compétence spécifique pour réaliser l'état des lieux, le choix final revient au propriétaire (cela varie en fonction de ses besoins, de ses préférences et de ses connaissances).

Dans tous les cas, la personne sollicitée par le bailleur doit être suffisamment informée sur l'état du logement. De plus, elle doit être munie d'une procuration signée par le propriétaire et d'une pièce d'identité.

Absence du locataire

Tout comme le propriétaire, le locataire peut se faire représenter s'il ne peut pas assister à un état des lieux. La personne choisie doit avoir une connaissance suffisante de l'immobilier pour constater l'état du logement avec un œil aguerri. Elle doit également présenter une procuration pour un état des lieux sans quoi, sa signature ne peut pas remplacer celle du locataire.

Le locataire peut également se faire représenter par un expert ou un commissaire de justice bien que la situation soit rarissime.

Les accompagnants du bailleur

Le bailleur peut se faire accompagner par les personnes de son choix, que ce soit des proches ou un professionnel. Ces accompagnants peuvent fournir une aide précieuse pour identifier des dégradations.

Toutefois, ils ne sont pas autorisés à intervenir dans la rédaction de l'état des lieux. Par ailleurs, le locataire doit être informée de leur présence avant la date prévue. Cette information peut être transmise par lettre recommandée avec accusé de réception ou par courriel.

Les accompagnants du locataire

Le locataire peut être accompagné de :

• Son conjoint ;
• Un membre de sa famille ;
• Un ami ;
• Un représentant d'une association de défense des locataires.

Puisque ces personnes interviennent en tant que simples accompagnateurs, aucune procréation n'est requise. Elles ne peuvent pas intervenir pour la rédaction du document.

Si l'état des lieux est réalisé par un professionnel, le bailleur et le locataire doivent idéalement être tout deux présents. En cas d'absence, chacun peut se faire représenter par un mandataire avec une procuration écrite. Si l’une des parties est absente sans représentation, l’état des lieux devient unilatéral et n’a aucune valeur juridique.

Le propriétaire comme le locataire peuvent être accompagnés ou représentés durant l'état des lieux. Il est néanmoins impératif que toutes les parties soient informées de leur présence à l'avance.

Pour ce faire, l’information peut être transmise par courrier recommandé avec accusé de réception ou par mail.

Il est également conseillé que toutes les parties présentes lors de l'état des lieux signent le document pour attester leur présence et la véracité des informations qui y sont mentionnées.