Comment gérer un état des lieux de sortie non signé ?

Un état des lieux de sortie non signé par le locataire n’a pas la même valeur qu’un document signé par les deux parties. Sans sa signature, le locataire peut contester son contenu, notamment les dégradations mentionnées ou les montants retenus.

Toutefois, l'absence de la signature du locataire ne rend pas le document invalide. Il peut conserver une valeur probatoire si d'autres éléments viennent l'étayer.

En l’absence de signature du locataire, le bailleur doit réunir un maximum de preuves pour renforcer la valeur juridique de l'état des lieux de sortie. Pour ce faire, il peut :

Faire appel à un huissier de justice

L'état des lieux de sortie établi par un huissier est la solution la plus sécurisante. Le constat remis par le commissaire de justice a une valeur légale incontestable, même en l’absence du locataire. Ce recours est particulièrement recommandé si le départ du locataire fait suite à un litige entre les deux parties.

Solliciter un professionnel mandaté

Un état des lieux réalisé en présence d’un tiers impartial renforce la crédibilité du document. Le bailleur peut solliciter un agent immobilier ou un gestionnaire locatif. L'identité du professionnel doit être clairement mentionnée et il doit attester la réalité des faits.

Ajouter des photos et des vidéos

Des photos datées, accompagnées idéalement d’une vidéo commentée, peuvent illustrer l’état du logement. Attention : elles ne remplacent pas un document contradictoire mais peuvent servir de complément de preuve en cas de litige.

Lorsqu’un état des lieux de sortie n’est pas signé, le bailleur doit anticiper une éventuelle contestation du locataire. Plusieurs recours s’offrent à lui pour faire valoir ses droits :

Envoyer une mise en demeure au locataire

Avant toute chose, le bailleur doit envoyer une mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception.

Ce courrier doit rappeler les faits et préciser :

• La date de l’état des lieux ;
• L'absence de signature ;
• Les éléments constatés (dégradations, défaut d’entretien, etc.) ;
• Le montant envisagé de la retenue sur le dépôt de garantie.

Le propriétaire doit joindre les éléments en sa possession (constat d’huissier, photos, témoignages) pour pousser le locataire à ouvrir le dialogue. En cas d’accord à l’amiable, cela permet de clôturer rapidement le litige.

Saisir la commission départementale de conciliation (CDC)

Si le locataire conteste les retenues ou refuse de répondre à la mise en demeure, le bailleur peut saisir la commission départementale de conciliation. Cette instance intervient pour tenter une résolution amiable des litiges locatifs, notamment en matière de dépôt de garantie ou d’état des lieux.

Engager une procédure judiciaire

En cas d’échec devant la CDC ou si le locataire reste silencieux, le bailleur peut saisir le juge des contentieux de la protection, afin de faire reconnaître la validité de l’état des lieux non signé et justifier les retenues effectuées.

Cette démarche implique de constituer un dossier solide. L’intervention préalable d’un huissier de justice, les preuves matérielles (photos, vidéos), et les éventuels témoignages peuvent peser dans la décision du juge.

Pour limiter les risques de conflit autour de l’état des lieux de sortie, le bailleur peut adopter plusieurs bonnes pratiques en amont. Il doit entre autres :

• Échanger avec le locataire pendant l'état des lieux de sortie : un état des lieux est aussi un moment d’échange. Prendre le temps d’expliquer chaque constat, comparer avec l’état des lieux d’entrée et écouter les remarques du locataire permet de désamorcer les tensions. Un dialogue ouvert réduit la méfiance et favorise l’acceptation du rapport final ;
• Rédiger le document de manière précise et méthodique : un refus de signature survient souvent lorsque le locataire estime que l’état des lieux est subjectif ou incomplet. Pour éviter les contestations, le propriétaire doit utiliser des termes précis et être méthodique lors de la visite ;
• Planifier une visite de pré-état des lieux : organiser une visite préalable, quelques semaines avant la remise des clés, permet d’anticiper les points sensibles. Le locataire est alors informé des réparations ou nettoyages à effectuer avant le jour J. Cette précaution évite les mauvaises surprises et les désaccords lors de l’état des lieux de sortie définitif.