Comment calculer les charges locatives ?

De manière générale, les charges imputables au locataire correspondent à tous les frais occasionnés par l’usage des locaux (consommation d’eau, chauffage, etc.). Elles doivent être distinguées des coûts liés à l’entretien du logement et aux petites réparations locatives. 

Dans le cadre d’une location individuelle, principalement en maison, c’est généralement le locataire qui souscrit directement les contrats avec les fournisseurs et qui paie directement les frais liés à l’utilisation courante du bien. Peu de charges sont réglées par le propriétaire bailleur, hormis la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), il existe donc très peu de charges à récupérer sur le locataire dans ce cas. 

En revanche, lorsque le logement se trouve dans un immeuble collectif, les charges locatives récupérables sont beaucoup plus nombreuses (fixées par le décret n°87-713 du 26 août 1987). Ainsi, les charges locatives en copropriété sont payées initialement par le propriétaire bailleur peuvent être refacturées au locataire et se répartissent en trois grandes catégories.

Les dépenses dues à l’usage de l’appartement et de l’immeuble

La plupart des frais liés à la fourniture d’énergie (quelle que soit sa nature) sont récupérables :

• Eau froide et eau chaude consommée par le locataire (que l’installation soit collective ou individuelle, à partir du moment où c’est le propriétaire qui paie initialement les factures) ;
• Eau nécessaire à l’entretien des parties communes, des espaces extérieurs ;
• Produits utiles à l’exploitation, à l’entretien et au traitement de l’eau (dont les appareils de production d’eau chaude ou de chauffage comme une chaudière) ;
• L’utilisation et l’entretien des compteurs généraux et individuels ;
• L’électricité et l’entretien de l'ascenseur le cas échéant (contrôle réglementaire, petit entretien et menues réparations).

Les coûts d’entretien des parties communes de la copropriété

Le propriétaire peut aussi demander au locataire le remboursement de certains frais engagés pour entretenir les parties communes intérieures ou extérieures :

• Électricité liée à l’éclairage ou à l’utilisation de matériel d’entretien ;
• Petit matériel et produits d’entretien ;
• Réparation des appareils de nettoyage (aspirateur…) et des machines (tondeuse, taille-haie…) ;
• Frais de personnel d’entretien et salaires des employés d'immeuble (non logés sur place) ou des gardiens ou concierges (logés sur place) ;
• Entretien et exploitation des espaces intérieurs et extérieurs (conduits de ventilation, interphones, voies de circulation, aires de stationnement, portails, espaces verts, aires de jeux, etc.).

Les taxes et impôts locaux récupérables par le propriétaire

Un propriétaire bailleur paie généralement des taxes et redevances comme la taxe d’enlèvement des ordures ménagères, la taxe de balayage ou la redevance assainissement. Ces coûts peuvent être répercutés au locataire, à l’inverse de la taxe foncière, qui ne peut pas être imputée.

Attention aux charges abusives

Le propriétaire bailleur n’est pas autorisé à répercuter sur son locataire des charges locatives abusives, dont la nécessité n'est pas justifiée ou qui ne sont pas adaptées aux besoins de l'immeuble. De plus, le locataire n'est pas tenu de payer des réparations normalement de sa responsabilité, mais qui sont dues à la vétusté, à des malfaçons et vices de construction ou à en cas de force majeure.

Ainsi, pour éviter tout litige, le bailleur est tenu de présenter des justificatifs des charges locatives un mois avant la régularisation annuelle des charges.

Un propriétaire bailleur peut récupérer le montant des charges locatives de deux façons : suivant les charges réelles ou suivant les charges forfaitaires.

La pratique la plus répandue est la mise en place d’une « provision sur charges », payable tous les mois par le locataire en plus de son loyer, basée sur le montant des charges constaté l’année précédente.

Ainsi, chaque année, le bailleur du logement est tenu de régulariser les charges et d’effectuer, soit le remboursement d’un éventuel trop-perçu, soit la demande d’un complément pour couvrir les dépenses réelles. Dans ce cas, un décompte des charges locatives détaillé doit être adressé au locataire. 

Autre possibilité : l’application d’un forfait, dont le montant est précisé dans le bail de location, et ne peut faire l’objet d’aucune régularisation. Le propriétaire bailleur doit donc calculer les charges au plus juste afin de s’assurer que toutes les dépenses soient prises en compte, mais sans exagérer. La loi Alur précise d’ailleurs que le montant des charges forfaitaires doit être proportionné et se rapprocher du montant réel des charges qu’aurait du payer le locataire. 

En tant que propriétaire bailleur, il est important de bien estimer les charges locatives qui seront demandées au locataire tous les mois, de façon à fixer un montant au plus proche de la réalité. 

Si la provision sur charges est trop élevée, le propriétaire devra rembourser un trop-perçu conséquent lors de la régularisation des charges locatives et si le montant est trop faible, il faudra demander un complément au locataire, dont le montant pourrait être jugé excessif et générer une situation tendue.

Fixer le montant des charges grâce à la quote-part (répartition au tantième)

Pour vous aider à calculer le montant des charges mensuelles à ajouter au loyer, le plus simple est de vous appuyer sur les documents fournis par le syndic de copropriété et sur votre avis de taxe foncière. 

En effet, lors de l’assemblée générale annuelle de la copropriété, le syndic présente et demande l’approbation des comptes de l’exercice précédent, où figurent l’intégralité des dépenses réelles constatées pour l’immeuble. Ces montants sont répartis entre les copropriétaires selon leur quote-part (ou tantième) qui représente la part des surfaces, services et équipements communs du bien immobilier attribuée à chacun. 

Grâce à ce décompte, vous trouverez les coûts de toutes les charges réelles qui vous incombent pour l’année écoulée, pour chaque poste de dépenses (charges courantes, production d’eau chaude et de chauffage, eau froide, frais administratifs, etc.). Et pour faciliter la tâche des copropriétaires bailleurs, la plupart des syndics précisent directement dans le décompte, la quote-part de charges récupérables sur le locataire ! 

Toutefois, si la quote-part locative n’est pas calculée, on considère généralement que les charges récupérables représentent en moyenne 75 % du montant des charges de copropriété annuelle.

Enfin, il faudra ajouter le montant de la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) indiqué sur votre avis de taxe foncière, qui peut être refacturée en totalité au locataire. 

À noter : si le logement loué est équipé de compteurs individuels (eau, gaz, etc.), dont vous êtes le titulaire et donc le payeur initial, le montant total pourra être récupéré auprès du locataire.

La régularisation des charges locatives auprès du locataire

Le propriétaire bailleur doit procéder à une régularisation des charges au moins une fois par an lorsque le paiement s’effectue sous forme d’une provision. L’objectif est de calculer, pour l’année précédente, la différence entre le montant payé par le locataire et le montant réel des charges récupérables dont le propriétaire s’est acquitté. 

Si le locataire a trop payé, le propriétaire bailleur doit lui rembourser la différence. À l’inverse, si le total des provisions sur charges ne couvre pas la somme due, c'est au locataire de payer un complément.

Pour ce faire, le propriétaire doit transmettre au locataire, au moins un mois avant la régularisation effective, le décompte des charges locatives détaillé par postes de dépenses (eau, électricité, chauffage, ascenseur, parties communes, etc.), avec le mode de répartition correspondant au bien loué.

Le cas particulier de la régularisation des charges en fin du bail de location

Il arrive fréquemment qu’un locataire donne son congé au propriétaire avant l’échéance du bail. Dans ce cas, le décompte des charges n’est pas toujours disponible et il faudra attendre la clôture des comptes de la copropriété pour procéder à la régularisation des charges locatives. Attention, le bailleur dispose d’un mois à compter de la réception du décompte de charges pour régulariser la situation. 

Cependant, pour éviter de patienter et clore la relation, le locataire et le propriétaire bailleur peuvent décider d'un commun accord de se baser sur les chiffres du dernier exercice connu pour réaliser la régularisation.