La méthode de calcul des charges locatives
La méthode de calcul des charges locatives

La méthode de calcul des charges locatives

Le montant des charges locatives est souvent une source de discorde entre le bailleur et le locataire, il est donc important de bien déterminer les charges incombant au locataire dès la signature du bail de location. Une régularisation peut avoir lieu chaque année, soit pour rembourser les trop-perçus, soit pour payer un surplus au propriétaire. Quant aux charges au forfait, aucune régularisation n’est envisageable.

Pour calculer les charges locatives, le bailleur doit prendre connaissance du dernier décompte afin d’estimer les charges au plus près. De manière générale, ce document est fourni tous les ans aux copropriétaires. L’ensemble des charges de l’immeuble y est détaillé et précis, ainsi que la quote-part suivant les tantièmes de chaque logement et le type de charges (eau froide, chauffage, ascenseur, frais administratifs, etc …).

Si le montant des charges annuelles ne s’affiche pas sur le décompte, le bailleur peut déduire que les charges récupérables sont entre 70 et 80 % des charges de copropriété, et il suffit de rajouter la taxe d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM) et les autres charges imposées au locataire. C’est à partir de cette somme totale que le bailleur va estimer la provision des charges mensuelles.

Les charges locatives récupérables

Sont appelées charges locatives récupérables les dépenses liées à l’occupation du logement que le propriétaire règle d’abord, et par la suite refacture son locataire. La liste des charges récupérables est déterminée par le décret n°87-713 du 26 août 1987.

Lorsqu’il opte pour le régime au réel, le propriétaire est tenu de faire le décompte des charges chaque année afin de les régulariser. Dans le cas où les charges imputées au locataire sont inférieures aux charges réelles payées par le propriétaire, l’occupant du logement doit verser le surplus au bailleur. De même, si le propriétaire a estimé une provision assez élevée, il doit rembourser les trop-perçus dans un délai de 3 ans.

Bon à savoir

Le bailleur doit garder les pièces justificatives liées aux décomptes des charges pendant au moins 6 mois.

La liste des charges locatives récupérables

Les charges locatives correspondent entre autres aux frais pour :

  • L’entretien des parties communes intérieures : nettoyage, sols, peinture, ampoule, ascenseur ou monte-charge, électricité, etc ;
  • L’entretien des parties communes extérieures : aires de jeux, voie de circulation, espace vert, etc ;
  • L’installation individuelle : contrôle des raccordements d’eau, réglage de débit de l’eau chaude, contrôle de l’alimentation des chauffe-eau ;
  • Les produits d’hygiène : vidange et entretien des fosses de canalisation, produits de désinfection, etc ;
  • L’entretien et dépenses de fonctionnement des équipements du bâtiment : ramonage des conduits de ventilation, interphone, etc ;
  • Les impôts et redevances : notamment les taxes d’enlèvement des ordures ménagères (TEOM), le balayage, etc ;

Régulariser les charges locatives

Les charges sont payées sous forme de provision tous les mois, mais le montant dû ne correspond pas forcément aux charges réelles liées à l’utilisation du logement. Comment les régulariser ?

Régulariser les charges locatives en location vide

Pour un logement loué vide, les charges locatives sont estimées en fonction des dépenses de l’année précédente. Le locataire paiera les charges par mois à titre de provision selon les estimations du propriétaire. La régularisation peut avoir lieu à partir du moment où le propriétaire constate une différence entre les dépenses réelles et celles estimées dans l’année. Si les estimations ont été plus élevées, le propriétaire doit rembourser les trop-perçus. De même, si les montants réels sont supérieurs à ceux estimés, le locataire doit verser le surplus au bailleur.

Régulariser les charges locatives en location meublée

Pour une location meublée, les charges locatives peuvent être facturées sous forme de provision avec une régularisation en fin d’année, ou en charges forfaitaires, ne pouvant dans ce cas pas être régularisées. 

À titre de rappel, la loi du 6 juillet 1989 exige que le propriétaire procède à une régularisation des charges locatives auprès de son locataire. Pour ce faire, il faut compter les charges mensuelles payées par le locataire sur un an, puis comparer avec les décomptes faits par le syndic. Si une différence est constatée, il faudra soit : 

  • Rembourser les montants payés en trop ; 
  • Réclamer le surplus au locataire.

Pour éviter une régularisation en fin d’année, le propriétaire peut réévaluer les charges imputées au locataire pour l’année suivante en se basant sur les décomptes reçus et la régularisation effectuée.

Bon à savoir

Hormis le loyer, la quittance doit aussi inclure les charges mensuelles en provision que le locataire a payées.