Le fonds de roulement en copropriété : comment est-il constitué et utilisé ?

En copropriété, le fonds de roulement (parfois appelé réserve de trésorerie ou réserve de copropriété) constitue une avance de trésorerie permanente.
Celle-ci permet au syndic de financer de petits travaux urgents ou des frais ordinaires périodiques, c'est-à-dire des frais courants qui ne sont pas prévus dans le budget prévisionnel (entretien des parties communes, frais de chauffage, travaux de copropriété, etc.).  

Par ailleurs, le fonds de roulement sert à pallier d'éventuels défauts de paiement des copropriétaires. En d'autres termes, lorsqu'un copropriétaire n'honore pas ses règlements, le fonds de roulement constitué est utilisé pour payer les factures.

Attention, le fonds de roulement ne doit pas servir à financer les charges courantes prévues dans le budget de la copropriété comme pour la réalisation du diagnostic technique global.

Les fonds sont utilisés durant l'exercice en cours. Ils ne peuvent pas être reportés sur l'exercice suivant. 

Le fonds de roulement n'appartient pas au syndic. Celui-ci est seulement chargé de le gérer.

Le fonds de roulement n'est ni obligatoire ni systématique.

Conformément à l'article 45-1 du décret du 17 mars 1967, cette réserve est remboursable en cas de vente du lot de copropriété.

Comment est décidé le fonds de roulement ?

On distingue 2 cas :

• Une clause du règlement de copropriété de l'immeuble prévoit le versement d'un fonds de roulement par les copropriétaires ;
• Si, au contraire, l'avance de trésorerie n'est pas prévue, le syndicat des copropriétaires propose la constitution d'un fonds de roulement lors d'une assemblée générale des copropriétaires. La résolution est soumise à la double majorité de l'article 26 de la loi du 10 juillet 1965. Par conséquent, pour être adoptée, elle doit recueillir la majorité des copropriétaires représentant au moins les 2/3 des voix.

Seules ces deux conditions autorisent le syndic à réclamer une avance de trésorerie. Dans le cas contraire, les copropriétaires peuvent réclamer le remboursement de l'avance par lettre recommandée avec accusé de réception.

Qui doit payer le fonds de roulement ?

Lorsqu'un fonds de roulement est prévu, chaque copropriétaire participe à sa constitution en fonction des tantièmes qu'il détient dans les parties communes. 
Pour connaître le nombre de vos tantièmes, vous devez consulter le règlement de copropriété de l'immeuble ou votre titre de propriété (acte d'acquisition).

Lorsqu'un copropriétaire ne s'acquitte pas de sa participation au fonds de roulement, le syndic lui adresse une relance. Il dépose ensuite une injonction de payer devant le tribunal compétent.

L'avance de trésorerie étant une réserve permanente, le syndic doit la reconstituer dès qu'il utilise tout ou partie des fonds. 

Ces provisions sont généralement versées tous les mois ou tous les trimestres par les copropriétaires. Les modalités de versement sont inscrites dans le règlement du syndic.

Comment est calculée l'avance de trésorerie d'un copropriétaire

Le montant réclamé aux copropriétaires est calculé selon les tantièmes qu'il détient dans la copropriété. En d'autres termes, plus il détient de voix en assemblée générale, plus sa participation à l'avance de trésorerie est élevée.

Conformément à l'article 35 du décret du 17 mars 1967, le montant du fonds de roulement ne doit pas excéder 1/6e du budget prévisionnel de la copropriété. 

Dans le cadre d'une acquisition, le notaire est chargé d'informer l'acheteur de l'existence d'un fonds de roulement.

En pratique, le montant de l'avance liée au bien vendu reste sur les comptes du syndic. Ce dernier modifie simplement le nom du copropriétaire bénéficiaire. 

Le fonds de roulement est remboursable au vendeur en totalité, et exigible au nouvel acquéreur.

Le remboursement peut intervenir de 2 manières :

• Soit par le syndicat des copropriétaires. Celui-ci rembourse le vendeur lorsque le nouvel acquéreur a lui-même versé le montant de l'avance ;
• Soit par l'acquéreur directement au vendeur le jour de la signature de l'acte de vente, à la demande du notaire. Le paiement intervient alors par un versement distinct du prix d'acquisition.

Il existe d'autres types d'avances ou de provisions de fonds visant à faciliter le fonctionnement d'une copropriété :

Les provisions spéciales

Le syndic peut, tous les 3 ans minimum, proposer en assemblée générale de copropriété la constitution de provisions spéciales pour les travaux d'entretien et de conservation des parties communes et des éléments d'équipements communs.

Cette provision doit concerner des travaux à réaliser dans les 3 ans et non encore votés en assemblée générale.

Les travaux d'amélioration sont exclus de la provision spéciale.

Les avances votées dans le cadre d'un plan pluriannuel de travaux

Tous les immeubles à usage d'habitation de plus de 15 ans peuvent mettre en place un projet de plan pluriannuel de travaux (PPT). Ce document définit un échéancier sur 10 ans pour réaliser des travaux de sauvegarde et d'entretien de l'immeuble.

Depuis le 1er janvier 2023, les immeubles de plus de 15 ans constitués de plus de 200 lots à usage d'habitation, de bureaux ou de commerce ont l'obligation de mettre en place un plan pluriannuel de travaux.

Ce plan pluriannuel est voté en assemblée générale des copropriétaires à la majorité simple, c'est-à-dire à la majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés.

Le syndic procède ensuite à des appels d'avances de trésorerie conformément à l'échéancier voté.

Le fonds de travaux (loi ALUR)

Depuis le 1er janvier 2017, et conformément à la loi Alur du 24 mars 2014, la constitution d'un fonds de travaux est obligatoire pour tous les immeubles d'habitation, sauf cas exceptionnels.

Celui-ci ne peut être inférieur à 5 % des charges générales.

Pour plus d'informations, vous pouvez consulter notre article sur le fonds de travaux.