L'État daté du syndic : à quoi ça sert ?

L'état daté est un document obligatoire dans le cadre d'une vente de lot de copropriété.

Il est établi par le syndic de la copropriété. Il est ensuite adressé au notaire chargé de la vente.

Il informe l'acquéreur sur la situation comptable du bien, sur les sommes dues par le vendeur, le cas échéant, et sur les charges dont l'acquéreur devra s'acquitter après la signature de l'acte d'acquisition.

Le contenu de l'état daté est fixé par décret. Il se compose de trois parties :

• Les sommes restant dues par le vendeur : il s'agit notamment des provisions exigibles sur le budget prévisionnel ou hors budget prévisionnel ;
• Les sommes dont le syndicat peut être débiteur envers le vendeur : un trop-perçu par le syndic, une avance de trésorerie,... ;
• Les sommes pouvant incomber au futur acquéreur : avances et provisions du budget prévisionnel ou hors budget prévisionnel qui seront exigibles lorsque le nouveau propriétaire aura signé son acte d'acquisition. 

Le document mentionne aussi :

• L'état des procédures judiciaires en cours (procédures engagées par le syndicat des copropriétaires ou contre lui) ;
• Les travaux de copropriété votés et non encore exécutés ;
• Le montant des réserves ou avances de trésorerie ;
• Le montant du fonds de travaux (si le syndicat des copropriétaires dispose d'un tel fonds).

Afficher la photographie des comptes du vendeur

Sur les deux premières parties de l'état daté, le vendeur observe un aperçu global de ses comptes.

La première partie mentionne les sommes dont il reste débiteur au moment de la cession (charges impayées par exemple).

La seconde partie indique les sommes dont il est créditeur, c'est-à-dire les sommes qui lui sont dues par la copropriété.

Le vendeur doit rembourser ses dettes pour obtenir le certificat de l'article 20. Ce document est nécessaire pour que le notaire lui verse son prix de vente.

Qu'est-ce que le certificat de l'article 20 ?

Le certificat de l'article 20 I de la loi du 10 juillet 1965 est délivré par le syndic à la demande du notaire au moment de la signature de l'acte authentique. L'officier public s'assure ainsi que le cédant est à jour de ses charges et autres paiements.
Si le document révèle des sommes restant dues, le notaire adresse une notification de la vente au syndic dès la signature de l'acte. 
Le syndic dispose d'un délai de 15 jours pour faire opposition sur la vente. En d'autres termes, il doit s'opposer au versement de la partie du prix de vente dont le vendeur lui reste redevable.

Informer l'acheteur sur le montant de ses charges à venir

L'état daté mentionne, dans sa troisième partie, les sommes qui incomberont au nouveau copropriétaire après la signature de l'acte de vente. Plus précisément, il l'informe sur :

• Le montant des provisions sur charges prévues dans le budget prévisionnel de l'immeuble qui seront à sa charge ;
• Le montant des provisions qui n'ont pas encore été versées pour la réalisation de travaux déjà votés (versements au fur et à mesure de l'avancement des travaux) ;
• L'estimation des avances de trésorerie (sommes affectées à la constitution de réserves fixées par le règlement de copropriété de l'immeuble ou décidées par une assemblée générale) ;
• Le coût global des dépenses du vendeur sur les deux exercices comptables passés dans le budget prévisionnel et hors budget prévisionnel (travaux) ;
• Les procès en cours engageant la copropriété dont dépend le bien.

Savoir à qui incombe le paiement des charges et des avances

Les informations de l'état daté permettent au notaire de calculer les quotes-parts de chaque partie.

Concernant les appels de fonds 

Les copropriétaires paient des charges qui servent à financer les dépenses de gestion et d'entretien de l'immeuble. Les provisions sont calculées en fonction des tantièmes de parties communes que chaque copropriétaire détient dans la copropriété.
Le nouvel acquéreur devient copropriétaire de son lot principal et d'une quote-part de parties communes y afférant. 

Chaque année, l'assemblée générale des copropriétaires vote le budget prévisionnel. Il comprend : 

• Les charges générales : il s'agit des charges courantes destinées à l'entretien, l'administration et la conservation des parties communes (entretien du hall d'entrée de l'immeuble, petites réparations, électricité des parties communes…) ;
• Les charges spéciales : il s'agit des frais engendrés pour certains services et équipements, qui sont répartis en fonction de l'utilité objective de chaque copropriétaire (par exemple, le propriétaire d'un logement au rez-de-chaussée ne supporte pas les frais d'ascenseur sauf s'il détient une cave au sous-sol).

Au début de chaque trimestre, le syndic adresse aux copropriétaires un appel de fonds de charges de copropriété pour le trimestre à venir.

Lorsqu'il y a vente d'un lot de copropriété, il faut déterminer qui, du vendeur ou de l'acquéreur, doit payer les charges.

Le principe de base est donc le suivant : celui qui est copropriétaire au moment de l'appel de fonds doit payer le montant total de la provision du trimestre appelé par le syndic.

Par conséquent, le syndic adresse la demande de versement au vendeur. Celui-ci doit s'acquitter de son montant.

En pratique, lorsque la vente intervient en cours de trimestre, et par souci d'équité, le notaire prévoit dans le compromis de vente que l'acquéreur rembourse au vendeur la partie de charges qui correspond à la période du trimestre durant lequel il sera devenu propriétaire du bien. 
Aussi, le jour de la vente, le notaire procède à un calcul du prorata temporis de charges que l'acquéreur doit rembourser au vendeur.

Au moment de l'approbation des comptes et de la régularisation annuelle des charges, le syndic s'adresse au propriétaire du lot, par conséquent au nouvel acquéreur :

• S'il apparaît un trop versé : il lui rembourse la somme ;
• Si les montants versés sont insuffisants : il lui réclame le complément.

Concernant le fonds de roulement 

Le fonds de roulement représente une avance qui permet d'assurer le paiement des frais communs liés à la gestion et à l'utilisation des parties communes.

Lors de la vente, le syndic procède à deux opérations :

• Il restitue au vendeur sa quote-part dans le fonds de roulement, déduction faite d'éventuelles charges dues au syndicat ;
• Il réclame à l'acquéreur le montant du fonds de roulement.

Concernant le fonds de réserve

Le fonds de réserve est un compte alimenté pour supporter des frais exceptionnels, imprévus.
Le montant versé sur ce fonds appartient à la copropriété. Par conséquent, lors de la vente, le syndic ne le restitue pas au vendeur.

Lorsque le notaire a prévu une clause de répartition dans le compromis, il est courant que le fonds de réserve fasse l'objet d'un remboursement par l'acquéreur à son vendeur. 

Si rien n'est précisé lors de la signature du compromis de vente concernant le remboursement du fonds de réserve, le vendeur perd tout droit sur la somme qu'il a versée au syndic.

Savoir qui doit payer pour les travaux de copropriété votés en AG

Les gros travaux prévus dans la copropriété font l'objet d'appels de charges exceptionnelles. Il s'agit des travaux de conservation, d'entretien ou d'amélioration de l'immeuble. Le montant et la date d'exigibilité sont votés en assemblée générale des copropriétaires.

Le principe de base est le suivant : celui qui est propriétaire du bien au moment de l'appel de fonds doit payer les travaux. 
De ce fait, l'acheteur doit payer les travaux votés avant la vente si l'appel de fonds intervient après la signature de l'acte d'acquisition.

Le notaire peut prévoir une répartition différente, plus équitable, dans le compromis de vente. L'accord prévu entre les parties concernant les travaux est généralement le suivant :

• Les travaux votés avant la signature du compromis de vente restent à la charge du vendeur ;
• Les travaux votés entre la signature du compromis et de la vente sont à la charge du futur acquéreur à condition que le vendeur lui donne pouvoir pour assister à sa place à l'assemblée générale des copropriétaires. Il s'engage alors à lui transmettre la convocation dès réception.

Dans tous les cas, jusqu'à la signature de l'acte de vente, le syndic adresse l'appel de fonds au vendeur, à charge par l'acquéreur de lui rembourser sa quote-part, le cas échéant.

La facturation de l'état daté incombe au vendeur.

Le montant de l'état daté est fixé à 380 € TTC maximum depuis le décret n° 2020-153 du 1er juin 2020. Il comprend les frais de mutation du syndic (honoraires) pour ses prestations liées à la rédaction du document.
Si votre syndic vous facture un montant supérieur, vous pouvez lui adresser une lettre de contestation. Vous trouverez un modèle type sur le site Service-Public.fr.

Si la même vente concerne plusieurs lots, le syndic ne peut facturer qu'un seul document.

Le tarif de l'état daté est précisé à l'article 9.2 du contrat du syndic.

Lorsque l'avant-contrat de vente a été signé par les parties, le notaire fait une demande d'état daté au syndic de copropriété conformément à l'article 5 du décret de 1967. 

La demande doit être préalable à la signature de l'acte authentique. La délivrance du document conditionne la signature de l'acte de vente.

Il reste valable pour une durée de 30 jours. Au-delà, le notaire demande sa réactualisation.

Il y a souvent confusion entre le pré-état daté et l'état daté. Voyons leurs différences en détail :

La forme et le rédacteur

Le pré-état daté est un document facultatif quant à sa forme. Tous les éléments qu'il contient doivent obligatoirement être délivrés à l'acquéreur. Le vendeur peut parfaitement réunir les informations et les transmettre au notaire. Celui-ci se charge alors de les adresser à l'acheteur.

L'état daté est un document obligatoire. Seul le syndic peut le rédiger. Il le transmet au notaire. L'officier public l'annexe à l'acte de vente.

Le moment de sa délivrance

Le pré-état daté doit être délivré à l'acquéreur au plus tard le jour du compromis ou de la signature de la promesse de vente.

L'état daté doit être transmis pour le jour de la signature de l'acte de vente.

Le coût

Le pré-état daté délivré par le syndic peut être facturé uniquement si le contrat de celui-ci est antérieur au 2 juillet 2015.
Pour les contrats postérieurs, le pré-état daté ne peut pas être facturé.
Toutefois, la plupart des syndics facturent des frais documentaires.
Si les informations du pré-état daté sont réunies par le vendeur, le coût est nul.

L'état daté est facturé par le syndic 380 euros maximum toutes taxes comprises.

La durée

Le pré-état daté n'a pas de durée légalement définie.

L'état daté a une durée de validité de 30 jours.

Le contenu

La plupart des informations du pré-état daté sont reprises dans l'état daté.
Alors que l'état daté donne des informations comptables et financières relatives à la copropriété et au vendeur, le pré-état daté contient des éléments informatifs sur l'état et la gestion de la copropriété et du lot (copie du règlement de copropriété, procès-verbaux des assemblées générales des trois dernières années, fiche synthétique de la copropriété, notice des droits et devoirs des copropriétaires, conclusions du diagnostic technique global (DTG), carnet d'entretien de l'immeuble).