La relance de loyer impayé par mail est-elle juridiquement valable ?

Contrairement à certaines idées reçues, la loi n’impose pas d’utiliser un courrier postal pour rappeler un impayé. L’article 1366 du Code civil est très clair : l’écrit électronique a la même valeur probante qu’un écrit papier, à condition que son auteur puisse être identifié et que son intégrité soit garantie.

Cela signifie que :

• un mail peut être produit devant un juge,
• il peut attester de votre tentative de règlement amiable,
• et il constitue une preuve utile, même si elle est parfois qualifiée de « commencement de preuve ».

En revanche, le mail ne garantit pas que le locataire l’a effectivement lu. C’est pourquoi les tribunaux apprécient surtout la cohérence d’ensemble : dates d’envoi, contenu du message, répétition des relances, puis passage à la mise en demeure.

Juridiquement, le locataire est en impayé dès le lendemain de la date d’échéance inscrite dans le bail. Rien n’empêche donc le bailleur d’envoyer un rappel dès J+1.

Dans la pratique, la plupart des bailleurs adoptent une progression plus souple :

• une première relance polie quelques jours après l’échéance ;
• puis une relance plus ferme autour de J+10 ;
• et enfin une mise en demeure formelle vers J+15 si la situation n’est pas régularisée.

Cette organisation n’est pas obligatoire, mais elle reflète les usages et rassure le juge sur votre volonté d’éviter le conflit.

Avec BailFacile, ce suivi peut être automatisé : rappel par mail, puis mise en demeure générée automatiquement si l’impayé persiste, avec archivage des preuves.

Un mail de relance efficace n’est pas simplement un rappel informel : il doit rassembler toutes les informations factuelles permettant au locataire d’identifier la dette et au juge de reconnaître la démarche.
Il doit donc préciser :

1. Les informations sur le logement

• adresse du bien,
• date de signature du bail.

2. Les informations sur l’impayé

• mois concerné,
• montant dû (loyer + charges),
• date d’échéance prévue,
• date d’envoi du mail.

3. La demande de régularisation

• un délai clair pour payer (ex. : 8 jours),
• un rappel des coordonnées du bailleur.

Si l’avis de relance n’a pas éclairci la situation, il est indispensable de passer à des démarches plus formelles. Ces étapes suivent un ordre logique :

1. La mise en demeure

Lettre recommandée (LRAR ou LRE) donnant un dernier délai au locataire.
C’est elle qui permet de :

• activer votre assurance GLI,
• ou lancer une procédure judiciaire.

2. La médiation

Obligatoire pour les litiges inférieurs à 5 000 €.
Elle permet parfois d’éviter le tribunal.

3. La procédure simplifiée par commissaire de justice

Pour les impayés < 5 000 € : l’huissier peut obtenir un titre exécutoire si le locataire reconnaît sa dette.

4. L’injonction de payer

Procédure rapide sans audience : le juge peut délivrer une ordonnance exécutoire.

5. L’assignation à comparaître

L'assignation au Tribunal devient obligatoire pour les litiges supérieurs à 5 000 € ou pour demander l’expulsion.

La loi du 27 juillet 2023 renforce d’ailleurs la protection des propriétaires face aux impayés, en accélérant les procédures et en créant de nouveaux outils contre l’occupation illicite.

Lorsque le locataire a régularisé sa dette, l’envoi d’une quittance de loyer est indispensable.
Elle formalise la régularisation, protège le bailleur en cas de contestation ultérieure et clôture proprement la procédure.

Le mail n’est pas la seule méthode envisageable. Avant la voie judiciaire, plusieurs rappels informels peuvent être tentés.

L’appel téléphonique

C’est souvent le moyen le plus rapide pour clarifier un simple oubli. En revanche, il n’a aucune valeur juridique, car difficile à prouver.

Le SMS

Comme le mail, la relance par SMS est totalement autorisée et facilement conservable (captures d’écran, logs d’envoi). Il peut être produit devant un juge.

Quelle que soit la méthode choisie, conservez tout : relances, dates, copies d’écran, mails envoyés. En cas d’action judiciaire ou d’activation de votre GLI, ces éléments seront demandés.