La relance de loyer impayé par mail est-elle juridiquement valable ?

Quels sont les différents types de relances amiables informelles ?

La relance d'impayé par appel téléphonique

L'appel téléphonique peut régler la situation de manière rapide et efficace en cas d'oubli du locataire. Il n'a cependant pas de valeur juridique.
Si le contentieux se prolonge devant les tribunaux, vous ne pourrez pas prouver votre démarche. 

La relance de loyer impayé par SMS

Tous les moyens de relances amiables peuvent être employés pour tenter de recouvrer un impayé à l'amiable. Par conséquent, rien n'interdit la relance de loyer impayé par SMS.
Si une procédure est engagée par la suite, il vous sera possible de prouver l'envoi du texto.

La relance de loyer par mail

Comme la relance par SMS, le mail est un moyen rapide de rappeler ses obligations au locataire. Si le retard de paiement est dû à une omission ou à une difficulté passagère, il peut suffire à résoudre le différend.

Réglez vos paramètres d'envois afin de demander un accusé de réception du message électronique. Il atteste de la distribution de l'e-mail. L'autorisation du destinataire peut toutefois être requise. Par ailleurs, l'accusé de réception ne certifie pas la lecture de votre relance de loyer impayé par le locataire, mais peut constituer un début de preuve supplémentaire. 

Quel que soit le moyen de relance choisi, il est essentiel de conserver les preuves de vos démarches. En effet, en cas de procédure judiciaire, vous pourrez prouver au juge que vous avez entrepris des actions amiables pour résoudre le litige avec votre locataire. Les preuves devront aussi être remises à l'assurance garantissant les loyers impayés.

Quand envoyer le courriel de relance de loyer impayé ?

Le loyer doit être payé par le locataire à la date d'échéance fixée dans le contrat de location. Dès que cette date est dépassée, le loyer est réputé impayé, le locataire est théoriquement considéré comme débiteur.

Le lendemain de l'échéance, le propriétaire bailleur est en droit d'adresser au locataire un rappel de paiement. Il est toutefois d'usage d'attendre quelques jours avant de réagir.

Le nombre de relances de loyers impayés n'est pas limité. En pratique, deux rappels sont généralement adressés avant d'entamer une action en justice.

L'article 1366 du Code civil dispose que : « L'écrit électronique a la même force probante que l'écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu'il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l'intégrité. »

Un mail est donc une preuve recevable devant les tribunaux. Sa force probante est liée à son authenticité et à l'identification de son auteur.

Toutefois, si la preuve de l'envoi peut être apportée, rien ne certifie que le message a été reçu par son destinataire. 

En toute hypothèse, même si la force probante n'est pas retenue, la relance d'impayé par e-mail peut être présentée devant un juge comme un commencement de preuve. Elle permet de montrer les intentions du bailleur de trouver un accord amiable. 

Informations importantes de l'e-mail

Le courrier électronique doit comporter certains éléments permettant au locataire d'identifier notamment l'objet de la relance et les sommes réclamées.

Renseignements relatifs au bien 

• Adresse du bien loué ;
• Date du bail.

Informations relatives au loyer impayé 

• Montant du loyer et des charges ;
• Objet de l'impayé (échéance du mois de [précisez le mois]) ;
• Date d'échéance prévue ;
• Date du mail.

Exemple de courriel de relance d'impayé

Si votre e-mail de relance est resté infructueux, il existe d'autres démarches visant à régler le conflit locatif.

La mise en demeure

La mise en demeure est la dernière démarche avant d'entamer une action en justice.
Le bailleur adresse au locataire débiteur une lettre recommandée avec accusé de réception pour l'inviter à régler les loyers dus avant une date butoir expressément fixée. 

La médiation

Il s'agit d'une procédure amiable formelle. Elle est gratuite.
Lorsque le litige est inférieur à 5 000 euros, la tentative de médiation est obligatoire avant d'entamer une procédure judiciaire. 

La procédure simplifiée par commissaire de justice

Cette procédure concerne les impayés inférieurs à 5 000 euros. Elle est initiée à la demande du propriétaire.
Le commissaire de justice chargé du dossier adresse au locataire une lettre recommandée pour solliciter sa participation à la procédure de recouvrement de l'impayé, et accepter le paiement. 
À l'issue de la procédure, si le locataire consent au règlement de sa dette, l'huissier dresse un titre exécutoire.
En l'absence de réponse dans le mois, la procédure simplifiée échoue.

La procédure par requête

Elle concerne les litiges de moins de 5 000 euros. Le bailleur saisit le tribunal judiciaire dont dépend le bien loué.
En pratique, il adresse une requête au juge des contentieux de la protection.
La procédure peut se dérouler avec ou sans audience. 

L'injonction de payer

Le propriétaire a souvent recours à cette procédure lorsqu'il souhaite obtenir le paiement des loyers dus sans toutefois expulser son locataire.
Le bailleur adresse une requête au juge des contentieux de la protection. Le juge apprécie sa demande, et rend sa décision.
Si une ordonnance d'injonction de payer est délivrée, le jugement doit être notifié au locataire par voie de commissaire de justice dans les 6 mois.

L'assignation à comparaître

Elle est obligatoire pour les créances supérieures à 5 000 euros. Il s'agit d'une convocation à une audience judiciaire délivrée par un commissaire de justice au locataire. La décision revient au juge.

Le décret n° 2019-1333 du 11 décembre 2019 prévoit que les actions en recouvrement de loyers (litiges inférieurs à 5 000 euros) doivent être précédées, au choix des parties : d'une tentative de conciliation, de médiation ou de procédure participative, sous peine d'être jugées irrecevables.