Quand et comment faire un état des lieux de sortie ?

La loi n’impose pas la réalisation d'un état des lieux de sortie, mais il est fortement recommandé, et dans les faits, indispensable. Lorsqu’un état des lieux d’entrée a été réalisé, la comparaison avec un état des lieux de sortie est la seule manière de justifier une éventuelle retenue sur le dépôt de garantie.

Sans état des lieux de sortie, la présomption joue en faveur du locataire : le logement est alors considéré comme rendu en bon état, sauf preuve contraire. Autrement dit, le bailleur ne pourra réclamer aucune somme pour les dégradations laissées par le locataire.

L’état des lieux doit se tenir le jour où le locataire quitte le logement, en même temps que la restitution des clés lors de l'état des lieux de sortie. Cette formalité permet de :

• Constater l'état du bien au départ du locataire ;
• Facturer les réparations au locataire sortant.

L'état des lieux de sortie peut être organisé avant ou après la fin du préavis si les deux parties y consentent.

Réaliser un état des lieux de sortie rigoureux est indispensable pour protéger les intérêts du bailleur. Il permet de constater l’état réel du logement au moment du départ du locataire et de comparer cet état avec celui de l’entrée.

Voici les 4 étapes à franchir pour le mener correctement :

1. Préparer l’état des lieux

Avant le rendez-vous, le bailleur doit retrouver l'état des lieux d'entrée afin de l'avoir sous les yeux pendant la visite. Il servira de référence pour toute comparaison. 

Par ailleurs, le propriétaire doit également se procurer :

• Un modèle d’état des lieux clair et structuré, idéalement identique à celui utilisé à l’entrée (présentation par pièce, mentions obligatoires) ;
• Un stylo s'il utilise un document papier ;
• Un smartphone pour remplir le document au format électronique ;
• Un appareil photo ou smartphone pour prendre des photos ;
• Une lampe torche pour les endroits peu éclairés ;
• Le relevé de charges et éventuellement les dernières factures d’entretien ou travaux récents.

Conseil

Il est préférable d’informer le locataire à l’avance du déroulement de la visite, pour éviter tout malentendu ou tension.

2. Inspecter le logement pièce par pièce

L’inspection doit être faite de manière méthodique, pièce par pièce, en notant précisément l’état des :

• Murs, plafonds et sols ;
• Portes, fenêtres et volets ;
• Equipements (cuisine, électroménager, radiateurs, prises…) ;
• Sanitaires (robinetterie, joints, cuvettes, ventilation…).

Chaque anomalie doit être décrite de manière factuelle : rayures, trous, traces d’humidité, éléments cassés, etc. Il faut éviter les formulations vagues (“moyen état”) et préférer des termes précis (“trou de 5 cm dans un mur, peinture écaillée, vitre fissurée…”).

Notons que les éléments extérieurs (balcon, jardin, cave, garage) doivent également être vérifiés s’ils font partie du bail.

Des photos datées peuvent être jointes à l’état des lieux pour renforcer sa valeur en cas de litige.

3. Faire le relevé des compteurs

Pendant l’état des lieux, il est impératif de relever :

• Le compteur d’électricité ;
• Le compteur d’eau froide/chaude ;
• Le compteur de gaz (si applicable).

Ces relevés permettent de clore les abonnements ou de transmettre les index aux fournisseurs pour une répartition exacte des charges. Ils doivent figurer clairement dans le document final.

4. Signer l’état des lieux

Une fois l’inspection terminée et les informations complétées, le document doit être signé par les deux parties (ou leurs représentants). La signature vaut accord sur le contenu.

C’est aussi à ce moment que le locataire remet les clés, ce qui marque officiellement la fin de la location.

Le bailleur doit ensuite remettre une copie du document au locataire, datée et signée. En cas de désaccord lors de la visite, il est possible de faire constater l’état du logement par un huissier, à frais partagés.

L'état des lieux de sortie doit mettre en évidence les dégradations locatives. Pour ce faire, le propriétaire doit comparer le document final avec l'état des lieux d'entrée.

La comparaison doit se faire ligne par ligne, pièce par pièce. Il est important de distinguer l’usure normale (traces liées au temps, à l’usage) des dégradations locatives (trous dans les murs, éléments cassés, salissures importantes, etc.).

Cette évaluation doit rester objective. Si un élément était déjà en mauvais état à l’entrée, il ne peut être reproché au locataire. En revanche, toute différence notable non justifiée peut faire l’objet d’une retenue.

Il est donc essentiel de se baser sur des critères clairs, datés, et idéalement illustrés. C’est là que les photos prises à l’entrée prennent tout leur sens.

À l'issue de l'état des lieux de sortie, le propriétaire doit gérer le dépôt de garantie en post-location. Le bailleur peut faire face à deux situations :

Cas 1 : Restitution du dépôt de garantie

Si aucun dommage n’est constaté (ou uniquement de l’usure normale), le dépôt de garantie doit être restitué dans un délai d’un mois à compter de la remise des clés. Un virement ou un chèque accompagné d’un courrier récapitulatif suffit.

Cas 2 : Retenue du dépôt de garantie

En cas de dégradations constatées, le bailleur peut retenir une partie (ou la totalité) du dépôt de garantie. Il dispose alors de deux mois pour restituer le solde, après déduction des frais justifiés.

Il est impératif de transmettre au locataire :

• Une lettre de retenue claire ;
• Le décompte détaillé des sommes retenues ;
• Les justificatifs (factures, devis, photos…).

Sans ces éléments, la retenue pourrait être contestée.

Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :

• Le locataire refuse de signer l’état des lieux : le bailleur peut alors faire appel à un huissier. Les frais sont partagés à parts égales.
• Le locataire conteste les retenues sur le dépôt de garantie : le bailleur doit apporter la preuve des dégradations (à l'aide de l’état des lieux d’entrée, des photos, des factures). À défaut, il s’expose à une procédure devant la commission départementale de conciliation ou le juge.

En cas de litige, mieux vaut toujours privilégier la conciliation amiable. Si aucun accord n’est trouvé, le bailleur peut saisir le tribunal judiciaire du lieu de la location.